Wat als jouw belangrijkste payrollspecialisten tegelijk wegvallen? Bij een groothandel gebeurde precies dat: de teamlead vertrok naar een ander bedrijf en de senior salarisadministrateur ging op sabbatical. De salarisverwerking moest gewoon doorgaan en dus schakelde het bedrijf tijdelijke ondersteuning in via Visma YouServe.
"De kennis zat vooral in hun hoofd"
Amanpreet Kaur werd als interimmer aan het payrollteam toegevoegd. “Wat ik aantrof, was niet uitzonderlijk,” vertelt ze. “De werkbeschrijvingen waren beknopt, slechts een paar regels. Veel kennis zat in de hoofden van medewerkers, maar stond nergens echt goed op papier.” Juist dat maakt een organisatie kwetsbaar. Want zodra een sleutelpersoon vertrekt, ontstaat het risico dat belangrijke stappen over het hoofd worden gezien.
Ook de manier van controleren viel haar op. “Sommige controles waren onnodig ingewikkeld opgeschreven. Terwijl ik – als buitenstaander – in een half uurtje begreep wat er moest gebeuren. Vaak ontstaat er verwarring tussen medewerkers, waardoor het proces tijdrovender wordt dan nodig.”
De kracht van een frisse blik
Amanpreet gelooft in eerst begrijpen, dan verbeteren. “Ik kijk eerst even mee: wat doen ze precies, hoe is het systeem ingericht, waar zitten de knelpunten? Vervolgens neem ik het werk zelfstandig over, zodat we snel kunnen sparren over wat efficiënter kan.”
Hoewel er vaak direct al verbeteringen mogelijk zijn, ligt in de eerste weken de focus op continuïteit. “In dit geval zou de teamlead al na twee weken vertrekken. Dan is het essentieel dat ik het bestaande proces goed begrijp en tijdelijk kan volgen, zodat de salarisrun niet in gevaar komt. Daarna kijk ik pas naar structurele optimalisatie.”
Onlogische taakverdeling tussen HR en payroll
Tijdens haar inwerkperiode ontdekte Amanpreet ook dat de rolverdeling tussen HR en payroll niet optimaal was. “Payroll kreeg een controlerende rol toebedeeld, maar was daardoor juist minder betrokken bij de uitvoering. Terwijl payrollmedewerkers vaak de enigen zijn die écht begrijpen hoe een mutatie moet worden doorgevoerd, denk aan de 30%-regeling of leaseauto’s.”
Een ander knelpunt: het ontbreken van het vier-ogenprincipe. “HR voert soms mutaties door die niemand controleert. Payroll kan die fouten dan ook niet zien, omdat de benodigde informatie simpelweg ontbreekt in het systeem.”
Geen half werk
Amanpreet wil organisaties niet alleen tijdelijk helpen, maar ook sterker achterlaten. “Ik wil niets achterlaten wat niet goed is afgerond. Mijn doel is altijd: zorgen dat het proces duidelijk is, dat het loopt – en dat het team daarna zelfstandig verder kan. Dan pas heb ik mijn werk goed gedaan”, besluit ze.
