Case
Meer tijd dankzij automatisering
NTS werkt sinds 2016 met Visma YouServe om de HR- en payroll-processen te standaardiseren en te automatiseren. Dankzij deze samenwerking verloopt de verloning soepel en foutloos én zet NTS belangrijke stappen richting efficiëntere processen.
Interview met:
Roy Vrinten
Compensation & Benefits Manager
NTS
Producten en diensten in deze case:
YouServe HR Core
YouServe Payroll
HR Robotics en AI
NTS
Wereldwijde hightech-speler
NTS is een toonaangevende speler in het ontwikkelen en maken van hightech systemen. Het bedrijf produceert precisie-onderdelen, modules en systemen voor de semiconductor industrie en de analytische markt. NTS heeft vestigingen in Nederland, China, Singapore, Amerika en Tsjechië en wereldwijd zo'n 2000 medewerkers, waarvan 1200 in Nederland.
NTS
Meer tijd voor het mensenwerk dankzij automatisering
NTS ging in 2016 in zee met Visma YouServe om de salarisadministratie te digitaliseren, maar al gauw ontstond de wens om meer (handmatige) HR- en payroll-processen te automatiseren en te centraliseren. Roy Vrinten, Compensation & Benefits Manager, legt uit: "Ons doel is om onze medewerkers in Nederland efficiënt en op een uniforme manier te bedienen. De HR- en payroll-software van Visma YouServe helpt ons hierbij. Zo hebben we minder handmatig werk en besparen we tijd, wat cruciaal is voor ons groeiende bedrijf.”
Efficiënte en foutloze processen zonder handmatig werk
De eerste stap die NTS zette naar digitalisering, was het aanschaffen van de payroll-software van Visma YouServe. Want, zo zegt Roy: “De verloning moet gewoon goed gaan. Iedereen wil op tijd zijn salaris ontvangen en dat moet foutloos gebeuren. Met de salarissoftware verloopt de salarisrun automatisch en gecontroleerd, dus is er veel minder risico op fouten.” Daarnaast gebruikt NTS verschillende HR-modules van Visma YouServe om de HR-afdeling met software te ondersteunen. Denk aan de personeels-, verzuim- en verlofadministratie. Dit helpt allemaal om efficiënt en foutloos te werken.
Door de robotisering van het versturen van brieven besparen we ongeveer zes weken werk per jaar voor één FTE.
Roy Vrinten
Compensation & Benefits ManagerNTS
HR Robotics zorgt voor tijdsbesparing van 6 weken
NTS is een van de eerste klanten die gebruik maakt van HR Robotics van Visma YouServe. "We hebben twee processen gerobotiseerd: het loonstatenproces en het versturen van brieven," vertelt Roy. "Via het gerobotiseerde proces staan elke maand de loonstaten automatisch klaar voor de salarisadministratie. We hoeven ze alleen nog maar door te sturen naar finance. Dit klaarzetten gebeurde eerder handmatig. Daar kwam veel opzoekwerk bij kijken en bovendien was het iedere maand hetzelfde klusje. Perfect om te robotiseren dus."
Nog enthousiaster is Roy over de robotisering van het brieven versturen. Er wordt nu automatisch een grote hoeveelheid brieven gemerged en geüpload in het personeelsdossier, waarna de medewerker direct een notificatie krijgt. Roy: “We versturen zo’n 1100 brieven per jaar. Salarisinformatie, bonussen, functieomschrijvingen, noem maar op. Dat was een tijdrovend proces: opstellen, printen, ondertekenen, versturen via post, en weer opnieuw scannen en uploaden. Nu is dit volledig geautomatiseerd. We vullen een Excel-bestand in met de juiste gegevens, waarna de robot de brieven genereert en in het dossier plaatst. Medewerkers krijgen automatisch een mail. Deze automatisering bespaart ons ongeveer zes weken werk per jaar voor één FTE.”
