Maak werk van AI in HR

Als HR-professional heb je ongetwijfeld al geëxperimenteerd met AI. Misschien gebruik je ChatGPT of Copilot om vacatureteksten te verbeteren of je voor te bereiden op lastige gesprekken. AI-tools worden inmiddels op steeds meer manieren ingezet binnen HR. In werving & selectie helpt AI bij het screenen van cv’s en sollicitatiebrieven, het beantwoorden van vragen via chatbots en het opsporen van bias. Ook in learning & development biedt AI kansen: van gepersonaliseerd leren en skill-gap-analyses tot AI-simulaties voor leiderschapstrainingen.

AI is niet langer iets van de toekomst – het is er al, en het maakt het werk van HR sneller, consistenter en vaak eenvoudiger. Visma YouServe heeft eind 2024 ook de eerste generatieve AI-toepassing op de markt gebracht: de HR Virtual Assistant. Met deze generatieve AI-oplossing krijgen medewerkers 24/7 accuraat antwoord op vragen over bedrijfsbeleid, regelingen en salarisstroken - zonder wachttijd of tussenkomst van HR. 

Tegelijkertijd volgen de ontwikkelingen elkaar in rap tempo op. De volgende stap zijn autonome ‘AI-assistenten’ die proactief meedenken en zelfstandig HR-taken uitvoeren. De verwachting is dat AI een grote vlucht gaat nemen en daarmee enorme kansen biedt voor HR. Maar hoe zorg je ervoor dat je als HR-afdeling deze kansen kan omarmen? En misschien nog wel belangrijker, hoe pak je dit op een gestructureerde, toekomstbestendige wijze aan?

Richtlijnen voor AI en duidelijk beleid ontbreken

In de praktijk wordt er vaak gewerkt met bekende AI-tools zoals ChatGPT of Copilot. Daarmee wordt gedacht ‘we zijn op de goede weg’. Maar in veel organisaties schort het nog aan een duidelijk AI-beleid en wordt er overwegend gewerkt met tools zonder goede training. Daarnaast ligt er ook nog een groter vraagstuk: hoe integreer je AI in je HR-kernprocessen?

Veel HR-medewerkers zijn bovendien onzeker over de veiligheid van de gebruikte tools en naleving van GDPR in relatie tot persoonsgegevens. Belangrijk is dat sinds 2 februari geldt dat organisaties die AI-systemen ontwikkelen of gebruiken, ervoor moeten zorgen dat hun werknemers ‘AI-geletterd’ zijn. Dat betekent dat zij ervoor moeten zorgen dat personeel genoeg weet én kan om AI op een verantwoorde manier in te zetten. Ook HR-medewerkers moeten dus aan de slag met AI-geletterdheid. 

In 4 stappen succesvol aan de slag met AI in HR

Samenvattend: veel organisaties moeten aan de bak. HR heeft hierin een voortrekkersrol – als motor van kennisdeling, bewustwording en het opstellen van kaders. Maar hoe zorg je voor een toekomstbestendige AI-strategie voor jouw HR-afdeling? Het is belangrijk om verder te kijken dan alleen het opstellen van beleid, richtlijnen en ‘verspreide’ experimenten. Het is dus zaak om nu te starten met bouwen aan een stevige basis. Kies daarom voor een gestructureerde, strategische aanpak in 4 stappen om AI duurzaam en succesvol te integreren in je HR-processen en werkzaamheden:

1. Doe een AI-volwassenheid beoordeling: Toets je ‘AI-readiness’ door eerst de vereisten in kaart te brengen. Denk hierbij aan technische randvoorwaarden, maar ook aan ethische en compliance-overwegingen. En breng je stakeholders in kaart: identificeer rollen, besluitvormers en belangrijke beïnvloeders.
   
2. Stel een raamwerk op voor governance en compliance: Check hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van governance, compliance, ethiek en operatie. Het doel: mogelijke risico’s identificeren, verantwoordelijkheden toewijzen en compliance-regels implementeren voordat je AI-systemen inzet.
3. Zorg voor AI-training op maat: Breng je trainingsbehoeftes in kaart en train je mensen gericht op het gewenste niveau en in lijn met specifieke doel of rol die ze vervullen.
4. Maak een routekaart voor implementatie en ondersteuning: Maak een projectplanning en wijs rollen toe binnen het project, plan vervolgbijeenkomsten en organiseer workshops.