Alles over de werkkostenregeling (WKR)

Met de werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever een deel van het loon besteden aan onbelaste vergoedingen voor de werknemers. Dat deel heet ook wel de vrije ruimte: het forfait WKR. Hoe werkt de WKR precies, wat valt er wel of niet onder, en hoe richt je dit slim in binnen jouw organisatie? Op deze pagina beantwoorden we de belangrijkste vragen.

• Wat is de WKR?
• Welke kosten vallen binnen de WKR en welke niet?
• Hoe hoog is de vrije ruimte?
• Hoe richt je de WKR goed in binnen jouw organisatie?
• Hoe voorkom je dat de vrije ruimte overschreden wordt?
• Welke rol spelen verschillende afdelingen?
• Hoe benut je de vrije ruimte optimaal?
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij toepassing van de WKR?
• Wat leert de recente evaluatie van de WKR?

Update: augustus 2025

Wat is de werkkostenregeling?

In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer vergoedt of verstrekt loon. Onder de werkkostenregeling (WKR) verstaan we dat een werkgever een deel van het fiscale loon mag besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. Dat deel heet ook wel de “vrije ruimte”: het forfait WKR. Over dit deel betaal je dus geen loonbelasting. Deze hoeven niet werkgerelateerd te zijn. Er zijn namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vrije ruimte vallen. Er is wel een risico: over alles wat je vergoedt boven de vrije ruimte, betaal je direct een eindheffing van 80%.

Welke kosten vallen binnen de WKR en welke niet?

Binnen de vrije ruimte kun je veel zaken kwijt, zoals:

• bedrijfsfitness of sportabonnementen;
• personeelsfeesten en uitjes;
• kerstgeschenken of cadeaus bij Sinterklaas;
• bonussen;
• thuiswerkvoorzieningen of een extra vergoeding.

Daarnaast zijn er regelingen die niet onder de werkkostenregeling vallen en de vrije ruimte dus niet belasten:

• Gerichte vrijstellingen – bijvoorbeeld reiskosten van woon-werkverkeer, verhuiskosten, arbovoorzieningen, scholing of aanvraag van een VOG.
• Noodzakelijkheidscriterium – denk aan een laptop, telefoon of gereedschap dat een werknemer nodig heeft voor het werk.
• Nihilwaarderingen – zoals koffie of thee op de werkplek, of het gebruik van een fitnessruimte op kantoor.

Hoe hoog is de vrije ruimte?

De hoogte van de vrije ruimte is uiteraard wel aan regels gebonden, deze is afhankelijk van het totale fiscale loon (kolom 14 van de loonstaat). Door de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 en 2021 verruimd, vanaf 2022 werd deze weer verlaagd en door de situatie naar aanleiding van onder andere de energiecrisis in 2023 weer verhoogd. Vanaf 2024 gold weer een verlaging, maar in de komende jaren stijgt het percentage weer.

Rekenvoorbeeld 1:

• De loonsom van bedrijf Y is € 350.000,-
• De vrije ruimte in 2024: €6.720,-
• De vrije ruimte in 2025: €7.000,-
• De vrije ruimte in 2027: €7.560,-

Rekenvoorbeeld 2:

• De loonsom van bedrijf Y is € 750.000,-
• De vrije ruimte in 2024: €7.680 + € 4.130 = € 11.810,-
• De vrije ruimte in 2025: € 8.000 + € 4.130 = € 12.130,-
• De vrije ruimte in 2027: €8.640 + € 4.130 = € 12.770,-

Zoals eerder aangegeven kan het overschrijden van de vrije ruimte behoorlijk in de papieren lopen. Jouw organisatie betaalt namelijk 80% eindheffing over alles wat je vergoed bóven de vrije ruimte.

Rekenvoorbeeld 3:

• De loonsom van bedrijf Z is € 1.500.000,-
• De vrije ruimte in 2025: €8.000 + € 12.980 = € 20.980,-
• De organisatie geeft in 2025 in totaal € 23.980,- aan vergoedingen en verstrekkingen. Dit is € 3.000,- boven de vrije ruimte.
• Over dit meerdere betaalt de organisatie 80% eindheffing: 80% van € 3.000 = € 2.400,-
• De totale extra fiscale last is: € 2.400,-

Hoe richt je de WKR goed in binnen jouw organisatie?

