Interview met

Flanderijn
Marieke Scherpenisse
HR-manager

Producten in deze case

Payroll Software

HRM Software

Outsourcing

Case in het kort

Incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie Flanderijn wilde medewerkers zelf flexibel hun secundaire arbeidsvoorwaarden laten aanpassen. Door daarnaast te kiezen voor een volledig geïntegreerd HR-softwarelandschap, ontstond meer tijd voor strategisch HRM-beleid.

Werkplezier en goed werkgeverschap staan centraal in het HR-beleid van Flanderijn. Zo besloot de organisatie in 2019 het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket te moderniseren. De bijna zeshonderd medewerkers mochten voortaan flexibel hun eigen voorwaarden kiezen. “We hadden een goed systeem nodig om dit keuzeproces te kunnen borgen”, zegt HR-manager Marieke Scherpenisse.

Efficiëntieslag

Flanderijn vroeg drie leveranciers om oplossingen. Flex benefits van Visma|YouServe sprong er daarbij vanaf het begin bovenuit. Om een efficiëntieslag te kunnen maken, besloot de werkgroep bovendien de scope van het softwareproject te verbreden.

Flanderijn had de salarisuitbetaling op dat moment uitbesteed aan een extern accountantskantoor. “Omdat ons bestaande personeelsinformatiesysteem niet gekoppeld was aan het payrollsysteem van het externe kantoor, moesten we veel handmatige controles doen. We deden daardoor veel repeterend werk. Dat kwam ons werkplezier niet altijd ten goede.”

Geen verborgen kosten meer

Declaraties gebeurden bovendien nog op papier. Ook gebruikte de manager van het callcenter Excel voor het registreren van overuren. “Al die mutaties moesten we op de HR-afdeling handmatig in het personeelsinformatiesysteem invoeren. Elke maand controleerden wij bovendien een deel van de salarisstroken handmatig, om te zien of alles goed verwerkt was.”

Ook Finance en Control had minder goed overzicht. “ Finance en Control had zelf niet de mogelijkheid om rapportages te maken. Voor zaken als loonkosten-overzichten of journaalpost-vergelijkingen, moest een aanvraag ingediend worden. Dit kon voor vertraging zorgen, omdat er een wachttijd was, soms van enkele dagen.

Flanderijn

Flanderijn is een incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie. Zij worden door schuldeisers ingeschakeld om openstaande vorderingen te incasseren. Denk bijvoorbeeld aan de zorgpremie die iemand niet (meer) kan voldoen of aan problemen bij het betalen van de huur. Flanderijn onderscheidt zich door een aanpak die grotere schulden en onnodige kosten voor de schuldenaren voorkomt. Dit doen zij door serieus te kijken naar de oorzaak van het probleem en het vinden van een passende oplossing. 

Samenwerking met een HR-specialist

“Nu ontdekten we dat Flex benefits volledig geïntegreerd kon worden met Youforce, het personeelsinformatiesysteem van Visma|YouServe. Als we bovendien ook de salarisuitbetaling bij Visma|YouServe zouden onderbrengen, zouden we kosten en tijd kunnen besparen.”

De werkgroep Flexibele arbeidsvoorwaarden overtuigde de directie van de business case voor een volledig geïntegreerd softwarelandschap. De werkgroep vroeg dezelfde drie leveranciers om offertes uit te brengen. “Een leverancier viel al snel af, vanwege de kosten. Een tweede bleek zowel het flexibele arbeidsvoorwaardensysteem als de salarisuitbetaling ondergebracht te hebben bij externe partijen. Dat zou betekenen dat we opnieuw in hetzelfde schuitje zouden zitten. We wilden juist voor eens en altijd af van foutgevoeligheid, handmatig werk, verborgen kosten en niet-gekoppelde systemen.”

 

Marieke Scherpenisse - Flanderijn

Eén aanspreekpunt voor al je HR-software

Ook aan de wildgroei aan externe leveranciers wilde Flanderijn een einde maken. “We wilden niet langer met allerlei verschillende partijen contact moeten onderhouden, maar alle functionaliteit onder één dak onderbrengen. Zo hadden we voortaan één aanspreekpersoon.”

Wat het aanbod van Visma|YouServe voor Flanderijn extra aantrekkelijk maakte, was de mogelijkheid om eenvoudig uit te breiden. “We hadden de optie om op elk moment extra modules af te nemen, voor bijvoorbeeld performance of verzuim. Al die modules werken perfect samen met het personeelsinformatiesysteem.”

