Outsourcing om de employee journey te verbeteren

Sinds 2017 besteedt Center Parcs de gehele salarisadministratie uit aan Visma | YouServe. Marcel Berghuis, CHRO van Center Parcs legt uit wat beweegredenen zijn om dit delicate en bedrijfskritische HR-proces te outsourcen: “Twee jaar geleden besloten we dat we een duidelijke strategie wilden ontwikkelen op het gebied van HR en IT om de employee journey te optimaliseren. Bij Center Parcs vinden wij tevreden en bevlogen medewerkers belangrijk. Een goed georganiseerde payroll is daarvoor noodzakelijk. Om dit proces goed te borgen en voldoende tijd te hebben voor HR-kerntaken hebben wij de stap gezet naar outsourcing.” 

Meer tijd voor core business

Het outsourcen van de salarisadministratie heeft Center Parcs met name tijdsbesparing  en bedrijfscontinuïteit opgeleverd. “Voor ons was het belangrijkste om de kwaliteit van onze HR-services richting het personeel hoog te houden en simpeler te maken”, aldus Marcel. “Door onder andere de invoering van het Manager Self Service (MSS) en Employee Self Service (ESS) van Visma | YouServe hebben we hier grote stappen in gezet. Medewerkers en leidinggevenden kunnen nu zelf het gros van hun HR-zaken regelen in een kortere periode.”

Door de dienstverlening van Visma | YouServe, besparen HR-medewerkers veel tijd. Deze tijd kan nu besteed worden aan projecten rondom tactische en strategische vraagstukken  van het management, de leidinggevenden en de general managers in de parken. Marcel: “Op het moment dat je druk bezig bent met administratieve taken zoals controles, het doen van mutaties en het handmatig corrigeren van zaken, is er geen tijd meer over voor de core HR-dienstverlening die wij aan ons personeel willen leveren. Dat wilden we te allen tijde vermijden.”

“De overstap naar outsourcing heeft ons ‘gedwongen’ om te standaardiseren, met als resultaat dat alles nu gestroomlijnd en slimmer georganiseerd is." 

Beter, sneller en goedkoper

Ook is er gekeken hoe de HR-kosten passend gemaakt kunnen worden voor het aantal medewerkers. Marcel: “Wij kwamen uit een situatie waar we voor 3000 medewerkers maar vier salarisadministrateurs in dienst hadden. Het voelde voor ons dus noodzakelijk om te kijken naar manieren om beter, sneller en goedkoper te werken. Dit woog zeker mee in onze beslissing om te kijken naar outsourcing. Nu dit is geïmplementeerd, zien we dat deze manier inderdaad efficiënter is.”

Daarnaast beschikt Center Parcs nu, dankzij salarisadministratie outsourcing, over specialistische en up-to-date HR-kennis. “De snelle ontwikkelingen op het gebied van salarisadministratie zijn voor ons vrijwel niet meer bij te houden”, zegt Marcel. “Wijzigingen in wetgeving moeten doorgevoerd worden in alle systemen en processen. Dit vereist specialistische kennis. Visma | YouServe volgt deze trends en ontwikkelingen op de voet en beschikt over de expertise om op basis daarvan continu de dienstverlening te verbeteren. Zo werken we samen toe naar het verder verbeteren van de continuïteit binnen de organisatie.”

Soepele overgang en direct quick wins

Om de overstap naar payroll outsourcing soepel te laten verlopen is er tussen Center Parcs en Visma | YouServe veel contact geweest. Zo zijn de doelstellingen bepaald, is er vooraf een transitieplan opgesteld en zijn processen en systemen (her)ingericht. Marcel Berghuis: “Het outsourcen van de salarisadministratie aan Visma | YouServe verliep soepel. Dit is voor het grootste gedeelte te danken aan de nauwe samenwerking en de vele overleggen. Zo opereerden we vanuit dezelfde visie en met hetzelfde doel voor ogen; een echt partnership.”

Na de overstap zijn nu al de eerste quick wins zichtbaar, voornamelijk op het gebied van een  betere continuïteit van  processen. “Door de jaren heen hadden medewerkers op de salarisadministratie allemaal hun eigen methodes van werken ontwikkeld, waardoor er geen gestandaardiseerd proces was”, licht Marcel toe. “Deze overstap naar outsourcing heeft ons ‘gedwongen’ om te standaardiseren, met als resultaat dat alles nu gestroomlijnd en slimmer georganiseerd is.”