Op vakantie? Zo stel je een goede out-of-office in

De koffers staan klaar, je out-of-office bijna ook. Of toch niet? Een automatische afwezigheidsmelding is misschien een klein klusje, maar wel eentje met groot effect. Zeker in HR en payroll, waar vragen vaak tijdgevoelig zijn. Met een duidelijke out-of-office houd je de communicatie professioneel en voorkom je verwarring. Maar wat zet je erin – en wat beter niet? We helpen je op weg met deze praktische tips.

1. Geef duidelijk aan wanneer je weg bent

Vermijd vage teksten als “ik ben er even tussenuit”. Laat concreet weten vanaf wanneer je afwezig bent, en op welke datum je weer bereikbaar bent.

Bijvoorbeeld: “Ik ben afwezig van maandag 15 juli t/m vrijdag 2 augustus. Vanaf maandag 5 augustus ben ik weer bereikbaar.”

Soms is het slim om je automatische antwoord al iets eerder aan te zetten, bijvoorbeeld als je de laatste dagen voor je vakantie al weinig ruimte in je agenda hebt. Zo voorkom je dat mensen op een reactie rekenen die je niet meer kunt geven.

2. Verwijs gericht door (en alleen als dat echt kan)

Heb je een collega die bepaalde vragen overneemt? Noem dan zijn of haar naam, functie en e-mailadres. Geef duidelijk aan voor welke onderwerpen deze persoon bereikbaar is.

Bijvoorbeeld: “Voor vragen over salarisverwerking kun je contact opnemen met mijn collega Piet de Vries via piet.de.vries@bedrijf.nl.”

Is er geen vervanger? Geef dat dan eerlijk aan. En temper verwachtingen.

Bijvoorbeeld: “Tijdens mijn afwezigheid worden e-mails niet gelezen. Vanaf 5 augustus reageer ik zo snel mogelijk op je bericht.”

3. Laat weten of je je mail leest

Check je af en toe je inbox tijdens je vakantie? Dan kun je dat vermelden – zolang je duidelijk maakt dat je alleen reageert bij spoed.

Bijvoorbeeld: “Ik lees mijn e-mail beperkt. Alleen urgente berichten worden beantwoord.”

Lees je je mail helemaal niet? Zeg dat dan ook gewoon. Dat voorkomt frustratie én schept helderheid.

4. Zakelijk, maar vriendelijk

Een out-of-office mag best een vriendelijke toon hebben. Maar houd het professioneel. Grappige zinnen als “Ik lig met een cocktail op het strand” kunnen leuk bedoeld zijn, maar vallen niet altijd goed – zeker niet bij klanten of leveranciers.

Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht. Ik ben op vakantie en tot 5 augustus niet bereikbaar. Bij spoed kun je terecht bij mijn collega (zie hieronder). Fijne zomer gewenst!"

5. Overweeg twee versies

Werk je met Outlook of Gmail? Dan kun je vaak aparte berichten instellen voor interne en externe contacten. Maak daar gebruik van. Voor collega’s mag je best wat extra context geven over lopende projecten of overdracht. Voor externen houd je het kort en duidelijk.

Ook interessant: Heb je alles goed geregeld voor je vakantie? Met deze checklist ga je goed voorbereid met verlof.

6. Emoji’s: wel of niet?

Een zonnetje ☀️ of palmboom 🌴 in je afwezigheidsmelding kan een vriendelijke touch geven – vooral richting collega’s. Maar voor externe contacten houd je het liever strak. Die waarderen helderheid meer dan een zonnebril-smiley 😎.

7. Denk ook aan je andere kanalen

Je mailbox is niet de enige plek waar mensen je zoeken. Zet ook je status in Teams of Slack op ‘afwezig’, en werk je voicemail bij. Gebruik je WhatsApp zakelijk? Zet daar ook een korte melding in of pas je profielfoto tijdelijk aan. Vergeet niet om die ná je vakantie weer terug te zetten.