Choose language

Best-of-breed vs best-of-suite:  HR- en payroll-software

Als je op zoek bent naar een (nieuw) softwarepakket voor HR en payroll, kom je in een wirwar van mogelijkheden terecht. Een belangrijke keuze hierbij is die tussen een best-of-breed- en best-of-suite-oplossing. Wat is het verschil tussen deze oplossingen en wat zijn de voor- en nadelen? We zetten alles wat je moet weten overzichtelijk op een rij.

Wat is best-of-breed?

Bij best-of-breed kies je voor elke functie of taak de beste losse tool. Je hebt dan bijvoorbeeld aparte systemen voor salaris, personeelsbeheer en sollicitaties. Dat betekent dat al je HR- en payroll-processen in verschillende, gespecialiseerde tools plaatsvinden. Elke taak heeft dus een eigen programma. Daardoor heb je te maken met meerdere softwareleveranciers. Met cloudtechnologie en API’s koppel je de applicaties aan elkaar.

Wat is best-of-suite?

Best-of-suite kan je zien als het tegenovergestelde van best-of-breed. Hierbij heb je een alles-in-1-pakket waar alle functies en taken bij elkaar zitten. Voor alles rondom HR en payroll, van personeelsdossiers tot verlof en verzuim, gebruik je dus hetzelfde systeem van dezelfde leverancier. Zo’n softwarepakket heet ook wel all-in-one- of ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning). 

De voordelen van best-of-breed

Dit zijn de belangrijkste pluspunten van een best-of-breed-oplossing:

  • Flexibel. Je kiest voor elke functie en taak de meest geschikte tool voor jouw organisatie. Hier ben je helemaal vrij in, waardoor je uiteindelijk een verzameling tools hebt die precies doen wat je nodig hebt.
  • Onafhankelijk. Werkt een bepaald programma even niet? Dan doet je andere software het nog wel, waardoor medewerkers de overige HR- en payroll-taken gewoon kunnen blijven uitvoeren.
  • Korte implementatietijd. Door telkens een tool voor 1 functie aan te schaffen, pak je 1 onderdeel per keer aan. Dat zorgt ervoor dat medewerkers er makkelijker aan wennen en de implementatietijd korter is.
  • Gerichte investering. Je betaalt niet voor functies die je niet gebruikt, omdat je specifieke software kiest waar je organisatie behoefte aan heeft. Dat maakt het een gerichte investering.
  • Specialistische software. Elk programma dat je aanschaft, is gespecialiseerd in die ene taak of functie. Daardoor zitten er diepgaande, praktische functies in op dat gebied.
  • Makkelijk te vervangen. Ben je ontevreden over een tool? Dan vervang je die door een andere, zonder dat het (grote) invloed heeft op je overige HR- en payroll-software. Het is dus redelijk eenvoudig om een tool te vernieuwen.

De nadelen van best-of-breed

Er zitten ook enkele minpunten aan best-of-breed-software:

  • Meerdere afzonderlijke systemen. Elke tool heeft een eigen interface en werkt op een eigen manier. Het kost je medewerkers tijd om iedere applicatie te leren kennen. Ook moet je overal apart inloggen, al los je dat vaak op met een Single sign-on-koppeling. 
  • Integreren is complex. Het is handig als de data van de ene applicatie ook in de andere staat, zodat je het niet dubbel hoeft in te voeren. Hiervoor moet je alle tools via koppelingen met elkaar laten communiceren, wat een complex en uitdagend proces is.
  • Lastig om rapportages te maken. Als je voor een rapportage verzuim-, verlof- en andere personeelsdata wil samenbrengen, wordt dit door het gebruik van verschillende softwareprogramma's vaak een ingewikkelde en tijdrovende taak.
  • Tijdrovend onderhoud. Elke applicatie krijgt eens in de zoveel tijd onderhoud en updates. Na elke update moet je checken of alles nog goed werkt en of de integratie met andere tools nog functioneert.
  • Minder gebruiksvriendelijk. Door elk programma navigeer je op een andere manier, waardoor de user experience niet optimaal is. 
  • Moeilijk inzicht in de kosten. Het is lastiger om de totale kosten in kaart te brengen, omdat je voor iedere tool een aparte factuur krijgt en de kosten verschillend zijn opgebouwd. Zo betaal je bij de ene applicatie per gebruiker en bij de andere een vast bedrag per maand.

