Sterke onboarding begint bij pre-boarding - zó pak je dat aan

Een nieuwe baan is altijd spannend, maar een goed onboardingsproces kan dat gevoel snel ombuigen naar enthousiasme en vertrouwen. Wanneer nieuwe medewerkers zich vanaf dag één (of zelfs daarvoor) welkom en goed voorbereid voelen, faciliteer je een goede start en gaan ze met zelfvertrouwen aan de slag. In deze blog leggen we uit waarom goede pre-boarding en onboarding samen een krachtige combinatie vormen die het succes van jouw nieuwe medewerkers bepaalt.

Goede onboarding: wat zeggen de cijfers?

De positieve impact van een goed georganiseerd onboardingsproces is al veel langer duidelijk. Onderzoek van de Society for Human Resource Management liet jaren geleden al zien dat medewerkers tot wel 50% productiever zijn wanneer het onboardingstraject effectief en gestructureerd is Daarnaast blijft 69% van de medewerkers langer dan drie jaar bij hun werkgever na een positieve onboarding. Ter vergelijking: bij een slechte onboarding vertrekt 38% van de medewerkers al binnen het eerste jaar, waarvan het merendeel zelfs binnen de eerste zes maanden.

De voordelen van een goede onboarding

Een effectief onboardingsproces zorgt ervoor dat medewerkers zich vanaf dag één welkom en onderdeel van de organisatie voelen. Dit vergroot hun betrokkenheid en e intrinsieke motivatie om bij te dragen aan het succes van het bedrijf. Dit is een win-winsituatie: medewerkers blijven langer, wat de kosten voor werving, selectie en training verlaagt. Bovendien kunnen ze sneller productief zijn, omdat ze precies weten wat er van hen wordt verwacht.

Daarnaast helpt een gestructureerde onboarding bij het overbrengen van de berdrijfscultuur en kernwaarden, waardoor medewerkers zich sneller integreren en zich verbonden voelen met de missie. Minder stress en onzekerheid zorgen voor een positievere werkervaring en verhogen de betrokkenheid.

Een goed inwerktraject bouwt niet alleen een sterke relatie met medewerkers op, maar draagt ook bij aan sterke employer branding. Nieuwe medewerkers worden zo ambassadeurs van je merk, wat het aantrekken van nieuw talent gemakkelijker maakt.

Het verschil tussen pre-boarding en onboarding

Pre-boarding en onboarding worden vaak in één adem genoemd, maar ze vervullen elk een unieke rol in het succes van een nieuwe medewerker. Pre-boarding begint zodra een werknemer akkoord gaat met de arbeidsvoorwaarden. Vanaf dat moment worden praktische zaken geregeld, zoals het ondertekenen van documenten, het aanmaken van accounts en het verstrekken van belangrijke bedrijfsinformatie. Zo voelt de nieuwe medewerker zich al betrokken voordat de eerste werkdag begint. Onboarding neemt het daarna over en richt zich op het verder wegwijs maken binnen de organisatie, het leren kennen van collega’s en het écht eigen maken van de bedrijfscultuur.

Hoe ziet pre-boarding eruit?

De pre-boardingfase is essentieel om je nieuwe medewerkers goed voor te bereiden op hun start bij je organisatie. Je regelt de praktische zaken en legt de basis voor een succesvolle integratie. Hier zijn enkele belangrijke punten die je in deze fase kunt aanpakken:

• Regel alle administratieve zaken: Zorg ervoor dat alle contracten en documenten zijn ondertekend en dat de benodigde accounts en toegang geregeld zijn.
• Stuur praktische informatie: Verstrek alvast informatie over de bedrijfscultuur, de missie en de waarden van het bedrijf. Dit helpt de nieuwe medewerker zich alvast vertrouwd te maken met de organisatie.
• Maak ICT-zaken in orde: Zorg ervoor dat de benodigde werkapparatuur, zoals een computer, toegang tot systemen en e-mailaccount, goed geregeld is.
• Informeer het team: Breng je medewerkers op de hoogte van de nieuwe collega, zodat ze weten wie ze kunnen verwachten en ze zich voorbereid voelen.
• Plan een kennismaking: Nodig je nieuwe collega uit voor een kennismaking voor als de nieuwe medewerker zijn eerste werkdag op kantoor heeft.

Pre-boarding legt de basis waarop onboarding verder bouwt. Als die basis ontbreekt, heb je als organisatie grote kans dat je al achterstand op voordat de medewerker begint.

Hoe ziet onboarding eruit?

Onboarding gaat verder dan het aanleren van vaardigheden; het is de sleutel om medewerkers zich welkom en betrokken te laten voelen. Dit proces speelt zich uit over de eerste weken en maanden en heeft invloed op zowel de productiviteit als het behoud van medewerkers. Naast de praktische zaken is het belangrijk dat je ook aandacht besteedt aan het sociale aspect van de onboarding.

• Structuur voor de eerste werkweek: Stel een duidelijk schema op met belangrijke introducties, kennismakingen en trainingen om nieuwe medewerkers richting te geven.
• Buddy-systeem: Wijs een collega aan als buddy die de nieuwe medewerker helpt zich in te werken en zich sociaal thuis te voelen.
• Sociale interacties: Organiseer informele momenten zoals koffieafspraken of teamlunches om het contact met collega's te bevorderen.
• Bedrijfscultuur en waarden overbrengen: Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker kennis maakt met de cultuur en waarden van het bedrijf via trainingen of introductieprogramma’s.
• Regelmatige feedback: Vraag in het eerste kwartaal geregeld - formeel en informeel - naar ervaringen om het proces te verbeteren en het onboardingstraject aan te passen.

Digitalisering van je onboarding

Digitale tools maken pre-boarding en onboarding eenvoudiger en efficiënter. Met een digitaal systeem vullen nieuwe medewerkers eenvoudig hun gegevens in, ondertekenen documenten en krijgen toegang tot belangrijke informatie, zoals de missie en visie van het bedrijf. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat de medewerker zich vanaf dag één al betrokken voelt.

Tijdens de onboarding zelf biedt een digitaal platform de mogelijkheid om medewerkers consistent en soepel in te werken. Via een online leerportaal kunnen nieuwe collega’s op hun eigen tempo de bedrijfscultuur en interne processen leren kennen. Dit zorgt niet alleen voor een gestroomlijnd proces, maar het maakt het ook gemakkelijker om het onboardingsproces voor elke nieuwe medewerker te personaliseren, zonder telkens het wiel opnieuw uit te vinden.