Noodzaak van standaardisering

Toen Fokker in 2012 nog onder de vleugels genomen was van industrieconcern Stork lag de personeels- en salarisadministratie al bij Visma|YouServe. Cees: “Inmiddels hebben we grote slagen gemaakt. Fokker bestond namelijk uit vijf bedrijfsonderdelen, elk volledig autonoom. Zo ook in de werkwijzen wat betreft de HR- en salarisadministratie. Dit maakte het complex, het ene bedrijf declareerde volledig via Finance, terwijl het andere bedrijf bonnetjes naar Visma|YouServe stuurden en zei: ‘Succes ermee!’ Een enorm niveauverschil. We moesten dit gaan standaardiseren. Uitbesteden dwingt je om op één manier te werken, op één manier aan te leveren en op één manier te controleren. Nu praten we over gestandaardiseerde processen in plaats van over de vijf verschillende bedrijven.”

“Uitbesteden dwingt je om op één manier te werken, op één manier aan te leveren en op één manier te controleren. Nu praten we over gestandaardiseerde processen in plaats van over de vijf verschillende bedrijven.” Cees vertelt hoe die standaardisering is gegaan: “We wilden af van het klassieke HR-model met HR-administratie, HR-officers en een HR-directeur. Met deze drie pijlers moesten we anders gaan werken. Zo houdt de HR Business Partner zich bezig met het team- en organisatieontwikkelingen, bestaat HR-operations uit consultants in een adviserende rol en heb je ‘Centres of Excellence’ met enerzijds specialisten die beleid maken en anderzijds experts die zich bezighouden met moeilijke vraagstukken. De administratieve afwikkeling besteed je uit aan een partij voor wie het ‘core business’ is. Visma|YouServe heeft kennis van regelingen, uitvoering, de fiscale controle en het systeem. Zo’n shift waarbij ook het werk van de HR Consultants steeds verder geautomatiseerd wordt, zal je steeds vaker zien. Het vergt andere competenties van je medewerkers, maar het is wat mij betreft dé ideale situatie.”

“Doordat er één loket is, ontstaat er een uniforme werkwijze. Automatisering kan hierin flink ondersteunen. Het geeft HR meer tijd om managers te begeleiden.” 

Tijdwinst

“Zo’n standaardisering bespaart enorm veel tijd. Als vroeger iemand in dienst kwam, vulde de leidinggevende een formulier in met persoonsgegevens, zette het in Excel, mergede dit en vervolgens rolde er een arbeidsovereenkomst uit die daarna nog op zes punten moest worden aangepast. Diezelfde informatie werd ook nog eens opgevoerd in het personeels- en administratiesysteem én het tijdregistratiesysteem.

Nu vult de leidinggevende een 'Manager Self Service formulier’ in, HR controleert dit, drukt op de knop en er rolt een arbeidsovereenkomst uit die je nog steeds kunt aanpassen. Het HR-systeem is gekoppeld met het tijdregistratiesysteem, dus wanneer de nieuwe medewerker in dienst treedt, zakt hij door in het tijdregistratiesysteem en hoef je alleen nog maar een rooster toe te kennen. Een enorme tijdwinst!

We hebben ook grote stappen gemaakt met de Verzuim Management van Visma|YouServe. Voorheen meldden medewerkers zich ziek bij hun leidinggevende en belden vervolgens HR en HR noteerde de ziekmelding in het systeem. Bij sommige locaties moest je zelfs een antwoordapparaat inspreken. Wat is dan nog de toegevoegde waarde dat je HR belt? Nu vraagt de medewerker ziekteverlof aan in Self Service en de manager bepaalt of hij het toekent of niet. Dit draait inmiddels een half jaar en werkt fantastisch! Doordat er één loket is, ontstaat er een uniforme werkwijze. Automatisering kan hierin flink ondersteunen. Het geeft HR meer tijd om managers te begeleiden.”

Met de CFO aan tafel

In november 2015 is Fokker overgenomen door het Britse GKN Aerospace. Cees: “Een flinke acquisitie voor GKN, ze kregen er ineens 5.000 medewerkers van Fokker bij. Volgens op de overname hebben we moeten reorganiseren. Al aan het begin van deze reorganisatie konden we op basis van HR Analytics, Finance voorzien van de juiste gegevens en berekeningen. Déze kosten, déze cashflow en déze besparingen kun je op dát moment verwachten. Met onze gegevens kon Finance de financiële forecast voor het hele bedrijf bijstellen.

We zaten als inhoudelijke gesprekspartner samen met Finance aan tafel. Een switch waar Finance aan moest wennen: ‘Wij gaan toch over geld uitgeven?’ Als HR Business Partner snap ik waar Finance mee bezig is. Zo zit ik regelmatig met de CFO aan tafel. Als je processen goed op orde zijn, krijg je ook je data op orde. Dan kun je tijd stoppen in zaken, die toegevoegde waarde bieden.”

‘Zo willen wij het ook’

In HR wordt de komende 5 jaar steeds meer beredeneerd vanuit de business. Cees: “Maar dat kan alleen als de basis goed op orde is, processen zijn gestandaardiseerd en je gebruik maakt van ‘Centres of Excellence’. Wij hebben deze switch al gemaakt. Wij laten de basis over aan een specialist. Kijk naar het verzuim- en reorganisatieverhaal. Alles moet strak en goed op orde zijn, dat bespaart enorm veel tijd en geld. Dat is waarom wij uitbesteden. Pas dan heb je ruimte om leuke dingen te doen. Ook GKN ziet de meerwaarde hoe wij als HR georganiseerd zijn. ‘Zo willen wij het ook!’, een groter compliment bestaat niet!”