Alles wat je moet weten over de CO₂-registratieplicht

Sinds 1 juli 2024 zijn werkgevers met meer dan 100 medewerkers verplicht om gegevens vast te leggen over het reisgedrag van hun personeel. Deze CO₂-registratieplicht is onderdeel van de overheidsmaatregelen om de uitstoot van broeikasgassen terug te dringen. Wat houdt deze regeling precies in? En wat betekent dit voor jouw werk als HR-professional of salarisadministrateur? In deze blog zetten we alle belangrijke informatie overzichtelijk op een rij.

Waarom is er een CO₂-registratieplicht?

De overheid wil dat de CO₂-uitstoot flink omlaag gaat, met als concreet doel: in 2030 een miljoen ton minder uitstoot. Dit is onderdeel van het Klimaatakkoord. Door bedrijven te laten registreren hoe medewerkers reizen, hoopt het kabinet duurzamer gedrag te stimuleren. Denk aan reizen met de (elektrische) fiets, het openbaar vervoer of elektrische auto's in plaats van vervuilende vervoermiddelen.

Wat houdt de CO₂-registratieplicht in?

De registratieplicht geldt voor organisaties met meer dan 100 werknemers. Zij moeten jaarlijks gegevens bijhouden en rapporteren over:

• Het aantal afgelegde kilometers voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke ritten
• De gebruikte vervoermiddelen, waaronder:
  • Openbaar vervoer
  • Fiets of lopen
  • Bromfiets of scooter
  • Motorvoertuig (zoals auto's of motoren)
• De gebruikte brandstof of aandrijving bij motorvoertuigen, verdeeld over 8 categorieën:
  
  • Elektrisch
  • LNG
  • Hybride
  • Benzine
  • LPG
  • Biobrandstof
  • CNG
  • Diesel

Deze gegevens moeten jaarlijks worden aangeleverd bij de overheid. In de eerste jaren (2024 t/m 2026) geldt alleen de verplichting om te registreren. Vanaf 2027 wordt mogelijk een maximale CO₂-uitstoot per organisatie ingevoerd. Hoe deze norm eruitziet en welke sancties bij overschrijding gelden, is nog niet bekend.

Hoe bereken je het aantal werknemers?

De verplichting geldt alleen voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers, gemeten op 1 januari van het betreffende kalenderjaar. De volgende regels gelden bij het bepalen van het aantal werknemers:

• Alle medewerkers binnen één KvK-nummer worden bij elkaar opgeteld
• Alleen werknemers met een contract van 20 uur of meer per maand tellen mee
• Uitzendkrachten en gedetacheerden vallen buiten de telling
• Seizoenarbeiders tellen alleen mee als ze op 1 januari een contract hebben van 20 uur per maand
• Oproepkrachten met een nulurencontract of minder dan 20 uur per maand tellen niet mee
• Vrijwilligers worden niet meegerekend
• Werknemers die in het buitenland wonen maar in Nederland werken, tellen wél mee

Let op: als uit de telling blijkt dat een organisatie onder de regeling valt, dan geldt de registratieplicht voor alle medewerkers, dus ook voor oproepkrachten en uitzendkrachten.

Wat moet je als werkgever registreren?

Werkgevers moeten uitsluitend de kilometers die binnen Nederland worden afgelegd registreren. Bij gecombineerde reizen (bijvoorbeeld deels auto, deels trein) geldt dat het vervoermiddel met de meeste kilometers bepalend is voor de registratie.

Voor woon-werkverkeer heb je twee opties:

1. Volledige registratie gedurende het jaar
2. Een representatieve enquête onder medewerkers, waarin zij hun reispatroon in de afgelopen week beschrijven. Deze gegevens worden vervolgens omgerekend naar jaarcijfers:
   
   • Tel het aantal kilometers per vervoerswijze op
   • Vermenigvuldig met 45 (gemiddeld aantal werkweken per jaar)
   • Deel het resultaat door het aantal ingevulde enquêtes en vermenigvuldig met het totaal aantal werknemers

Let op: zakelijke reizen moeten altijd apart geregistreerd worden, ook als je de enquête-methode gebruikt voor woon-werkverkeer.

Uitzonderingen: deze reizen hoef je niet te registreren

Niet alle verplaatsingen vallen onder de CO₂-plicht. Uitzonderingen zijn:

• Vliegtuig-, helikopter- en bootreizen
• Ritten met voertuigen die primair bedoeld zijn voor het vervoeren van goederen of dieren
• Voertuigen van hulpdiensten, zoals ambulance, brandweer, politie of defensie
• Betaald personenvervoer, zoals taxi’s

Wat betekent dit voor de salarisadministratie?

Voor salarisadministrateurs is het vooral belangrijk om het onderscheid te kennen tussen de vaste reiskostenvergoeding en de CO₂-registratie:

• Een vaste vergoeding loopt gewoon door bij verlof of ziekte
• De CO₂-registratie draait om daadwerkelijk afgelegde kilometers
  

Maak je gebruik van een declaratiesysteem voor reiskosten? Dan kun je die data zowel gebruiken voor uitbetaling aan de medewerker als voor de CO₂-rapportage. Zorg er in dat geval voor dat de administratie goed aansluit op de eisen vanuit de registratieplicht.