Case Siemens Nederland
Lagere kosten en meer flexibiliteit door payroll outsourcing
Toen meerdere payrollspecialisten wegvielen besloot Siemens Nederland de salarisadministratie uit te besteden aan Visma YouServe. Lees in deze case hoe dit zorgde voor continuïteit, lagere kosten en meer wendbaarheid.
Interview met:
Norbert Fieback - Head HR Services NL/BE/FR/IT
Producten en diensten in deze case:
Siemens Nederland
Siemens Nederland is onderdeel van het wereldwijde Siemens-concern en bestaat in Nederland uit ruim 20 bedrijven met in totaal circa 3.000 medewerkers. Siemens ontwikkelt technologie voor industrie, infrastructuur, mobiliteit en gezondheidszorg, vooral voor zakelijke klanten. Met digitalisering helpt Siemens bedrijven om concurrerender, wendbaarder en duurzamer te worden. Zo versnelt Siemens samen met zijn klanten de digitale en duurzame transformatie van de economie.
Eén centrale aanpak voor HR- en salarisadministratie
Een “behoorlijk ingewikkeld bedrijf”, zo omschrijft Norbert Fieback zijn eigen organisatie lachend. “Bij de naam Siemens denken veel mensen nog steeds aan de keukenapparatuur, maar die maken we al heel erg lang niet meer. Siemens bestaat al meer dan 150 jaar en heeft zich in al die jaren steeds weer in een andere vorm opnieuw uitgevonden”
Als Head HR Services van Siemens Nederland leidt Norbert de unit Global Business Service. Met zijn team is hij onder andere verantwoordelijk voor de HR- en salarisadministratie, inclusief de salarisverwerking, die centraal is ingericht. Alle administratieve kernprocessen - zoals HR, boekhouding en orderverwerking - zijn uit de verschillende bedrijfsonderdelen gehaald en gecentraliseerd. Elke bedrijfstak die valt onder Siemens Nederland bepaalt zelf of zij gebruikmaakt van deze centrale dienstverlening - en welke diensten dan precies - of kiest voor een andere oplossing.
“Op deze manier proberen we processen zoveel mogelijk te standaardiseren en te automatiseren. Waar het kan, bundelen we administratieve activiteiten en voeren we ze uit vanuit landen waar dat het meest kostenefficiënt is. Zo werken we wereldwijd met servicecenters in onder andere Portugal, Praag, India en Bratislava, die ook de Nederlandse organisatie bedienen”, legt Norbert uit.
De uitdaging: specialistisch werk en krappe bezetting
Siemens Nederland verzorgt op dit moment voor 14 Siemens-bedrijven de salarisadministratie en maakt al jarenlang tevreden gebruik van de payroll software van Visma YouServe. Eind 2024 ontstond er een onverwachte uitdaging. “Twee medewerkers vertrokken. De een had een andere baan, de ander besloot eerder met pensioen te gaan. Dat waren twee zeer ervaren specialisten. Dan sta je ineens voor de keuze: wat ga ik doen? In onze gesprekken met Visma YouServe zijn we nagegaan of uitbesteding een betere oplossing zou zijn voor onze organisatie.”
“Door voor uitbesteding te kiezen kan ik leunen op extra expertise, wat voor Siemens Nederland belangrijk is voor het borgen van de kwaliteit van de payroll. In Nederland verzorgen we nu de salarisadministratie voor ongeveer 3.000 medewerkers verdeeld over verschillende organisaties, met slechts 2,5 payrollspecialisten. Dat is erg weinig, zeker als je kijkt naar de complexe wet- en regelgeving, cao’s en alle administratieve verplichtingen rondom premies en pensioenen. Als je dat zelf wilt doen, heb je meer mensen nodig én moet je die kennis continu op peil houden. Voor mij was direct duidelijk dat dit met zo’n klein team een te groot risico was. Door te outsourcen kan ik vertrouwen op mijn partner voor actuele kennis en regelgeving, en ben ik niet meer afhankelijk van een paar eigen medewerkers die bovendien ouder worden.”
Lagere kosten, meer flexibiliteit
Naast de voordelen op het gebied van kwaliteit, moest de businesscase natuurlijk ook kloppen. Norbert is duidelijk over het resultaat van het uitbesteden van de payroll: “Uiteindelijk zijn de kosten van uitbesteding lager dan wanneer ik het allemaal zelf moet organiseren. Dus daar zit een duidelijke besparing.”
De outsourcing van de payroll zorgt er bovendien voor dat Siemens Nederland flexibeler kan inspelen op veranderingen. De organisatie is immers constant in beweging is, zo stelt Norbert. “Door het voortdurend komen en gaan van bedrijfsonderdelen en de bijbehorende fusies, krijgen we te maken met heel specifieke administratieve wensen – zoals het gescheiden houden van bepaalde financiële afdelingen. Dat vraagt om een zeer flexibele administratie. Het uitbesteden betekent dat we verzekerd zijn van continuïteit.”
