Wat is HR outsourcing?
HR outsourcing is ontstaan uit de uitdagingen waar organisaties voor gesteld worden. Technologische veranderingen, snel veranderende marktomstandigheden en tekort aan goed personeel. Ze dwingen organisaties ertoe om in hun bedrijfsstrategie, aanpassingsvermogen en wendbaarheid centraal te stellen. Voor HR geldt dat de uitvoering van de HR- en salarisadministratie vaak een tijdrovend en complex proces is. Je hebt voortdurend actuele kennis nodig van cao’s en wet- en regelgeving. Het verwerken van mutaties en beantwoorden van vragen over de cao, arbeidsvoorwaarden, processen of ingediende declaraties kost vaak veel tijd. Het hebben van juiste kennis en gekwalificeerde medewerkers is key om als volwassen HR- afdeling de HR-uitdagingen van vandaag én morgen aan te gaan.
Maar voor veel organisaties wordt het steeds moeilijker om te beschikken over specialistische HR- en Payroll kennis. Het tekort aan salarisadministrateurs en HR-specialisten blijft toenemen. HR outsourcing, het uitbesteden van human resources, helpt je om werk uit handen te nemen. HR kan daarmee het voortouw te nemen om organisaties écht te helpen om optimaal in te spelen op veranderingen en uitdagingen van deze tijd.
Benieuwd wat Visma | YouServe voor jou kan betekenen? Neem dan contact op!
De voordelen van HR outsourcing
Zijn jouw HR-medewerkers veel tijd kwijt aan het registreren van in- en uitdiensttreding, ziekte, verandering van personeelsgegevens en andere administratieve taken? Het uitbesteden en automatiseren van jouw HR-administratie is hiervoor de oplossing. Je bespaart er tijd én geld mee en jouw medewerkers krijgen online inzicht in hun HR-gegevens. Hieronder vind je een overzicht van alle voordelen van HR outsourcing:
- Borging continuïteit en kwaliteit op het gebied van salaris en HR
- Reduceer kosten, doordat wij de operationele kant van HR voor onze rekening nemen
- Minder ad-hoc vragen op de HR-afdeling en meer focus op strategische HR-activiteiten en jouw core business
- Uitgebreid netwerk van inzetbare professionals met diepgaande kennis van software
Welke HR Services kan jouw organisatie uitbesteden aan Visma | Youserve?
Visma | YouServe biedt ontzorging. Het beschikbaar hebben van kennis en kunde is hiervoor key. Visma | YouServe is een HR Service Provider, waarbij wij 100% de focus leggen op het leveren van diensten, maar ondersteund door onze eigen software. We geloven dat kennis en dienstverlening het echte verschil maakt. Het uitbesteden van administratie of tijdelijk inzetten van professionals helpt je om werk uit handen te nemen. Je garandeert continuïteit en goede servicebeleving, zodat jij meer tijd kan besteden aan wat voor jou belangrijk is. Een overzicht van services die je aan ons kunt uitbesteden:
Payroll administratie
De uitvoering van de salarisadministratie is een tijdrovend en vaak complex proces. Je hebt actuele kennis nodig van cao’s en wet- en regelgeving en je bent elke maand veel tijd kwijt aan het verwerken van mutaties. Je kunt de volledige salarisadministratie aan ons uitbesteden en een beroep doen op alle kennis en ervaring die wij jarenlang hebben opgebouwd.
HR administratie
Zijn jouw HR-medewerkers veel tijd kwijt aan het registreren van in- en uitdiensttreding, ziekte, verandering van persoonsgegevens en andere administratieve taken? Het uitbesteden en automatiseren van jouw HR-administratie is hiervoor de oplossing. Je bespaart er tijd én geld mee en jouw medewerkers krijgen online inzicht in hun HR-gegevens.
HR ServiceDesk
Is jouw HR-afdeling veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen van medewerkers over de cao, arbeidsvoorwaarden, ingediende declaraties of het gebruik van Youforce? Met HR ServiceDesk stellen jouw medewerkers voortaan al hun HR-vragen en vragen over Youforce rechtstreeks aan Visma I YouServe. Zo zijn zij verzekerd van een snel en deskundig antwoord en heb je de handen vrij voor andere werkzaamheden.
Application Management HR/Payroll
Het beheer van toegangsgegevens, autorisaties en de inrichting van Youforce vraagt veel aandacht binnen jouw HR- en IT-afdeling. Je wilt natuurlijk dat de medewerkers optimaal gebruik maken van alle mogelijkheden in onze software maar soms kom je simpelweg tijd of kennis tekort. Met Application Management HR/Payroll voert Visma I YouServe het applicatiebeheer van alle modules voor je uit. Je bent zo altijd verzekerd van hoogwaardige ondersteuning en de professionals hebben de handen weer vrij voor andere werkzaamheden.
Interim Services
Met de dienstverlening van Visma | YouServe Interim Services helpen wij organisaties de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Heb je capaciteitsproblemen op de HR-afdeling, komt de voortgang van de salarisproductie in gevaar of zoek je tijdelijke expertise op het gebied van e-HRM? Bij Visma | YouServe Interim Services vind je altijd de juiste professional om de continuïteit van jouw werkzaamheden en projecten te bewaken.
Hoe ga je als organisatie te werk als je kiest voor HR outsourcing?
Is HR outsourcing wat voor jouw organisatie? Dan is het belangrijk om de volgende 3 stappen te doorlopen:
1. Inventarisatiefase
In de inventarisatiefase start de strategische discussie over het uitbesteden van processen. Hierbij bepaalt je de doelstellingen, de scope van de uit te besteden processen en stel je een business case op. Dit resulteert in een overeenkomst met de uitbestedingspartner.
2. Implementatiefase
In de implementatiefase zorgt een projectmanager voor een zo geruisloos mogelijke overgang van de uitvoering van processen. Inrichting van processen vindt plaats op basis van best practices, die waar nodig worden aangepast aan uw situatie. Eventuele overgang van medewerkers komt hier natuurlijk ook aan bod en verdient een zorgvuldige aanpak.
In de implementatiefase spreek je ook een Service Level Agreement (SLA) met de uitbestedingspartner af, inclusief KPI’s. Daarin maak je afspraken over de dienstverlening: wie is verantwoordelijk voor welk proces? Alle processen en verantwoordelijkheden leg je samen vast.
3. Exploitatiefase
In de exploitatiefase vindt de uiteindelijke dienstverlening plaats door de uitbestedingspartner. In de beginfase ligt de nadruk op snelle en transparante communicatie. Daarmee borg je dat de processen goed worden uitgevoerd en afspraken worden nagekomen. In een latere fase gaat de periodieke afstemming meer over procesoptimalisaties en innovaties.
Voor welke valkuilen moet je waken bij HR outsourcing?
Bij uitbesteden van human resources is het goed om te waken voor de volgende valkuilen:
- Blijven teruggrijpen op oude werkwijzen en “uitzonderingsregels”, die niet langer efficiënt zijn.
- Het niet aanwijzen van een duidelijke regisseur.