Nieuwe medewerker? Dit moet je vóóraf geregeld hebben

Een nieuwe medewerker betekent altijd een hoop geregel. Niet alleen op het gebied van onboarding en werkplekinrichting, maar vooral ook administratief. Denk aan het verzamelen van gegevens voor de loonheffingen, het toepassen van het juiste tarief en het voldoen aan je identificatieplicht. In deze blog lees je wat je als werkgever moet regelen vóórdat iemand daadwerkelijk begint met werken. 

Begin bij de loonheffingen

Zodra iemand in dienst komt, ben je verplicht om aangifte te doen voor de loonheffingen. Daarvoor moet je zijn identiteit vaststellen en heb je specifieke gegevens van de werknemer nodig. De gegevens moet hij aanleveren voor zijn eerste werkdag. Het gaat om basisinformatie zoals naam, geboortedatum, BSN en woonadres, maar ook om een eventuele aanvraag voor toepassing van de loonheffingskorting. Veel organisaties gebruiken hiervoor het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de Belastingdienst. Controleer de gegevens zorgvuldig en leg ze vast in de loonadministratie.

De werknemer moet de volgende gegevens bij jou inleveren:

• naam en voorletter(s);
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN);
• straat en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• woonland en regio (als hij niet in Nederland woont);
• verzoek om toepassing van de loonheffingskorting.

De werknemer moet zijn gegevens voor de loonheffingen schriftelijk of digitaal aanleveren, voorzien van datum en handtekening. Hiervoor kan hij het model ‘Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ van de Belastingdienst gebruiken.

Voorkom het anoniementarief

Ontvang je deze gegevens niet op tijd of zijn ze onvolledig? Dan ben je verplicht om het zogeheten anoniementarief toe te passen. Dat betekent dat je 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen moet inhouden, zonder rekening te houden met heffingskortingen of premieloon grenzen. Dat is nadelig voor zowel de werknemer als je organisatie. 

Het anoniementarief pas je toe in de volgende situaties:

• Als je de identiteit van de werknemer niet hebt vastgesteld
• Je beschikt niet over de naam, het adres, de woonplaats of het BSN van de werknemer.
• De werknemer heeft een BSN aangevraagd, maar heeft die nog niet gekregen.
• Je hebt van een werknemer die inwoner van Nederland is, alleen een postadres.
• Je hebt van een werknemer die geen inwoner van Nederland is, alleen zijn tijdelijke Nederlandse (post)adres en niet zijn adres in het buitenland. 

Sinds kort is correctie achteraf wel toegestaan. Het anoniementarief mag met terugwerkende kracht gecorrigeerd worden naar het normale tarief, zodra je alsnog de volledige of juiste gegevens van de werknemer ontvangt. Je kunt dan correcties indienen voor de eerdere aangiften van datzelfde jaar.

Pas je het anoniementarief niet toe terwijl dat wel zou moeten, dan riskeert jouw organisatie een verzuimboete. De Belastingdienst kan deze boete direct opleggen, zonder strafprocedure.

Zorg dat je voldoet aan de identificatieplicht

Naast de gegevens voor de loonheffingen moet je als werkgever ook voldoen aan de identificatieplicht. Dat doe je door de volgende stappen te volgen:

1. Maak een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Bij paspoorten en ID-kaarten vanaf 2014 kopieer je ook de achterkant (daar staat het bsn). Visma YouServe helpt je hierbij: ons digitale onboardingproces zorgt dat de ID-check automatisch en foutloos verloopt en direct wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.

2. Controleer de identiteit volgens het Stappenplan verificatieplicht van arbeidsinspectie.nl.
3. Digitale controle mag ook, zolang je kunt aantonen dat dit zorgvuldig is gedaan.
4. Verantwoordelijkheid: U kunt deze werkzaamheden uitbesteden aan een derde, maar u blijft als werkgever verantwoordelijk voor een juiste naleving van uw administratieve verplichtingen.
5. Bijzondere situaties: vluchtelingen uit Oekraïne mogen werken met een IND-sticker of O-document als identiteitsbewijs.

Voldoe je niet aan de identificatieplicht, dan ben je verplicht om het anoniementarief toe te passen. Dat geldt ook als je een onjuiste, bijvoorbeeld niet leesbare, kopie hebt bewaard of gegevens niet goed hebt vastgelegd.