Case Keune Haircosmetics
Minder kwetsbaar, beter georganiseerd met payroll outsourcing
Keune Haircosmetics maakte de afgelopen jaren een grote digitaliseringsslag. Door de salarisadministratie uit te besteden aan Visma YouServe, werden processen professioneler en efficiënter ingericht. Zo bouwt het familiebedrijf aan een toekomstbestendige HR-organisatie.
Interview met:
Ariane van IJsselmuiden - Global HR Director
Kitty van der Meij - HR Business Partner
Keune Haircosmetics
Keune Haircosmetics is al ruim een eeuw een begrip in de kapperswereld. Het Nederlandse familiebedrijf, opgericht in 1922, ontwikkelt en produceert shampoos, conditioners, haarverzorgings- en kleuringproducten voor professionele salons. Vanuit het hoofdkantoor in Soest exporteert Keune naar meer dan tachtig landen. Daarnaast heeft Keune in een aantal landen ook eigen vestigingen. In Nederland werken meer dan 350 medewerkers.
“Keune is echt een familiebedrijf,” begint Arianne van IJsselmuiden, Global HR Director, te vertellen. “Meneer Keune is inmiddels 96 jaar en komt nog steeds drie dagen per week naar kantoor. Tot vorig jaar stuurde hij het bedrijf samen met zijn zoon aan. Sinds januari hebben we voor het eerst een directie die niet uit de familie komt, maar de betrokkenheid van de familie is nog altijd groot.”
De start van een digitaliseringsslag
Tot enkele jaren geleden verliepen veel HR-processen bij Keune nog grotendeels handmatig. “Toen ik hier begon, halverwege 2022, ging nog veel op papier,” vertelt Ariane. “De HR-afdeling was groter omdat vrijwel alles handmatig gebeurde.”
Keune werkte toen al met Visma YouServe – zowel op HR- als payrollvlak – maar gebruikte slechts een fractie van de mogelijkheden. “De eerste stap was het optimaliseren van onze werkprocessen", zegt Kitty van der Meij. “We zijn begonnen met HR Selfservice, zodat alles professioneler en efficiënter werd. Mutaties die eerst per e-mail naar de salarisadministrateur gingen, lopen nu via workflows.”
Stap voor stap naar een strakker proces
Het eerste optimalisatieproject duurde ongeveer een half jaar en startte begin 2023. “We hebben workflows en modules ingericht voor in-, door- en uitstroom, en performance management en declaraties,” vertelt Ariane. Wat Keune daarbij waardeerde, was het meedenken van Visma YouServe. “Ze dachten echt met ons mee,” zegt Kitty. “We stelden vragen en zij kwamen met ideeën over wat er wel of niet mogelijk was. Zo hebben we samen gekeken hoe we processen slimmer konden inrichten.”
Terwijl HR verder digitaliseerde, bleef de salarisadministratie een kwetsbaar punt. “We hadden één salarisadministrateur die eigenlijk alles zelf deed", aldus Ariane. “Toen zij vertrok, huurden we via YouFlex, de interimtak van Visma YouServe, een interimmer in. Toen zagen we pas hoeveel meer het systeem kon bieden.”
Door de komst van de interimmer werd duidelijk dat veel processen eenvoudiger konden. “Met de interimmer zagen we dat het systeem controles automatisch kon uitvoeren en als extra check fungeerde.” Het besef dat ze te afhankelijk waren én dat de interimmer tijdelijk was, markeerde een kantelpunt. “We wilden de processen verder professionaliseren”, gaat Ariane verder. “Toen zijn we gaan nadenken over outsourcing, het uitbesteden van onze salarisadministratie.”
(Tekst loopt hieronder door)
We stelden vragen en Visma YouServe kwam met ideeën over wat er wel en niet mogelijk was
Ariane van IJsselmuiden
Global HR Director
De overstap naar outsourcing
Na verschillende gesprekken met Visma YouServe bleek outsourcing de logische volgende stap. “Het maakte ons minder kwetsbaar en zorgde voor meer continuïteit", vertelt Ariane. “De salarisadministratie was iets wat één persoon altijd volledig beheerde. We hadden die expertise zelf niet in huis, en dat maakte ons afhankelijk.”
Voordat er op outsourcing kon worden overgegaan moest Keune een nieuwe optimalisatieronde doen. Dit project startte in mei 2024. Nadat deze optimalisatieronde was afgerond, is Keune met hetzelfde projectteam vanaf oktober bezig geweest met de voorbereidingen voor de outsourcing per 1 januari 2025.
“We hadden een projectmanager en een specialist vanuit Visma YouServe met wie we wekelijks contact hadden”, zegt Kitty. “Die samenwerking was heel prettig. Natuurlijk, het was veel werk, maar ze hebben ons goed begeleid in die maanden en dachten goed met ons mee.” Een goed voorbeeld hiervan is het declaratieproces. “Dat hebben we helemaal opnieuw ingericht en meteen gekoppeld aan de CO2-registratie. Dat idee kwam vanuit Visma YouServe.”
