Het verlagen van de werkdruk: hoe doe je dat?

HR-professionals staan momenteel voor een lastige uitdaging. Medewerkers in diverse sectoren ervaren een hoge werkdruk waardoor ook het ziekteverzuim oploopt, met alle gevolgen van dien. Dat blijkt uit onderzoek door Visma | YouServe. Reden genoeg om vanuit het management goed te kijken naar het creëren van een prettige en gezonde werkomgeving voor medewerkers en om ervoor te zorgen dat de werkdruk voor iedereen te managen is. Maar hoe doe je dat? Wij geven je tips.

Gepubliceerd op: 22 september 2022

Waar komt de werkdruk vandaan?

Als organisatie doe je er goed aan om intern te onderzoeken waar de werkdruk vandaan komt. Wanneer medewerkers continu werkdruk ervaren, gaat er mogelijk iets mis binnen de organisatie. Zijn er bijvoorbeeld te veel klanten die niet allemaal bediend kunnen worden? Werk dan aan oplossingen waarop je die klanten op een andere manier kunt bedienen, of durf eens nee te zeggen. Een symptoom van hoge werkdruk is structureel overwerken. Zonder uitzicht op verbetering, bijvoorbeeld de afronding van een groot project of de uitbreiding van het personeelsbestand, raken medewerkers gedemotiveerd. Lokaliseer de oorzaak van de werkdruk, zodat je hierop kunt acteren.

Hoe zitten je medewerkers erbij?

Wanneer medewerkers voor een korte periode ‘een extra tandje moeten bijzetten’, betekent dit niet direct dat de werkdruk een onacceptabel niveau heeft behaald. Mensen zijn in staat om hard te werken, zonder dat zij daarbij direct over hun limiet gaan. Maar uiteraard zit hier een grens op. Wanneer een medewerker uit zijn of haar kracht werkt, maakt het bijna niet uit hoeveel tijd met de opdracht gemoeid is. De medewerker vermaakt zich met leuke werkzaamheden en vindt het daardoor ook leuk om te werken. Wanneer zij echter een opdracht uitvoeren waarvan het onderwerp hen minder ligt, is dat lastiger. Als manager draag je de verantwoordelijkheid om continu te monitoren hoe de medewerkers erbij zitten.  Het is hierbij belangrijk om vragen te stellen over het welzijn op de werkvloer. Hoe was deze week? Waar ben je tegenaan gelopen? Zit je ergens mee? Soms zijn een aantal eenvoudige tips al voldoende om iemand beter in zijn vel te laten zitten of om efficiënter te werken. Ga daarom met elkaar in gesprek om tot oplossingen tot komen.

Managen van verwachtingen

Ga met je medewerkers in gesprek bij het vaststellen van een bepaalde deadline. Waarom wil jij die deadline halen, wat verwacht je van je medewerkers en waarom? Werk samen naar het grotere plaatje. Wanneer die deadline niet gehaald wordt, moet je ook begrip hebben voor de situatie. Uiteraard moet je medewerkers niet om onmogelijkheden vragen, maar ook reële deadlines worden wel eens gemist.  Vraag daarom naar onderliggende redenen waarom de afspraak niet nagekomen is. Waarom zei je dat het wel ging lukken, en wat is er gebeurd waardoor dat niet zo is? En: wat heb je nodig om het in de toekomst wel te halen? Verwachtingen gaan ook over bereikbaarheid. Door het thuiswerken staan medewerkers vaker ‘aan’. Probeer als werkgever mee te denken over dat mensen ook ‘uit’ willen staan en dat vrije tijd is bedoeld om weer op te laden voor een nieuwe werkweek. 

Waardeer je collega’s

Elk branche of sector heeft zijn piekmomenten. Maanden, weken, of wederkerende momenten in het jaar waarop het extra druk is. Daar kan je als manager je mentaal op voorbereiden. Heb aandacht voor je medewerkers en probeer er een leuke periode van te maken. Wees een extra trotse manager die een koffiebreak organiseert voor alle collega’s of wat lekkers meeneemt naar kantoor. Kleine gebaren maken een groot verschil.

Luister naar je medewerkers

Het allerbelangrijkste: luister naar je medewerkers. Iemand die werkdruk ervaart, wil gehoord en gezien worden. Als manager is het jouw taak om te constateren dat iemand zwemt, en een reddingsboei uit te werpen. Mensen gaan vliegen van vertrouwen en zekerheid, wanneer zij het gevoel hebben het niet allemaal alleen te hoeven doen. Of dat het lijkt dat hun werkzaamheden onopgemerkt aan de manager voorbij gaan. In deze uitdagende arbeidsmarkt is het extra belangrijk om je medewerkers te waarderen en goed voor hen te zorgen.