Snel en makkelijk digitaal onboarden van nieuwe medewerkers
Het onboardingstraject start wanneer de kandidaat ‘ja’ heeft gezegd tegen jouw organisatie. Een spannende stap voor elke kandidaat. Als organisatie wil je dat het onboarden van jouw nieuwe talent op rolletjes loopt. Dit is een complex proces, waarbij het zaak is om de juiste informatie correct en efficiënt in alle benodigde systemen te zetten.
Visma | YouServe digitaliseert het onboardingstraject voor jouw organisatie. Wij helpen je bij een goede en zorgeloze start. Dit betekent dat het onboardingsproces volledig digitaal verloopt. En de juiste informatie tijdig en correct in jouw HR-administratie staat. Snel, eenvoudig en foutloos.
Hoe werkt digitaal onboarden?
Stap 1
Registratie van de vacature
De HR-professional registreert de vacature in de onboardingsmodule, een uitbreiding van je HR-software. Deze vacature fungeert als onboardingsformulier. Voor iedere vacature wordt een unieke URL gecreëerd.
Stap 2
Link delen met de kandidaat
De link naar het onboardingformulier deel je met de kandidaat die daadwerkelijk bij jouw organisatie in dienst komt. Dat kan natuurlijk per e-mail, maar ook via whatsapp.
Stap 3
Scannen van ID-bewijs (optioneel)
Met de ID-check wordt het ID-bewijs automatisch online gecontroleerd op echtheid. Voor de ID-scan gebruik je een device met camera. Na het valideren van het ID worden de velden van het bewijs automatisch voor je ingevuld in YouServe HR Core.
Stap 4
Invullen formulier onboarding en toevoegen bijlagen
De kandidaat vult het onboardingsformulier aan met alle benodigde gegevens. Optioneel kan kandidaat bijlagen toevoegen. Verzenden maar!
Stap 5
Manager controleert gegevens
De manager controleert de gegevens voor definitief akkoord en stuurt het contract naar de kandidaat.
Stap 6
Kandidaat ondertekent het contract digitaal
Na het ondertekenen van het contract wordt de kandidaat automatisch als medewerker aangemaakt in de HR-software YouServe HR Core.
Stap 7
Contract en ID worden toegevoegd aan dossier
Getekend contract, ID-bewijs en eventuele andere bijlage(n) worden toegevoegd aan het dossier. Daar kan het indiensttredingsproces vervolgd worden.
De voordelen van digitaal onboarden
- Onboarding zonder AMS/Recruitment oplossing
Door het aanmaken van de vacature in het onboardingsproces, neem je de nieuwe collega direct op in jouw organisatie. Meteen gelinkt aan de juiste afdeling, zodat noodzakelijke goedkeuringsworkflows automatisch gestart kunnen worden. - Eenmalige registratie van gegevens
Doordat de kandidaat zijn of haar gegevens heeft vastgelegd, worden deze automatisch overgenomen in het vervolgproces. Het is niet nodig om de gegevens later nog eens in te vullen of te kopiëren. - Any device
Jouw nieuwe medewerker kan op ieder device (mobiel, tablet, laptop, desktop) het onboardingsformulier invullen. - Automatische ID-scanning
Door de kandidaatgegevens aan te leveren vanuit het onboardingsproces, wordt het ID-bewijs automatisch gecontroleerd én daarna toegevoegd aan het personeelsdossier.
Meer weten?
Heb je interesse in het digitaliseren van je onboardingsproces? Of wil je er eerst meer over weten? Neem dan contact met ons op en we vertellen je graag over de mogelijkheden.