Ook intern vroeg de overgang wat aanpassing. “Voorheen zat er altijd iemand voor de salarisadministratie op kantoor”, vertelt Kitty. “Medewerkers konden even binnenlopen met vragen over loon of declaraties – dat past bij onze open cultuur.” Nu werkt Keune met vaste deadlines en processen. “Dat was even wennen, maar inmiddels loopt alles veel soepeler en efficiënter.”
De voordelen zijn zichtbaar. “Medewerkers hebben nu een app waarin ze hun loonstroken en declaraties kunnen zien en verlof in kunnen aanvragen", zegt Ariane. “Veel van onze mensen werken in de buitendienst, dus die zijn vaak onderweg. De basis loopt nu goed, en medewerkers zijn merkbaar tevredener.”
Minder kwetsbaar, meer rust
Sinds de overstap naar outsourcing ervaart Keune meer rust en continuïteit. “Voor mij staat op één dat we veel minder fragiel zijn geworden”, zegt Kitty. “Dat was echt de belangrijkste overweging.” Ook Ariane ziet de voordelen. “We zijn als organisatie professioneler geworden. Managers kunnen nu zelf mutaties doorvoeren, en we werken volledig digitaal. De processen zijn efficiënter ingericht en het voelt gewoon beter georganiseerd.”
Daarnaast merkt de HR-afdeling van Keune dat het werk minder operationeel is. “We hebben minder controlewerk, omdat Visma YouServe een deel overneemt,” vertelt Kitty. “We zetten iets in een ticket, en zij pakken het op of zoeken het uit. Dat scheelt enorm veel tijd.”
“In het begin was het wennen,” vult ze aan. “We hebben altijd met een salarisadministrateur in-house gewerkt, dan kon je snel iets vragen. Nu gaan vragen meestal via een ticket waardoor je soms wat langer moet wachten op het antwoord. Maar nu we het salaristeam van Visma YouServe beter kennen en het proces goed loopt, zie ik juist de meerwaarde.” Ariane: “Het voelde alsof we met nieuwe collega’s gingen werken. Je moet elkaar leren kennen en bepalen wie wat doet. Inmiddels loopt dat goed.”
(Tekst loopt hieronder door)
.jpg)
We hebben minder controlewerk, omdat YouServe een deel overneemt. We zetten iets in een ticket, en zij pakken het op of zoeken het uit. Dat scheelt enorm veel tijd.”
Kitty van der Meij
HR Business Partner
Lessen voor andere organisaties
Terugkijkend op het traject ziet Kitty een paar punten die ze andere organisaties wil meegeven. “We hadden het stuk rond koppelingen vooraf beter inzichtelijk kunnen maken”, zegt ze. “En ook beter in kaart kunnen brengen wat er allemaal onder de werkzaamheden van de salarisadministrateur valt – inclusief de neventaken.”
Dat inzicht is waardevol. “Als je dat vooraf goed in beeld hebt, weet je precies wat je bij Visma YouServe kunt beleggen en wat intern moet blijven,” vervolgt ze. “Mijn advies: zorg dat alle werkzaamheden vooraf duidelijk zijn en bepaal wie wat opvangt en overleg met Visma YouServe wat zij kunnen betekenen voor alle neventaken die mogelijk boven water komen. Dat voorkomt verrassingen later.”
Sommige extra werkzaamheden kwamen gaandeweg in beeld. “Denk aan de workload rondom de pensioenadministratie, verzekeringen of jaarlijkse rapportages,” zegt Kitty. “Daar zit best veel werk in. We zijn daarvoor nu bezig met het maken van koppelingen, zodat het straks automatisch met Visma YouServe meeloopt. Dat zijn eigenlijk weer nieuwe optimalisatieprojecten.”
Klaar voor verdere groei
In de afgelopen jaren is Keune flink gegroeid; zowel in omzet als in aantal medewerkers. “Daarom is het zo fijn dat onze processen nu geautomatiseerd zijn en dat we een stabiele partner hebben", zegt Ariane. “We zijn niet meer afhankelijk van één persoon en kunnen de groei goed aan.”
Een belangrijk doel voor het komende jaar is verdere integratie binnen de software van Visma YouServe. “We zijn nu bezig om het pensioenportaal en het verzuimsysteem te koppelen aan YouServe", vertelt Ariane. “Zodra die integraties staan, zijn we eigenlijk helemaal tevreden. Dan hebben we niet langer allemaal losse systemen, maar één centrale oplossing die met alles communiceert. Dat scheelt enorm in tijd en foutgevoeligheid.”
Ontdek hoe Visma YouServe kan helpen
Meer weten over het uitbesteden van je salarisadministratie? Neem contact met ons op! Patrick of één van zijn collega's helpt je graag verder.
