Digitaal aanzeggen? Alleen geldig als je het goed regelt

Werkgevers die tijdelijke arbeidsovereenkomsten niet verlengen, zijn wettelijk verplicht dit op tijd en schriftelijk aan de werknemer te melden. In veel organisaties gebeurt dit digitaal: een brief wordt geplaatst in het personeelsdossier. Maar wat als de werknemer die digitale brief nooit opent? Ben je dan nog in je recht als werkgever? In deze blog bespreken we wat de aanzegplicht inhoudt, welke juridische risico’s een werkgever loopt bij een niet-gelezen digitale aanzegging, en hoe je als organisatie voorkomt dat je alsnog een aanzegvergoeding moet betalen.

De aanzegplicht: wat houdt het in?

Volgens artikel 7:668 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek moet een werkgever uiterlijk één maand voor het aflopen van een tijdelijk contract schriftelijk aangeven of het dienstverband wordt voortgezet. Komt deze mededeling te laat – of helemaal niet – dan is de werkgever een aanzegvergoeding verschuldigd van maximaal één maandsalaris. Digitale aanzeggingen zijn toegestaan, zolang ze voldoen aan de eisen van schriftelijkheid en aantoonbaarheid.

Wanneer is een digitale aanzegging geldig?

In de praktijk wordt een aanzeggingsbrief vaak digitaal verstrekt via een digitaal dossier. Dat is efficiënt en past bij de manier waarop steeds meer organisaties documenten met medewerkers delen. Maar het juridische uitgangspunt blijft: de mededeling moet de werknemer daadwerkelijk bereiken. Alleen dan heeft de aanzegging rechtskracht.

Een recente uitspraak van de kantonrechter laat zien dat dit niet vanzelfsprekend is. In die zaak ontving een medewerker weliswaar een aanzeggingsbrief via het digitale dossier, maar hij had het bericht nooit gezien. De werkgever kon niet aantonen dat:

• de medewerker wist dat belangrijke correspondentie via het digitale systeem werd verstuurd;
• het gebruik van dat systeem als officieel communicatiekanaal was vastgelegd;
• er een notificatie was verstuurd bij plaatsing van het document;
• de brief daadwerkelijk is geopend of gelezen.

Gevolg: de werkgever moest een aanzegvergoeding van één maandsalaris betalen.

De bewijslast ligt bij de werkgever

Een digitale aanzegging is pas rechtsgeldig als je als werkgever kunt aantonen dat de werknemer redelijkerwijs kennis had kunnen nemen van de inhoud. Alleen een document plaatsen in een digitaal of persoonlijk dossier is dus niet voldoende.

Gebruik je de software van Visma YouServe

Werk je met Visma YouServe? Dan beschik je over alle tools om aan de informatieplicht te voldoen. Onze software maakt het mogelijk om aanzeggingsprocessen volledig digitaal, veilig en aantoonbaar in te richten. Dit zijn de vier belangrijkste aandachtspunten:

• Maak afspraken over digitale communicatie: Leg schriftelijk vast dat je belangrijke documenten via het digitale dossier verstrekt. Alleen dan mag je verwachten dat medewerkers daar ook daadwerkelijk kijken.
• Stel notificaties of signalen in: Je kunt medewerkers automatisch een bericht sturen als er een nieuw document klaarstaat. Zo voorkom je dat belangrijke informatie ongezien blijft.
• Leg vast of documenten zijn geopend: Met leesbevestigingen of loggegevens kun je aantonen of – en wanneer – een medewerker een bericht heeft bekeken. Dat bewijs is cruciaal als het ooit tot discussie komt.
• Laat het proces accorderen: Medewerkers kunnen het digitale proces actief goedkeuren. Daarmee maak je afspraken expliciet en voorkom je misverstanden.

Heb je dit proces nog niet ingericht, of wil je zeker weten dat jouw digitale aanpak voldoet aan de wet? Schakel dan een van onze product consultants in. Zij helpen je om signalering, logging en digitale goedkeuring op de juiste manier in te bouwen in jouw organisatie.