En dat niet alleen: “Outsourcing zorgt ook binnen mijn eigen team voor meer flexibiliteit. Als er in mijn team van elf mensen plotseling een paar vertrekken, slaat het management direct alarm: twintig procent weg, dat heeft impact – óók op ons. Maar voor mij betekent het juist dat ik nu veel gemakkelijker kan op- of afschalen. Mijn flexibiliteit om mee te bewegen met de veranderende behoeften binnen Siemens is daardoor veel groter geworden.”
We hebben een gezicht bij de mensen met wie we samenwerken en weten precies waarvoor we bij wie moeten zijn
Norbert Fieback
Head HR Services NL/BE/FR/IT
Samenwerking Visma YouServe ‘enorm persoonlijk’
In zijn internationale rol ziet Norbert hoe salarisadministratie in verschillende landen wordt georganiseerd. De samenwerking met Visma YouServe valt hem op door flexibiliteit: “We werken met een ticketsysteem, maar bij urgente zaken kan ik direct de manager bellen. Er wordt dan snel geschakeld en dat geeft vertrouwen.”
Volgens Norbert zit het succes vooral in het persoonlijke contact. “We hebben een gezicht bij de mensen met wie we samenwerken en weten precies waarvoor we bij wie moeten zijn. Het contact is informeel, mijn team spreekt direct met specialisten. Als er iets misgaat, zoeken we samen een oplossing. Het voelt alsof we collega’s zijn: mijn probleem wordt ook jullie probleem. Dat waardeer ik enorm.”
Die informele relatie kent ook een valkuil: “Het kan soms lastiger zijn elkaar aan te spreken.” Toch ervaart hij de samenwerking als volwassen en gelijkwaardig. “Je moet ook streng naar elkaar kunnen zijn. Juist dát zie ik als succes: het voelt niet als klant-leverancier, maar als partners. Als ik een probleem meld, weet ik dat de ander het net zo serieus neemt. Dat maakt het prettig samenwerken.”
Efficiëntie door automatisering
Elk jaar moet Siemens Nederland productiviteitswinst realiseren, wat betekent dat de organisatie continu zoekt naar manieren om kosten te besparen. “Dat betekent vooral: verder en slimmer automatiseren", vervolgt Norbert. “Daarbij kom ik op een belangrijk onderdeel van jullie pakket: workflows bouwen via Self Service. Hierdoor kunnen medewerkers zelf hun mutaties doen, of het nu gaat om een overplaatsing, promotie, salarisaanpassing, bonus, nieuw bankrekeningnummer, nieuw adres, ouderschapsverlof, betaald bevallingsverlof, noem maar op.”
Er ligt een duidelijke roadmap om de processen verder te automatiseren. “Dat bespreken we samen met de consultant van Visma YouServe, en we vragen ook echt om mee te denken. Zo zijn we voor een van onze bedrijven nu bezig met een kostendeclaratieformulier en een overwerkformulier in de software. Dat is best een uitdaging om samen te bouwen, maar uiteindelijk lukt het wel. Het resultaat is een oplossing waarmee medewerkers direct kunnen declareren, de manager keurt het goed en het zit meteen in de payroll. Dat verlaagt de kosten.”
Samen blijven afstemmen
Sinds eind 2024 verzorgt Visma YouServe de salarisadministratie voor een deel van de klanten van Siemens Nederland, later volgde het applicatiebeheer. Norbert vertelt: “We zitten nog midden in het proces en stuiten nog op nieuwe vraagstukken. De payrollsoftware wordt bij ons gezien als een Siemens-systeem en moet voldoen aan strenge security checks. Soms werkt het even niet, vaak door een speciale connectie aan onze kant.”
“Dan is de vraag: leg je het probleem bij Visma YouServe neer of zoek je het eerst intern uit? In theorie klinkt het simpel, maar in de praktijk zijn de grenzen soms lastig te trekken. In grote lijnen is het duidelijk, maar in details blijft het zoeken. Gelukkig op een prettige manier, samen.”
De toekomst van payroll met AI
Als het gaat om de toekomst van HR en payroll, verwacht Siemens Nederland veel van slimme data-analyses en AI. “Wij produceren ongelooflijk veel data. Je weet bij salarisadministratie: je kunt niet alles tot op de cent controleren. Daar zou AI binnen Visma YouServe veel kunnen betekenen. Het strategisch inzetten van data – bijvoorbeeld om trends of afwijkingen te signaleren – zie ik als iets wat ons in de toekomst mogelijk echt verder kan brengen.”
Ontdek hoe Visma YouServe kan helpen
Meer weten over het uitbesteden van je salarisadministratie? Neem contact met ons op! Patrick of één van zijn collega's helpt je graag verder.
