Choose language

Case Royal FloraHolland

Digitalisering voor toekomstbestendige HR bij Royal FloraHolland

Royal FloraHolland, de grootste internationale marktplaats van bloemen en planten, werkt met Visma YouServe aan een toekomstbestendige HR. Dankzij digitalisering, selfservice en HR Robotics worden processen efficiënter. Dit bespaart tijd en geeft HR-professionals de ruimte voor strategische taken.

AB klantcase-Royal Flora Holland_mobile AB klantcase-Royal Flora Holland_desktop

Interview met:

Bart van der Bent
HR Manager

Rens Peperkoorn
HR Business Partner

Producten en diensten in deze case:

HR-software
Payroll-software
HR Robotics
Verzuimsoftware

Royal FloraHolland

Royal FloraHolland is de grootste internationale sierteeltmarktplaats van bloemen en planten. Zij zijn een coöperatie, een vereniging van kwekers met een eigen bedrijf. Met gemiddeld 100.000 transacties per dag, een jaaromzet van ruim 5 miljard euro en ongeveer 3.000 leden (kwekers) uit Europa, Afrika en Azië én kopers uit veel verschillende landen zijn ze leidend in de sierteeltsector. De geschiedenis gaat meer dan honderd jaar terug. 

Royal FloraHolland heeft drie fysieke hubs: in Aalsmeer, Naaldwijk, Rijnsburg en Eelde. Hier werken ongeveer 3.000 medewerkers, het merendeel in de logistiek. Zodoende is er voldoende capaciteit voor de logistieke en financiële verwerking en tijdige aflevering van bloemen en planten.

Digitalisering voor toekomstbestendige HR bij Royal FloraHolland

Voor een complexe organisatie als Royal FloraHolland is goede ondersteuning vanuit HR van groot belang. De HR-afdeling van Royal FloraHolland telt dan ook 55 professionals, verdeeld over verschillende afdelingen: HR Infrastructuur, Expertise, HR Business Support en Recruitment.

Bart van der Bent is manager van het HR Servicecentrum. Hij werkt binnen Royal FloraHolland al jarenlang samen met Visma YouServe. “De lijntjes zijn kort. Als ik een vraag heb, bel of app ik mijn contactpersonen bij Visma YouServe direct. Zowel vanuit onze kant als vanuit YouServe investeren we tijd in die relatie. Daardoor kunnen we snel schakelen over praktische zaken, maar bijvoorbeeld ook af en toe inspiratiesessies organiseren. Daar halen we veel uit, óók zaken waar we zelf nog niet aan gedacht hadden. Heel waardevol.”

Bart
De lijntjes zijn kort. Daardoor kunnen we snel schakelen, maar bijvoorbeeld ook inspiratiesessies organiseren. Heel waardevol.

Bart van der Bent

HR Manager bij Royal FloraHolland

HR-processen automatiseren en selfservice mogelijkheden managers vergroten

Wat Bart betreft ligt voor Royal FloraHolland de grootste uitdaging binnen het HR Servicecentrum in het digitaliseren en optimaliseren van administratieve processen. “Het is uitdagend om het team dat de HR-administratie verzorgt stabiel te houden. Jongere medewerkers willen we de kans bieden om door te groeien, oudere medewerkers om van hun welverdiende pensioen te genieten. Dat betekent veel wisselingen.” Royal FloraHolland zocht dus naar manieren om de personeelsadministratie te verlichten. Bart: “Doel daarbij is om zoveel mogelijk processen te automatiseren en de mogelijkheden van selfservice voor managers te vergroten, zodat zij zelf zo veel mogelijk HR-mutaties kunnen doorvoeren.”

Visma YouServe speelt een grote rol in het realiseren van deze ambities. Dankzij de inzet van consultancy en digitalisering werden processen steeds gebruiksvriendelijker en minder arbeidsintensief. Een goed voorbeeld hiervan zijn de ‘tegels’ in Selfservice: een aantal functionaliteiten waarmee complexe processen nu overzichtelijk zijn en soepel verlopen, wat zorgt voor administratieve verlichting. Ook werden functionaliteiten rondom de Arbeidsvoorwaardenregeling verder geautomatiseerd. Denk aan automatische berekeningen waar de medewerker recht op heeft en het automatisch genereren van bijbehorende brieven. Dit resulteerde in tijdsbesparing en een gebruiksvriendelijk proces voor de managers.