De voordelen van best-of-suite

Een best-of-suite-oplossing heeft de volgende voordelen:

  • Alles op één plek. Al je HR- en payroll-software staat in hetzelfde systeem, waardoor de processen naadloos op elkaar aansluiten. Alle functies werken dus optimaal met elkaar samen.
  • Overal actuele data. Omdat alle data realtime wordt opgeslagen op dezelfde plek, zijn alle gegevens en cijfers altijd en overal actueel. Dankzij die centrale opslag hoef je geen extra checks te doen op de juistheid.
  • Uitgebreide rapportages. Alles rondom HR en payroll staat bij elkaar in hetzelfde systeem, waardoor je eenvoudig grote rapportages over meerdere domeinen maakt. Het softwarepakket voegt moeiteloos alles samen.
  • Goede gebruikerservaring. Je werkt altijd met dezelfde interface en je hoeft maar één systeem te leren kennen. Ook hoeven medewerkers maar één keer in te loggen om overal toegang toe te hebben. 
  • Snel problemen oplossen. Gaat er iets mis? Dan is het makkelijker om de bron van het probleem te achterhalen, omdat alles in hetzelfde softwarepakket zit. Dat scheelt een hoop tijd.
  • Één leverancier. Je hebt te maken met slechts één partij, waardoor je eenvoudig contact opneemt en met elkaar schakelt. Vaak krijg je een vast contactpersoon bij wie je terechtkunt met vragen of problemen.

De nadelen van best-of-suite

Daarnaast heeft een best-of-suite-pakket een aantal nadelen:

  • Algemene functies. Omdat een best-of-suite-oplossing zich niet specialiseert in een bepaalde taak, zijn de functies algemener. Als je specifieke wensen hebt, is het vaak niet mogelijk om die in het systeem te integreren. Als het wel mogelijk is, gaat het meestal om een kostbare maatwerk-aanpassing.
  • Lange implementatietijd. Je vervangt alle HR- en payroll-software in één keer door een nieuw pakket. Dat kost de afdelingen veel tijd en je medewerkers hebben langer nodig om het systeem te leren kennen.
  • Afhankelijk. Werkt het niet of traag? Dan heeft je hele HR- en payroll-afdeling daar last van. Niemand kan zijn of haar taken op zo’n moment (goed) uitvoeren, omdat alles via hetzelfde systeem gaat.
  • Minder flexibel. Als je ontevreden bent over enkele functies, kan je die niet vervangen. Je moet in zo’n geval afwegen of je de tekortkomingen accepteert of dat je het complete softwarepakket vervangt door een ander.
  • Risico op vendor lock-in. Doordat je alle HR- en payroll-taken op dezelfde plek uitvoert, loop je het risico dat je er afhankelijk van wordt. Overstappen is dan moeilijk en onpraktisch, ook als het pakket niet meer aan je wensen voldoet.
  • Ongebruikte functies. Het kan zijn dat je niet alle functies van een best-of-suite-oplossing nodig hebt. Ondanks dat je ze niet gebruikt, betaal je wel voor alle functies. Het is dus een goed idee om vooraf te bekijken of het de investering waard is.

Hybride model: het beste van twee werelden

Naast best-of-breed en best-of-suite is er nog een andere optie: een hybride model. Dat is een combinatie van beide. Je gebruikt dan een best-of-suite-oplossing voor je basisprocessen en koppelt daar best-of-breed-applicaties aan voor specifieke onderdelen. Op die manier heb je het beste van twee werelden: je profiteert van de voordelen van beide oplossingen. Houd er wel rekening mee dat het extra werk kan zijn om alles soepel te laten verlopen. Zodra het echter op orde is, ben je voor langere tijd voorzien van de perfecte oplossing voor jouw organisatie.

Ontdek het hybride model van YouServe

Visma YouServe biedt een veelzijdig hybride model dat jouw HR- en payrollbehoeften volledig dekt. Dankzij onze geïntegreerde core HR- en payroll-oplossing beschik je in hetzelfde systeem over alle basisfunctionaliteiten. Daarnaast koppelen we aanvullende applicaties voor specifieke processen, zoals leren en ontwikkelen, werving en selectie, verzuim en onboarding. Ons hybride model biedt de flexibiliteit om te schalen en aan te passen aan de unieke behoeften van jouw organisatie, alles binnen één platform voor maximale efficiëntie en gebruiksgemak: jouw HR en payroll gewoon goed geregeld!

Software voor jouw HR- en salarisadministratie

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Ontdek dan de voordelen van onze payroll- en HR-software en boek direct een demo.

Gratis demo!



Related blog posts