Online ondertekening van HR-documenten met Digitale handtekening
Een wijziging in een arbeidsovereenkomst. Overeenkomsten rondom verlof, studie, of bijscholing. Allemaal zaken waarvoor een rechtsgeldige ondertekening nodig is. Vanuit onze HR-software maak je dit proces makkelijk en snel. Niet langer uitprinten, ondertekenen, inscannen en terugmailen. Geen gedoe om rechtsgeldige documenten per post te sturen. Of iemand naar een locatie te laten komen om die natte handtekening te zetten. In plaats daarvan direct vanuit je HR-software digitaal ondertekenen. Snel, makkelijk, veilig en automatisch opgeslagen waar je het nodig hebt.
Digitaal ondertekenen van HR-documenten
Met digitaal ondertekenen in onze HR-software YouServe HR Core zet je de volgende stap in de volledig digitale verwerking van je documenten. Je biedt een simpele en snelle oplossing voor vaak voorkomende HR-processen.
Bespaar tijd
Het ondertekenen van documenten verloopt snel en makkelijk. Door het ondertekenproces op te nemen in een workflow heb je er bovendien geen omkijken meer naar.
Vergemakkelijk het ondertekenen van documenten
Ondertekenen vereist veel minder handelingen. Daardoor wordt er ook sneller actie ondernomen. Dit vermindert het aantal acties om niet-ondertekende documenten alsnog te laten tekenen en te retourneren.
Verminder fouten in de ondertekening
In sommige documenten zijn wel 20 parafen nodig. Met de digitale handtekening zet je 1 handtekening die over het hele document gezet wordt. De HR-afdeling is op deze manier verzekerd van een goed getekend document.
Werk maatschappelijk verantwoord
Hoe digitaler, hoe duurzamer. Je werkt 100% papiervrij. Dit is niet alleen beter voor het milieu, het is ook veel voordeliger dan alle papieren alternatieven.
Grip en controle op documenten
Het digitale ondertekenen van documenten in onze HR-software verloopt via een selfservice proces. Je bepaalt in een workflow wie moeten tekenen en binnen welke termijn. Zo weet je precies waar jouw documenten zich bevinden en bewaak je actief de doorlooptijd. Bovendien kunnen medewerkers waar en wanneer dat nodig is ondertekenen, ook via de mobiele telefoon. Zoekgeraakte en te laat ingeleverde documenten behoren tot het verleden. Ook ontstaat door digitale ondertekening een duidelijke audit-trail. Het systeem logt wie, wanneer welke overeenkomst is aangegaan.
Directe koppeling met Digitaal Dossier
Eén van de grote voordelen van de digitale handtekening is de directe koppeling met het Digitaal Personeelsdossier. Nadat een document getekend is, belandt het in het medewerkersdossier en is het alleen inzichtelijk voor medewerkers met de juiste toegangsrechten. Ook bewaakt het Digitaal Personeelsdossier actief de bewaartermijn en geldigheid van documenten. Zo krijg je een waarschuwing wanneer je documenten moet vervangen of verwijderen en ben je altijd compliant met de huidige wet- en regelgeving.
Net zo rechtsgeldig als een ‘natte’ handtekening
Dankzij de Europese verordening eIDAS heeft de digitale handtekening sinds 2016 dezelfde rechtsgeldigheid als een natte handtekening. Dit wil niet zeggen dat alle vormen van digitaal ondertekenen dezelfde bewijskracht hebben.
De digitale handtekening van Youserve is een ‘geavanceerde digitale handtekening’. De geldigheid wordt gerealiseerd op basis van een PKI-certificaat. Deze vorm is door de EU juridisch gelijkgesteld aan een ‘natte’ handtekening waardoor de bewijslast in een conflict niet bij de ondertekenaar ligt. De geavanceerde digitale handtekening voldoet ook aan de privacywet AVG/GDPR.
Zo werkt digitaal ondertekenen bij Visma | YouServe:
1
HR stelt een document op en bepaalt wie moet tekenen
2
De tekenbevoegde tekent namens de werkgever (losse documenten of in bulk)
3
De werknemer krijgt het verzoek om een document te tekenen met sms-authenticatie
4
Het ondertekende document wordt automatisch aan het dossier toegevoegd
Meer weten?
Heb je interesse in de functionaliteit van de Digitale Handtekening? Neem contact met ons op en we leggen je alles uit over de mogelijkheden.