Een goede inrichting van de WKR vraagt om meer dan alleen de juiste instellingen in je salarissoftware. Het gaat vooral om samenwerking en duidelijke processen. Let hierbij op drie punten:

• Administratie en software: zorg dat vergoedingen correct geboekt worden (incl. BTW) en koppel salaris- en financiële administratie waar mogelijk.
• Afspraken en processen: leg vast wie verantwoordelijk is voor het aanleveren en controleren van gegevens, en maak regelmatig een gezamenlijke check op de stand van de vrije ruimte.
• Communicatie en afstemming: betrek HR, finance en  salarisadministratie bij keuzes en informeer werknemers en eventueel de OR tijdig bij wijzigingen in vergoedingen of regelingen

Hoe voorkom je dat de vrije ruimte overschreden wordt?

Het overschrijden van de vrije ruimte kan flink in de papieren lopen. Belangrijk is dus om:

• tussentijds te berekenen hoeveel vrije ruimte er nog beschikbaar is;
• afspraken en vergoedingen goed vast te leggen in de administratie;
• regelmatig te overleggen tussen salarisadministratie, HR en finance.

 Welke rol spelen verschillende afdelingen?

Salarisadministratie:

• Verantwoordelijk voor de fiscale verwerking van alle vergoedingen en verstrekkingen.
• Houdt bij of de vrije ruimte (bijna) volloopt.
• Doet aangifte loonheffingen.

HR-afdeling:

• Brengt secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden in kaart.
• Communiceert met werknemers als looncomponenten ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
• Let op risico’s van ‘verworven recht’ bij bonussen of vergoedingen.
• Kan vaste kostenvergoedingen opsplitsen zodat een deel onder gerichte vrijstellingen valt (indien cao of OR dat toestaat).

Financiële administratie:

• Houdt factuurwaarden bij en zorgt dat bedragen inclusief BTW correct geboekt zijn.
• Moet grootboekrekeningen afstemmen met salarisadministratie.
• Boekt inkomende facturen zoveel mogelijk meteen op de juiste categorie (vrije ruimte, vrijstelling, nihilwaardering).
• Levert cruciale info voor aangifte loonheffingen.

Hoe benut je de vrije ruimte optimaal?

Als er nog vrije ruimte over is, kan je die inzetten voor bijvoorbeeld:

• Extra vergoeding of geschenk (bijv. een sinterklaascadeau of kerstpakket).
• Lopende vergoedingen (bijv. een toegezegde bonus van max. € 2.400).
• Cafetariaregeling – belast loon ruilen voor een onbelaste vergoeding via de vrije ruimte (let op: dit kan gevolgen hebben voor pensioen en uitkeringen).

Belangrijk is om tijdig de balans op te maken: hoeveel vrije ruimte is er nog, welke vergoedingen staan al gepland en waar kun je nog optimaliseren?

 Wat zijn veelgemaakte fouten bij toepassing van de WKR?

• Verkeerde administratie van factuurprijzen (excl. i.p.v. incl. BTW).
• Geen duidelijke koppeling tussen salaris- en financiële administratie.
• Onvoldoende overleg tussen HR, finance en salarisadministratie.
• Te laat inzicht in overschrijding van de vrije ruimte

Benieuwd naar andere veelgemaakte fouten met de WKR? Lees dan ook: De meest gemaakte fouten met de WKR (en hoe je ze voorkomt)

Wat leert de recente evaluatie van de WKR?

Het SEO Economisch Onderzoek evalueerde - in opdracht van het Ministerie van Financiën - de WKR in 2025. Conclusies:

• De regeling is effectief, maar complex en zorgt voor hoge administratieve lasten.
• De vrije ruimte pakt gunstiger uit voor kleine organisaties dan voor grotere mkb’ers.
• De hoge administratieve druk wordt door werkgevers en Belastingdienst zwaar ervaren.

Aanbevelingen waren onder meer:

• Afschaffen van de eerste schijf van de vrije ruimte.
• Schrappen van de vrijstelling voor branche-eigen producten en jubileumvrijstelling.
• Heldere vrijstelling voor beroepskosten (bijv.bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering).
• Indexatie van grensbedragen.
• Toestaan van samenloop reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Betere voorlichting over aanwijzen als eindheffingsbestanddeel.