Inrichten proces strategische personeelsplanning doe je zo

De juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment. Voor veel organisaties is dit een uitdaging. Een dynamische omgeving vraagt om een wendbare organisatie en flexibele werknemers, nu én in de toekomst. Met strategische personeelsplanning (SPP) anticipeer je op veranderingen in de klantvraag, werkprocessen en de benodigde vaardigheden van je medewerkers. Hoe richt je een goed proces in om te kunnen anticiperen? Je ontdekt het op deze pagina.

Start met een analyse

Leg je gewenste personeelsbestand naast je huidige personeelsbestand. Zo wordt een eventuele kloof in vaardigheden snel zichtbaar en kun je doeltreffende acties en interventies inzetten. Ook biedt je daarmee medewerkers duidelijkheid over hun ontwikkelingsmogelijkheden. Het identificeert sleutelposities en verwacht verloop, waardoor gerichte investeringen in opleiding en ontwikkeling mogelijk zijn. Bovendien onderbouw je met een analyse van het huidige personeelsbestand je beslissingen. Dit verstevigt de positie van de HR-afdeling. Het biedt een strategisch kader voor HR-visie, -strategie en -beleid.

Bepaal de scope van SPP

Bij het opzetten van strategische personeelsplanning (SPP) moet je vooraf goed nadenken over de planning, aanpak en de betrokken partijen. Stel jezelf in ieder geval deze vier vragen:

1. Hoe ver kijk je vooruit met SPP? Gebruikelijk is drie tot vijf jaar. Het is ook mogelijk om twee tijdstippen in de toekomst te kiezen. De stip over vijf jaar, met bijvoorbeeld een tussenstop na twee of drie jaar.
2. Op welk niveau wil je SPP uitvoeren? Betrek je de hele organisatie of richt je je op enkele afdeling, teams en/of functies?
3. Welke analyses wil je uitvoeren op het huidige personeelsbestand? Is het relevant om de leeftijdsverdeling of man-vrouwverhouding te weten en wat zijn de cijfers wat betreft in-, door- en uitstroom?
4. Hoe ga je communiceren over SPP en ga je bijvoorbeeld ook de kwaliteiten van medewerkers in kaart brengen?

Betrek de juiste partijen

Zorg dat je tijdens én na het traject van SPP de juiste partijen betrekt. Dit creëert draagvlak binnen de organisatie en het helpt wanneer je informatie, hulp en inzichten nodig hebt. Om te bepalen wie je wil betrekken bij het SPP-proces, kun je jezelf deze vragen stellen:

•  Wat wil je bereiken met SPP en welke rol moeten leidinggevenden spelen? Zo kan het zijn dat je afhankelijk bent van hun kennis voor het proces, dat zij actief aan de slag moeten met je plan of dat een herijkte strategie (mede) aanleiding is voor SPP. In dat geval is het slim om leidinggevenden actief te betrekken.
• Wil je gedetailleerd of op hoofdlijnen inzicht in het benodigde personeelsbestand? Wanneer je alleen op organisatieniveau inzicht wil, dan kun je ervoor kiezen om alleen de directie te betrekken in het proces.
• Heeft jouw organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging die moet worden betrokken?
• Is het zinvol om medewerkers te betrekken bij delen van het SPP-proces om draagvlak te vergroten en hun ontwikkeling te stimuleren?

Houd er rekening mee dat SPP geen eenmalige actie is, maar een cyclisch proces. Bij voorkeur bepaal je jaarlijks concreet de koers van je organisatie, welk personeel (kwantiteit en kwaliteit) hiervoor nodig is, de eventuele kloof met het personeel dat je hebt en welke HR-acties nodig zijn op basis van de uitkomsten.

Tip: stel een stuurgroep samen

Voordat je start met het SPP-proces is het slim om een stuurgroep samen te stellen. Deze groep neemt beslissingen over afbakening, communicatie en deelnemers tijdens werksessies. Zorg dat stuurgroepleden afkomstig zijn uit verschillende delen van de organisatie en vanuit verschillende rollen. Ze kunnen dan vanuit hun expertise input geven en het draagvlak voor SPP peilen in hun deel van de organisatie. Het kan voor het verzamelen van data en uitvoeren van analyses slim zijn om een controller of iemand van de personeelsadministratie in de groep op te nemen.

Beschouw het als een leerproces

SPP is een leerproces dat tijd vraagt en waarin de organisatie beter wordt bij iedere keer dat je het doet. De gebruikelijke doorlooptijd is vier tot zes maanden, afhankelijk van de voorbereiding en de omvang van het proces. Neem genoeg tijd voor het verzamelen van data, uitvoeren van analyses en feedback geven aan betrokkenen. Stem de planning af op de agenda's van de deelnemers en wees bereid om aanpassingen te doen na feedback.

Communiceer goed

Om ervoor te zorgen dat SPP wordt gedragen in jouw organisatie, is het zaak dat je goed communiceert over het proces. Zorg dat je antwoord geeft op vragen die kunnen spelen bij medewerkers, zoals:

• Waarom beginnen we met SPP en wat levert het mij op?
• Wat nou als blijkt dat mijn functie in de toekomst niet meer nodig is?
• Wat als ik niet meer voldoe aan alle gestelde eisen in de toekomst?
• Wie zijn er betrokken en wat wordt er van mij verwacht?
• Waar kan ik terecht met vragen?