Zorgvuldig implementatietraject

Half september 2020 had de werkgroep een startsessie met de projectleider van Visma|YouServe, een consultant en de teamleider van de BPO-afdeling. Nadat iedereen het eens was geworden over het projectplan, waren er wekelijks afstemmomenten. “Die begonnen steeds met een roadshow door de module en het invullen van diverse informatiesheets. De consultant liet alle mogelijkheden zien. Daarna bespraken we onze extra wensen. Vervolgens ging Visma|YouServe aan de slag. Na het verwerken van alle informatie konden we steeds de nieuw ingerichte module testen. Op 1 januari 2021 zijn we volgens planning live gegaan.”

Controle over het hele proces

Door ook salarisverwerking aan Visma|YouServe uit te besteden, ontstond nog meer voordeel. Het nieuwe systeem betekent een  efficiëntieslag. “De mutaties die wij elke maand doorvoeren in Youforce, zijn automatisch beschikbaar voor de salarisverwerking door Visma|YouServe.” Desondanks vroeg Flanderijn tijdens het implementatietraject om een aantal extra controleslagen. 

Daarom rolt er nu elke maand een mutatieverslag uit Youforce. “Daarin staan de bijzonderheden, waaraan de salarisverwerkers van Visma|YouServe extra aandacht moeten schenken.” Daarbovenop levert ook het Visma|YouServe-team elke maand een signaleringsverslag af. “Zo krijgen we automatisch een overzicht van alle zaken die zijn opgevallen bij de uitbetaling van salarissen.” 

Goede nazorg en service

Flanderijn ervaart nu in de praktijk hoe praktisch het is om één aanspreekpunt te hebben voor de HR-administratie. “Vroeger communiceerden we via mails met het accountantsbureau. Dat maakte het lastig om afspraken terug te vinden. Dankzij het ticketsysteem van Visma|YouServe, hebben we nu niet alleen  snel antwoord, maar ook een perfect overzicht over zowel onze verzoeken als de afhandeling daarvan.”

Self service

Dat allerlei processen nu automatisch in de lijn zijn belegd, scheelt de HR-afdeling veel overbodige communicatie. “Medewerkers kunnen vanaf de bank op hun smartphone een verlofaanvraag of een declaratie indienen. Leidinggevenden krijgen automatisch bericht om een goedkeuring te geven. Daarna kunnen medewerkers zelf hun salarisstrook online controleren. Ook Finance en Control kan nu zelf rapportages draaien.”

Zorgvuldige introductie verhoogt acceptatie

Scherpenisse heeft samen met een collega de nieuwe HR-software persoonlijk geïntroduceerd bij alle medewerkers. “Ik heb ongeveer  twintig presentaties gegeven, steeds aan groepen van 25 tot 30 medewerkers.” Vanwege de coronacrisis gebeurde dit online. “Toch was het fijn om het gezicht van werkelijk elke medewerker weer eens voorbij te zien komen.” Na het vertonen van een demonstratiefilm van Visma|YouServe, en een van Flanderijn  – waarin zowel directie, de ondernemingsraad als de HR-afdeling aan het woord kwamen – konden medewerkers vragen stellen. “Veel mensen wilden weten hoe ze specifieke aanvragen konden doen”. Daarnaast kreeg Scherpenisse regelmatig te horen dat het systeem er gebruiksvriendelijk uit zag.

De kleine dingen maken het verschil

Leidinggevenden volgden een speciale training bij Visma|YouServe, om alle mogelijkheden te ontdekken van Youforce. Die vielen in goede aarde. “Ook de manager van het callcenter, die vroeger handmatig overuren invoerde in Excel, was blij. Alles gaat nu automatisch. Zij hoeft alleen maar een akkoord te geven.” Daarnaast vinden leidinggevenden het prettig dat ze personeelsdossiers nu zo makkelijk kunnen raadplegen. “

Meer tijd voor strategisch HR-beleid

Niet alleen managers, ook de HR-afdeling krijgt de handen iets meer vrij. Daardoor komt meer tijd vrij voor strategisch personeelsbeleid. “Zo vertaalt een werkgroep momenteel onze huidige 90 functieprofielen naar een beperkter aantal rollen. Op die manier kunnen we medewerkers flexibeler toewijzen aan projecten, rekening houdend met hun competenties en ontwikkelingswensen.”

Ook op andere manieren geeft Flanderijn haar bijna zeshonderd medewerkers meer flexibiliteit. Sinds een groot gedeelte  van de Flanderijn-medewerkers door de coronacrisis vanuit huis werkt, daalde het kortdurend verzuim. Ook steeg zowel de productiviteit als het werkplezier. “We willen daarom medewerkers in de toekomst meer mogelijkheden geven om deels vanuit huis te werken en hebben een werkgroep in het leven geroepen om dat te realiseren.”