De werkkostenregeling (WKR) geeft werkgevers de mogelijkheid om een deel van de loonsom te besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. In de praktijk wordt de vrije ruimte echter vaak niet volledig benut of verkeerd toegepast. Dat leidt tot gemiste fiscale voordelen of onverwachte naheffingen bij een controle. In deze blog lees je welke fouten veel voorkomen en hoe je ze kunt voorkomen.
De salarisafdeling heeft doorgaans de meeste kennis van de WKR, maar kan het niet alleen. HR maakt afspraken over (secundaire) arbeidsvoorwaarden, Finance legt factuurprijzen vast en Inkoop onderhandelt met leveranciers. Als die informatie niet samenkomt, ontbreekt het overzicht en wordt de WKR verkeerd toegepast. Het is daarom belangrijk dat deze afdelingen periodiek met elkaar afstemmen.
Een veelgemaakte fout is dat factuurprijzen exclusief btw worden vastgelegd, terwijl de WKR rekent met de waarde inclusief btw. Ook ontbreken er vaak aparte grootboekrekeningen voor gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of kosten die in de vrije ruimte vallen. Dat maakt het lastig om uitgaven goed te volgen en te verantwoorden. Met een duidelijke inrichting van de administratie scheelt dit achteraf veel werk en is een controle door de Belastingdienst eenvoudiger.
Als een bonus of vergoeding in de vrije ruimte wordt ondergebracht, kan dat bij werknemers verwachtingen wekken. Wordt niet duidelijk gecommuniceerd dat het om een eenmalige aanwijzing gaat, dan kunnen werknemers zich later beroepen op een verworven recht. Dat leidt tot discussies en verhoogt de druk op de vrije ruimte. Duidelijke communicatie vanuit HR – dat aanwijzen als eindheffingsloon jaarlijks opnieuw wordt besloten – voorkomt misverstanden.
Veel organisaties berekenen pas aan het einde van het jaar hoeveel vrije ruimte al is benut. Blijkt dan dat de grens is overschreden, dan resteert alleen nog de eindheffing van 80% over het meerdere. Door gedurende het hele jaar inzicht te houden in de stand van de vrije ruimte, kun je tijdig bijsturen. Zo benut je de resterende ruimte slim of voorkom je de onnodige belastingheffing van 80% aan het einde van het jaar.
De WKR raakt ook leveranciers en dienstverleners, zoals cateraars die maaltijden verzorgen in de bedrijfskantine. Als niet duidelijk is hoeveel werknemers zelf bijdragen of hoe kosten worden verwerkt, is een juiste toepassing van de regeling onmogelijk. Het goed vastleggen van deze afspraken en het delen van de informatie met Finance en Salarisadministratie voorkomt dat er later fouten of discussie ontstaan.
Een personeelsfeest op eigen locatie is grotendeels onbelast en valt buiten de WKR. Zodra het feest echter plaatsvindt op een externe locatie, komt het ten laste van de vrije ruimte. Dat onderscheid is bij veel organisaties onbekend, waardoor kosten soms onterecht buiten de vrije ruimte blijven of juist dubbel meetellen. Hetzelfde geldt voor bedrijfsuitjes of jubileumvieringen. Door hier vooraf duidelijke afspraken over te maken en deze correct te verwerken, voorkom je dat de vrije ruimte ongemerkt sneller volloopt dan verwacht.
Een vaste kostenvergoeding kan fiscaal gunstig zijn, mits die goed is onderbouwd en (deels) onder een gerichte vrijstelling valt. Vaak worden deze vergoedingen niet uitgesplitst, waardoor alles in de vrije ruimte terechtkomt. Het gevolg: de vrije ruimte wordt sneller opgesoupeerd terwijl dat niet nodig is. Door vaste vergoedingen opnieuw te beoordelen en waar mogelijk te splitsen, kan een deel van de kosten onbelast worden vergoed buiten de vrije ruimte om. Dat levert zowel voor de werkgever als voor werknemers voordeel op.