Referentie verstrekken: wat mag je als HR wel en niet zeggen?

Wanneer een (ex-)medewerker solliciteert bij een nieuwe werkgever, wordt HR regelmatig gevraagd om een referentie te geven. Maar wat mag je dan precies delen? Welke informatie is toegestaan en waar moet je als werkgever of HR-professional juist voorzichtig mee zijn? In deze blog zetten we op een rij wat je wel en niet mag zeggen bij het verstrekken van een referentie.

Ben je verplicht een referentie te geven?

Als werkgever ben je niet verplicht om een referentie af te geven. Je bepaalt zelf of je daaraan mee wilt werken. In sommige gevallen kan er in de arbeidsovereenkomst iets zijn opgenomen over het verstrekken van een getuigschrift of referentie, maar meestal gebeurt het op verzoek en op vrijwillige basis. Weiger je een referentie, doe dit dan neutraal en zonder waardeoordeel (“Wij verstrekken uit principe geen referenties”).

Vraag altijd toestemming

Op basis van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) mag je alleen een referentie geven als de werknemer hier expliciet toestemming voor geeft. Mondelinge toestemming is toegestaan, maar het is aan te bevelen deze per e-mail vast te leggen bij gevoelige informatie. Zonder die expliciete instemming is het delen van persoonsgegevens of oordelen over functioneren in strijd met de privacywet.

Wat mag je delen in een referentie?

Met toestemming van de medewerker mag je zakelijke informatie verstrekken, zoals:

• De periode waarin iemand in dienst was
• De functie(s) die is vervuld
• Taken en verantwoordelijkheden
• Algemene indruk van functioneren en werkhouding
• Reden van vertrek (uitsluitend op verzoek en neutraal geformuleerd)

Als je iets zegt over het functioneren, zorg dan dat je informatie feitelijk onderbouwd is. Baseer je uitspraken op zaken die je kunt aantonen, bijvoorbeeld op beoordelingen of functioneringsgesprekken. Vermijd subjectieve meningen of interpretaties.

Wat mag je niet vermelden in een referentie?

Er zijn duidelijke grenzen aan wat je mag delen in een referentie. Deel in elk geval geen:

• Medische informatie (valt onder het medisch beroepsgeheim)
• Persoonlijke omstandigheden (zoals privésituaties of financiële problemen)
• Strafrechtelijke gegevens (tenzij deze publiek bekend zijn én relevant)
• Beoordelingen of klachten die niet zijn vastgelegd of onderbouwd

Beperk je tot zakelijke en onderbouwde feiten. Informatie die niet toetsbaar of relevant is, hoort niet thuis in een referentie.

Let op mogelijke aansprakelijkheid

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de informatie die je deelt. Geef je zonder toestemming of noodzaak referenties af? Dan kun je in sommige gevallen aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen. Dat geldt ook wanneer je informatie deelt die feitelijk onjuist is of onvolledig blijkt.

In de praktijk is het echter lastig voor een ex-werknemer om te bewijzen dat een referentie onrechtmatig was. Maar dat maakt zorgvuldigheid niet minder belangrijk. Beperk je tot neutrale feiten, laat waardeoordelen achterwege als ze niet te onderbouwen zijn en leg schriftelijk vast wat je deelt en met wie.

Liever geen mondelinge referentie?

Dan kun je de oud-medewerker ook een getuigschrift aanbieden. Daarin beschrijf je – op papier – de functie, het dienstverband en eventueel een neutrale beoordeling. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat je controle houdt over wat er namens jouw organisatie wordt gedeeld.

Zorg voor een eenduidig beleid

Een goed vastgelegd beleid helpt om eenduidig en zorgvuldig om te gaan met referentieaanvragen. Beschrijf in het personeelshandboek of en wanneer referenties worden afgegeven, wie daartoe bevoegd is, welke informatie gedeeld mag worden en hoe toestemming van de (ex-)medewerker wordt geregeld.