Veel werknemers reizen met hun auto van de zaak naar het buitenland, voor een werkbezoek of vakantie. Maar wie betaalt dan de kosten voor brandstof, tol of parkeren? En wat mag je onbelast vergoeden als werkgever? In deze blog lees je waar je op moet letten bij zakelijk en privégebruik van een auto van de zaak over de grens.
Gebruikt een werknemer een auto van de zaak in het buitenland alleen voor zakelijke ritten? Dan mogen de kosten die hiermee samenhangen – zoals tanken, tolwegen en parkeren – onbelast worden vergoed. De Belastingdienst beschouwt dit namelijk als intermediaire kosten: kosten die de werknemer namens de werkgever maakt.
Worden deze kosten direct betaald via een tankpas of zakelijke pinpas, dan is de zakelijkheid eenvoudig aan te tonen. Let wel op: niet elke tankpas is geschikt voor gebruik in het buitenland. Veel tankpassen zijn beperkt tot Nederland of geselecteerde tankstations. Heeft de werknemer geen geschikte pas bij zich, maar schiet hij zelf brandstof- of tolkosten voor? Dan mag je die ook onbelast vergoeden, mits er sprake is van zakelijke kilometers en:
Het is aan te raden om vooraf af te stemmen met je belastinginspecteur of de gemaakte schriftelijke afspraken voldoen aan het zakelijkheidscriterium van de Belastingdienst. Zo voorkom je discussie of onverwachte naheffingen achteraf.
Gaat de werknemer met de auto van de zaak op vakantie? Dan is er sprake van privégebruik en dat ligt fiscaal anders. In principe wil je als werkgever niet opdraaien voor extra kosten die tijdens vakanties ontstaan, zoals buitenlandse brandstof- of tolkosten. Toch mág je deze vergoeden, mits er vooraf duidelijke schriftelijke afspraken zijn gemaakt.
Let op: de Belastingdienst stelt dat alleen zakelijke kosten onbelast vergoed mogen worden. Betaal je als werkgever toch (privé)kosten, dan loop je risico op een fiscale correctie. Je voorkomt dit door afspraken te maken over het karakter van de kosten en de manier waarop je deze verrekent, bijvoorbeeld als eigen bijdrage voor privégebruik.
Een veelgebruikte oplossing is om de vakantiekosten te behandelen als een eigen bijdrage voor privégebruik van de auto. In dat geval betaalt de werknemer zelf de brandstof- en tolkosten tijdens de vakantie, declareert hij deze bij jou, en breng je het bedrag vervolgens in mindering op de bijtelling.
De bijtelling mag daardoor lager worden, maar nooit negatief uitvallen. Zo blijft het gebruik fiscaal netjes verwerkt en voorkom je dat je als werkgever wordt aangeslagen voor kosten die privé zijn gemaakt.
Een werknemer heeft een maandloon van € 3.000 en rijdt in een ter beschikking gestelde auto met een cataloguswaarde van € 30.000. De bijtelling bedraagt 22%, wat neerkomt op € 550 per maand. De werknemer gaat in juli op vakantie naar Frankrijk. Hij maakt voor € 560 aan brandstof- en tolkosten. Omdat is afgesproken dat dit bedrag wordt beschouwd als eigen bijdrage voor privégebruik, wordt dit bedrag afgetrokken van de bijtelling.