Snellere salarisverwerking door integratie Oracle en Visma | YouServe

Canon is een bekende naam. Wie kent niet de kwaliteitscamera’s en -printers van het Japanse merk? Achter de professionele apparatuur zit een wereldwijde organisatie met om en nabij 200.000 werknemers. Ruim 12.000 hiervan werken in verschillende lokale organisaties in de regio EMEA (Europe, Middle East and Africa), aangestuurd door Canon Europa.

“Wij zijn een ‘Oracle-bedrijf’”, zegt Remco Reints, HR Operations & Payroll Manager bij Canon Europa. “Binnen EMEA verlopen alle belangrijke bedrijfsprocessen via dit systeem. Ook voor HR. Dat is praktisch bij rapporteren aan het hoofdkantoor en de onderlinge samenwerking, maar minder handig wanneer je te maken hebt met landelijke wet- en regelgeving. Zoals bij payrolling.”

Daarom zocht Canon Europa het voor de salarisadministratie lokaal: payroll software en payroll outsourcing van Visma | YouServe. Met als belangrijke vereiste dat de software met elkaar kan ‘praten’.

Ondersteuning van de HR-doelen

Het doel van HR is om te zorgen dat iedereen fijn kan werken en zijn doelen kan behalen, vindt Remco. “Dat doen we door allerlei beleid en processen eenvoudig toepasbaar te maken voor onze nationale organisaties. Een correcte en tijdige salarisbetaling is natuurlijk ook cruciaal. Visma YouServe helpt ons sinds 2017 om dit iedere maand snel, makkelijk en goed te doen.”

De droom was ooit om de salarisadministratie op EMEA-niveau in één systeem te regelen. “Dat bleek te complex. Bij salarissen hebben we nou eenmaal te maken met landelijke belastingen, regelgeving, eigen CAO’s enzovoorts. De software van Visma | YouServe kan dit beter dan zo’n globaal HR-systeem.”

“Oracle en de software van Visma | YouServe praten heel goed met elkaar. Zo automatiseren we een groot deel van onze salarisadministratie.” 

Samen werken aan een stabiele integratie

Wel is de integratie tussen Oracle en de payroll software belangrijk voor Canon. Er staat immers belangrijke personeelsinformatie in Oracle. Door die data automatisch te laten invoeren in de payroll software, automatiseert Canon een groot deel van de salarisadministratie. Remco werkt daarom samen met Visma | YouServe en Payroll Specialist Stefan Adema om de integratie te optimaliseren.

Stefan: “Als medewerkers in of uit dienst komen, dan zetten we dit in Oracle. Die informatie komt meteen terecht in de software van Visma | YouServe. Dit scheelt ons heel wat uren en inklopwerk. We willen zo min mogelijk handmatige acties. Gegevens uit Oracle moeten waar mogelijk automatisch in andere systemen zoals Visma | YouServe terechtkomen. Daar zijn we nog niet 100%, maar we werken er hard aan.”

Over de software van Visma | YouServe is Stefan erg te spreken. “Ik kan er makkelijk en snel alles in doen voor de salarisadministratie en het gebruik van de software levert veel tijd op. Neem bijvoorbeeld het berekenen van reiskosten. Dat deden we handmatig en dat was minstens twee dagen werk. Dankzij automatisering zijn we nog maar twee uur bezig.”

Complexe organisatie vereist specialisme

Canon Europa besteedt ook deels de salarisadministratie uit aan Visma | YouServe. “We werken iedere dag nauw samen”, zegt Stefan. “Ik verwerk de meeste mutaties en mijn collega bij Visma | YouServe kijkt mee of alles klopt. Hij maakt de loonaangifte en de aansluiting met de loonaangifte en ik kan hem altijd bellen om mee te denken. En omdat ze leverancier én dienstverlener zijn, spreek ik altijd met iemand die de software snapt.”

Continuïteit is een groot voordeel van salarisadministratie uitbesteden: de payrolling kan altijd doorgaan, ook bij ziekte of afwezigheid. Verder is Stefan blij met de specialistische kennis. “Visma | YouServe heeft specifieke expertise in huis voor bepaalde onderwerpen, bijvoorbeeld expats. Deze kennis kunnen wij goed gebruiken.”

Canon Europa heeft namelijk met veel verschillende type medewerkers te maken. Stefan: “We hebben Nederlandse expats in het buitenland, buitenlandse werknemers hier, frequent travellers, Japanse collega’s die hier voor langere tijd komen werken. De wet- en regelgeving voor al deze mensen wijkt af van de standaard. Denk aan andere belastingen, visa-vraagstukken, bijzondere tarieven. We willen de salarisverwerking ook voor deze medewerkers goed afhandelen en zorgvuldig met hun vragen omgaan. Ze zijn in een vreemd land waar ze de regels niet kennen. De experts van Visma | YouServe zijn hierin onmisbaar.”

Positieve werknemerservaring centraal

Er wordt nog hard gewerkt aan een stabiele integratie, maar er zijn al dromen voor de toekomst. Stefan: “Ik wil heel graag de salarisinformatie uit Visma | YouServe automatisch delen met de pensioenverzekeraar, zodat we dit niet handmatig hoeven te doen en pensioenen altijd zijn gebaseerd op de juiste gegevens.”

Het is de intentie van Canon Europa om snel de mobiele app te gaan gebruiken. “Hiermee kunnen we nog makkelijker reizen registreren en in onze salarisadministratie verwerken. Bovendien is het gewoon handig voor onze mensen dat je overal en 24/7 zaken kunt inzien. Wie werkt er tegenwoordig niet via apps?”

Efficiëntie én een positieve medewerkerservaring, daar moet software volgens Remco altijd voor zorgen. Ook die van Visma | YouServe. “Wij moeten ons werk efficiënt kunnen doen en onze mensen moeten inzicht hebben en antwoorden krijgen op hun vragen. En natuurlijk moeten ze erop kunnen vertrouwen dat hun salaris iedere maand goed en op hetzelfde moment wordt betaald.”