Actieplan voor strategische personeelsplanning

Speerpunten kaderen en oplossingen bedenken

Om het in kaart brengen van oplossingen makkelijk en overzichtelijk te maken, helpt het om je speerpunten te categoriseren in verschillende onderdelen van het hr-proces: instroom, doorstroom, behoud en uitstroom. Vervolgens bedenk je hier oplossingsrichtingen bij. Kijk niet alleen naar voor de hand liggende oplossingen, maar denk ook out of the box. Enkele voorbeelden:

Instroom

• Werving en selectie
• Samenwerking met scholen
• Herontwerpen van organisatie of taken

Doorstroom

• Externe mobiliteit.
• Ontwikkeling
• Interne mobiliteit.

Behoud

• Gezondheid
• Opleiding
• Arbeidsvoorwaarden

Uitstroom

• Externe mobiliteit

Nadat je de oplossingsrichtingen hebt bedacht, werk je deze verder uit in combinatie met je speerpunten. Maak het zo concreet mogelijk. Is een speerpunt om jouw organisatie een aantrekkelijke werkgever te maken in de regio (instroom)? Dan kunnen concrete oplossingen zijn: het verbeteren van je imago, inspiratie opdoen bij organisaties die voorop lopen in aantrekkelijk werkgeverschap of nauw samenwerken met scholen en instanties.

Maak een kosten-batenanalyse

Voordat je acties omzet in concrete plannen, is het slim om eerst een kosten-batenanalyse te maken. Zo krijg je inzicht in de kosten en de opbrengsten van de voorgestelde acties. Essentieel voor de directie. Het doel van zo'n analyse kan variëren van het verkrijgen van inzicht in benodigde investeringen tot het bepalen van de meest rendabele actie. Doorloop een stappenplan waarbij je de doelen van de acties, de kosten en opbrengsten, risico's en randvoorwaarden in kaart brengt. Op basis hiervan kun je de meest effectieve en kostenbewuste keuzes maken, rekening houdend met mogelijke risico's.

Stel een actieplan op

Na het kiezen van de juiste acties is het tijd om ze concreet te maken in een actieplan. Het actieplan maakt duidelijk wie wat wanneer doet. Hoewel veel van de uitvoering bij de eigen afdeling zal liggen, hebben ook leidinggevenden hun rol. In het plan neem je in ieder geval de volgende onderdelen op:

• Stappenplan: breek de actie op in kleine stapjes. Dit onderdeel pas en vul je gedurende de uitvoering steeds verder aan.
• Betrokkenen: wie voert de actie uit en wie is de eigenaar? Koppel dit aan een functie of rol en niet aan een persoon.
• Wanneer: een realistische periode om de acties uit te voeren en een einddatum.
• Doelgroep: op wie is de actie gericht, welke mensen krijgen met de actie te maken? Wat is hun voordeel bij de actie?
• Risico’s en belemmeringen: hoe ga je deze tackelen? Beschrijf dit bij de kleine stapjes die je bij het stappenplan opneemt.
• Kansen: welke kansen biedt de actie? Is er een verbinding te leggen met andere acties en plannen?
• Investering en benodigde bronnen: een inschatting van de benodigde tijdsinvestering en eventueel het benodigde budget. Beschrijf ook welke bronnen nodig zijn voor het realiseren van de actie, zoals het inschakelen van een adviseur.
• Resultaat: een beschrijving van wat de actie oplevert. Betrek hierbij het speerpunt. Als de actie is uitgevoerd, is dan de situatie bereikt die het speerpunt omschrijft? Neem ook tussenresultaten op in het actieplan, zodat je tussentijds kunt monitoren of je op de goede weg zit.

Het is belangrijk om het plan in te bedden in de dagelijkse praktijk, waarbij eventuele gevolgen voor afdelingen duidelijk zijn afgebakend. Zet de HR-activiteiten die een kloof moeten overbruggen uit in de looptijd van het personeelsplan en neem deze op in de operationele jaarplannen. Zorg voor een goede vertaling van activiteiten naar meetbare doelstellingen, evalueer regelmatig en stuur eventueel bij, in lijn met de strategische ambities van je organisatie.