Meer tijd voor het echte mensenwerk
Het automatiseren van HR en payroll-processen is voor NTS een belangrijk doel, omdat het veel tijd bespaart. Die tijd kan het bedrijf goed gebruiken. “We zien dat de vraag binnen de maakindustrie snel groeit en wij verwachten dan ook een grote groei door te maken in de komende jaren”, legt Roy uit. “Dat betekent meer mensen in de organisatie en daar willen we onze volledige aandacht aan kunnen geven. Het juiste talent binnenhalen, de mensen een warm welkom heten, hen een fijne werkplek bieden. Doordat het administratieve werk gewoon op orde is en digitaal verloopt, houden we tijd over voor dit echte mensenwerk. Bovendien hebben we meer aandacht voor complexe zaken zoals talent management en strategische personeelsplanning.”
De toekomst van HR Analytics en data
NTS blijft streven naar verdere automatisering en standaardisatie van belangrijke HR- en payroll-processen. Roy legt uit: "Binnenkort gaan we live met de nieuwe administratieve onboarding en e-signing voor nieuwe indiensttredingen. Daarnaast hebben we nog een heel aantal handmatige processen die we willen automatiseren, maar daarvoor moeten ze eerst gestandaardiseerd worden. Een digitaal proces werkt alleen als de basis klopt.”
Ook data en HR Analytics bieden volgens Roy grote kansen voor NTS. “Er komt in onze HR- en payroll-software veel data binnen. Dat wordt steeds meer. We onderzoeken nu hoe we deze data het beste kunnen gebruiken. We halen bijvoorbeeld met PowerBI data uit de systemen voor onze verlof- en verzuimrapportages. Een andere interessante ontwikkeling is de AI chatbot van Visma YouServe. We kijken hoe we deze voor onze medewerkers kunnen inzetten. Bijvoorbeeld op onze Sharepoint met onze eigen informatie en documenten als input. Mensen hoeven dan niet meer te bellen met HR voor simpele vragen, ze kunnen deze gewoon aan de chatbot stellen. Dat scheelt onze HR-administratie veel tijd."
In gesprek blijven zorgt voor mooie resultaten
Roy heeft een aantal tips om automatisering binnen je organisatie goed aan te pakken. “Kijk kritisch naar de processen die je wilt automatiseren. Is het de moeite waard? Wat gaat het je opleveren? Kun je in het systeem zelf automatiseren, wat de voorkeur heeft, of gaat het proces deels buiten het systeem waardoor een robot slimmer is? Het is belangrijk om hier van tevoren over na te denken.”
Maar misschien nog wel belangrijker, zegt Roy, is het vinden van de juiste leverancier die je hiermee helpt. “Je leverancier moet echt een partner zijn. Ik ben daarom heel blij met de professionals van Visma YouServe. Dit zijn allemaal experts die super snel reageren en ons echt ondersteunen.” Heeft hij dan ook nog een tip voor ons? “Ja, een hele simpele eigenlijk. Blijf met ons, de klant, in gesprek. Informeer klanten proactief over nieuwe ontwikkelingen op technologisch gebied zoals AI en robotisering. En denk dan vanuit de praktijk, vanuit ons, zodat je hierop blijft aangesloten. Als we nauw met elkaar in contact blijven dan kunnen we samen nog hele mooie dingen maken.”
Scan
Robotics en AI voor jouw organisatie
Is jouw HR- of payroll-afdeling veel tijd kwijt aan repetitieve, administratieve handelingen? Denk aan loonstroken uitdraaien, rapportages draaien of betalingen. Door deze processen te automatiseren bespaar je veel tijd, die je dan weer aan het echte mensenwerk kunt besteden.Doe de HR Robotics Scan en ontdek binnen 5 minuten wat HR Robotics voor jouw organisatie kan betekenen!
Maar liefst 1400+ organisaties kiezen voor Visma YouServe, waaronder:
Contact
Ontdek hoe Visma YouServe kan helpen
Wil je eens sparren met één van onze mensen over het optimaliseren van je eigen HR-processen? Neem contact met ons op.