Ook HR Robotics wordt binnen een aantal processen ingezet. “Onze organisatie bestaat al meer dan 100 jaar. Er zijn in die tijd veel verschillende soorten arbeidscontracten ontstaan, dat betekent ook een grote hoeveelheid verschillende bijbehorende brieven zodra er een wijziging is. Door Robotics in te zetten is dat proces geautomatiseerd en enorm versneld.”

Visie op verzuim bij Royal FloraHolland

Rens-rond (2)
 

Rens Peperkoorn is HR Business Partner bij Royal FloraHolland. Hij is verantwoordelijk voor de locatie Aalsmeer en houdt zich met name bezig met thema’s als vitaliteit, engagement en ontwikkeling. Rens: “Door de krappe arbeidsmarkt hebben we een flink personeelstekort. Vitaliteit en verzuim zijn mede daardoor een belangrijk aandachtspunt binnen onze organisatie.” Royal FloraHolland heeft een duidelijke visie op verzuim. Vanuit deze visie gelooft Royal FloraHolland erin dat iedereen wat kan overkomen, maar de impact daarvan is afhankelijk van de keuzes die iemand maakt. “In 2022 zijn we op zoek gegaan naar software die onze visie en aanpak kon ondersteunen. Visma YouServe heeft toen Otherside at Work aangedragen. Zij bieden met Xpert Suite de mogelijkheden die we zochten, waaronder flexibiliteit van inrichting, documenten digitaal ondertekenen, triggers instellen en verschillende andere innovatieve functionaliteiten.”  

Mogelijkheden van nieuwe technologie

Royal FloraHolland maakt gebruik van een geïntegreerd HR IT-landschap, met in de kern YouServe HR Core. Door middel van API's worden verschillende tools en systemen, zoals het Learning Management systeem, het verzuimsysteem en het recruitmentsysteem aan YouServe HR Core gekoppeld om zo efficiënt mogelijk te werken. Bart: “Het uiteindelijke doel is dat alle data zo efficiënt mogelijk door de systemen loopt. Op die manier kunnen we uniform rapporteren voor bijvoorbeeld CSRD. Ondanks dat veel standaardrapportages beschikbaar zijn, blijven sommige specifieke data-uitdagingen bestaan, bijvoorbeeld rondom urenadministratie. Daar blijven we met Visma YouServe over in gesprek.”

Bart heeft een duidelijke visie op de verdere standaardisatie, automatisering en digitalisering van HR- en payrollprocessen. “Ik streef altijd naar het efficiënter maken van processen. Dat begint bij standaardisatie van onder andere contractvormen en de CAO. Daarnaast zie ik veel mogelijkheden om nieuwe technologie in te zetten, zoals HR Robotics en AI. Dit biedt kansen om Manager Self Service mogelijkheden te vergroten. We kunnen dan meer administratief werk met minder mensen doen, zodat onze HR-professionals zich kunnen richten op andere, meer inhoudelijke HR-taken.” 

Regelmatig sparren levert veel op

Of Bart nog advies heeft voor andere organisaties op HR-gebied? “Neem de tijd om regelmatig te sparren met vaste contactpersonen van je leverancier. Dat kan ik iedere organisatie aanraden. Challenge hen om mee te denken over lastige processen. Het levert zoveel op! Wij blijven op deze manier nooit te lang hangen in praktische problemen, want Visma YouServe heeft vaak al snel een oplossing. Ook blijf je op de hoogte van nieuwe mogelijkheden en bijvoorbeeld wijzigingen rondom wet- en regelgeving.” 

Visma YouServe betaalt zich uit

Meer weten over onze payroll- en/of hr-software of het uitbesteden van je salarisadministratie? Neem contact met ons op.

HR- en salaris administratie eenvoudig