Flanderijn brengt eenvoud terug in de HR-administratie

Samenwerking met een HR-specialist

“Nu ontdekten we dat Flex benefits volledig geïntegreerd kon worden met YouServe HR core, het personeelsinformatiesysteem van Visma YouServe. Als we bovendien ook de salarisuitbetaling bij Visma YouServe zouden onderbrengen, zouden we kosten en tijd kunnen besparen.”
De werkgroep Flexibele arbeidsvoorwaarden overtuigde de directie van de business case voor een volledig geïntegreerd softwarelandschap. De werkgroep vroeg dezelfde drie leveranciers om offertes uit te brengen. “Een leverancier viel al snel af, vanwege de kosten. Een tweede bleek zowel het flexibele arbeidsvoorwaardensysteem als de salarisuitbetaling ondergebracht te hebben bij externe partijen. Dat zou betekenen dat we opnieuw in hetzelfde schuitje zouden zitten. We wilden juist voor eens en altijd af van foutgevoeligheid, handmatig werk, verborgen kosten en niet-gekoppelde systemen.”

Eén aanspreekpunt voor al je HR-software

Ook aan de wildgroei aan externe leveranciers wilde Flanderijn een einde maken. “We wilden niet langer met allerlei verschillende partijen contact moeten onderhouden, maar alle functionaliteit onder één dak onderbrengen. Zo hadden we voortaan één aanspreekpersoon.”

Wat het aanbod van Visma YouServe voor Flanderijn extra aantrekkelijk maakte, was de mogelijkheid om eenvoudig uit te breiden. “We hadden de optie om op elk moment extra modules af te nemen, voor bijvoorbeeld performance of verzuim. Al die modules werken perfect samen met het personeelsinformatiesysteem.”

Zorgvuldig implementatietraject

Half september 2020 had de werkgroep een startsessie met de projectleider van Visma YouServe, een consultant en de teamleider van de BPO-afdeling. Nadat iedereen het eens was geworden over het projectplan, waren er wekelijks afstemmomenten. “Die begonnen steeds met een roadshow door de module en het invullen van diverse informatiesheets. De consultant liet alle mogelijkheden zien. Daarna bespraken we onze extra wensen. Vervolgens ging Visma YouServe aan de slag. Na het verwerken van alle informatie konden we steeds de nieuw ingerichte module testen. Op 1 januari 2021 zijn we volgens planning live gegaan.”

Controle over het hele proces

Door ook salarisverwerking aan Visma YouServe uit te besteden, ontstond nog meer voordeel. Het nieuwe systeem betekent een  efficiëntieslag. “De mutaties die wij elke maand doorvoeren in YouServe HR Core, zijn automatisch beschikbaar voor de salarisverwerking door Visma YouServe.” Desondanks vroeg Flanderijn tijdens het implementatietraject om een aantal extra controleslagen. 

Daarom rolt er nu elke maand een mutatieverslag uit YouServe HR core. “Daarin staan de bijzonderheden, waaraan de salarisverwerkers van Visma YouServe extra aandacht moeten schenken.” Daarbovenop levert ook het Visma YouServe-team elke maand een signaleringsverslag af. “Zo krijgen we automatisch een overzicht van alle zaken die zijn opgevallen bij de uitbetaling van salarissen.” 

Goede nazorg en service

Flanderijn ervaart nu in de praktijk hoe praktisch het is om één aanspreekpunt te hebben voor de HR-administratie. “Vroeger communiceerden we via mails met het accountantsbureau. Dat maakte het lastig om afspraken terug te vinden. Dankzij het ticketsysteem van Visma YouServe, hebben we nu niet alleen  snel antwoord, maar ook een perfect overzicht over zowel onze verzoeken als de afhandeling daarvan.”

Self service

Dat allerlei processen nu automatisch in de lijn zijn belegd, scheelt de HR-afdeling veel overbodige communicatie. “Medewerkers kunnen vanaf de bank op hun smartphone een verlofaanvraag of een declaratie indienen. Leidinggevenden krijgen automatisch bericht om een goedkeuring te geven. Daarna kunnen medewerkers zelf hun salarisstrook online controleren. Ook Finance en Control kan nu zelf rapportages draaien.”

Zorgvuldige introductie verhoogt acceptatie

Scherpenisse heeft samen met een collega de nieuwe HR-software persoonlijk geïntroduceerd bij alle medewerkers. “Ik heb ongeveer  twintig presentaties gegeven, steeds aan groepen van 25 tot 30 medewerkers.” Vanwege de coronacrisis gebeurde dit online. “Toch was het fijn om het gezicht van werkelijk elke medewerker weer eens voorbij te zien komen.” Na het vertonen van een demonstratiefilm van Visma YouServe, en een van Flanderijn  – waarin zowel directie, de ondernemingsraad als de HR-afdeling aan het woord kwamen – konden medewerkers vragen stellen. “Veel mensen wilden weten hoe ze specifieke aanvragen konden doen”. Daarnaast kreeg Scherpenisse regelmatig te horen dat het systeem er gebruiksvriendelijk uit zag.

De kleine dingen maken het verschil

Leidinggevenden volgden een speciale training bij Visma YouServe, om alle mogelijkheden te ontdekken van YouServe HR core. Die vielen in goede aarde. “Ook de manager van het callcenter, die vroeger handmatig overuren invoerde in Excel, was blij. Alles gaat nu automatisch. Zij hoeft alleen maar een akkoord te geven.” Daarnaast vinden leidinggevenden het prettig dat ze personeelsdossiers nu zo makkelijk kunnen raadplegen. “

Meer tijd voor strategisch HR-beleid

Niet alleen managers, ook de HR-afdeling krijgt de handen iets meer vrij. Daardoor komt meer tijd vrij voor strategisch personeelsbeleid. “Zo vertaalt een werkgroep momenteel onze huidige 90 functieprofielen naar een beperkter aantal rollen. Op die manier kunnen we medewerkers flexibeler toewijzen aan projecten, rekening houdend met hun competenties en ontwikkelingswensen.”

Ook op andere manieren geeft Flanderijn haar bijna zeshonderd medewerkers meer flexibiliteit. Sinds een groot gedeelte  van de Flanderijn-medewerkers door de coronacrisis vanuit huis werkt, daalde het kortdurend verzuim. Ook steeg zowel de productiviteit als het werkplezier. “We willen daarom medewerkers in de toekomst meer mogelijkheden geven om deels vanuit huis te werken en hebben een werkgroep in het leven geroepen om dat te realiseren.”