Terugkerende werknemer na burn-out: wat moet je regelen?

Mentale klachten zijn een belangrijke oorzaak van langdurige uitval. Gelukkig lukt het veel werknemers om na verloop van tijd weer terug te keren. Tegelijk vraagt dat iets van jou als werkgever. Wat moet je regelen? Hoe zorg je voor een goede opbouw? En wat mag je wel of niet vastleggen? In deze blog lees je waar je als HR-professional op moet letten bij een verantwoorde terugkeer.

1. Wat mag je wel en niet vastleggen bij burn-out?

Bij psychische klachten gelden strikte regels. In je administratie gebruik je daarom altijd neutrale termen, zoals “verzuim vanwege medische reden”. Ook als een medewerker zelf vertelt dat hij of zij een burn-out heeft, mag je die diagnose niet registreren. Alleen de bedrijfsarts is daartoe bevoegd.

Wat je wél mag en moet vastleggen:

• Of iemand (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt is;
• Wat de functionele mogelijkheden zijn;
• Het verwachte verloop van het verzuim;
• Re-integratieadviezen van de bedrijfsarts.

2. Wet verbetering poortwachter: blijf het volgen

Vanaf de eerste ziekmelding start het Poortwachter-traject. Dat geldt ook tijdens terugkeer: zelfs wanneer iemand alweer gedeeltelijk aan het werk is, moet je de wettelijke stappen blijven volgen. Blijf dus bijhouden hoe het gaat, plan evaluatiemomenten en leg die goed vast. Ook tijdige inzet van het tweede spoor hoort daarbij, als herstel onvoldoende blijkt.

3. Zorg voor een geleidelijke herstart

Terugkeren na een burn-out is geen sprint maar een zorgvuldig traject. Te snel weer volledig aan de slag gaan vergroot de kans op terugval. Maak daarom vooraf duidelijke afspraken met medewerker en leidinggevende en evalueer die regelmatig. Een rustige herstart van bijvoorbeeld enkele uren per dag, met een beperkt takenpakket, werkt vaak beter dan meteen een volle week.

Belangrijk is dat je samen bekijkt hoe de belasting geleidelijk kan worden opgebouwd en dat je alert blijft op signalen van overbelasting. Zo creëer je een duurzame weg terug.

4. Passende arbeid: tijdelijk of structureel anders

Soms is het (nog) niet verstandig dat iemand direct terugkeert in de oude functie. Passende arbeid kan dan uitkomst bieden. Dat hoeft niet beperkt te blijven tot de eigen rol: soms ligt er elders binnen de organisatie, of zelfs daarbuiten in een tweede spoor, een betere tijdelijke match. Mogelijke aanpassingen zijn:

• Een aangepaste werkdruk, bijvoorbeeld minder taken of kortere werktijden
• Minder deadlines
• Minder klantcontact
• Geen leidinggevende taken
• Tijdelijke of structurele aanpassing van het werk

5. Contact houden: óók tijdens verzuim

Een periode van verzuim voelt vaak eenzaam. Radiostilte kan dat gevoel versterken, terwijl regelmatig contact helpt om vertrouwen te behouden. Dat hoeft niet intensief of dwingend te zijn; het gaat om oprechte belangstelling en vooruitkijken.

Belangrijk is dat je de frequentie en vorm van contact afstemt met de medewerker. De één waardeert wekelijks bellen, de ander voelt zich meer op zijn gemak bij een kort appje. Stem daarom samen af wat prettig en helpend is, en zorg dat dit ritme wordt aangehouden.

6. Voorkom terugval: wat kun je als HR doen?

De eerste weken na terugkeer zijn vaak spannend. Zowel voor de medewerker als voor de organisatie. Het risico op terugval is reëel als de werkdruk te snel oploopt, of als de verwachtingen niet goed zijn afgestemd. Juist hier kun jij als HR het verschil maken, door te signaleren, te organiseren en te blijven afstemmen. Let op valkuilen zoals:

• Te hard willen gaan: werkdruk te snel verhogen
• Hakkelende communicatie: onduidelijke of onregelmatige afstemming
• Collega’s weten van niets: onbegrip of spanning in het team
• Geen nazorg: gebrek aan begeleiding zodra iemand ‘weer meedraait’

7. Administratieve aandachtspunten

Een burn-out raakt niet alleen de medewerker en het team, maar ook de processen. Zorg dat je salaris- en verzuimadministratie correct blijven, bijvoorbeeld bij deeltijdziekteverzuim en loondoorbetaling. Houd wettelijke termijnen in de gaten, zoals de 88-wekentermijn richting een eventuele WIA-aanvraag. Goede verzuimsoftware kan je hierbij ondersteunen en tijdig signaleren waar actie nodig is.