Salarisadministratie uitbesteden vs. zelf doen: de 7 belangrijkste verschillen
Gepubliceerd op 16 februari 2024
Twijfel je over payroll outsourcing? Dat is niet zo gek, want het is een besluit met een grote impact op je organisatie. Om je te helpen de beste keuze te maken, lees je in dit artikel de 7 belangrijkste verschillen tussen salarisadministratie uitbesteden en in eigen beheer houden.
1. Payroll outsourcing zorgt voor hogere kwaliteit
Met duidelijke processen, procedures en controles garandeer je de kwaliteit van je salarisadministratie. Hierin zit een belangrijk verschil tussen payroll in eigen beheer en uitbesteden. Een interne medewerker focust zich namelijk vooral op de kwaliteit van de salarisadministratie zelf in plaats van op de processen. Als je organisatie weinig vastlegt over die processen, ben je dus erg afhankelijk van de salarisadministrateur zelf.
Dat terwijl een externe partij deze uitgebreid uitwerkt. Door deze vastlegging weet je als opdrachtgever precies dat aan alles is gedacht om de kwaliteit van de payroll te bewaken. Alle specialisten zijn hiervan op de hoogte en kunnen de procedures uitvoeren. Dus als er iemand ziek of met verlof is, dan neemt een andere expert het moeiteloos over. Maar bij je interne salarisadministrateur ontstaat in deze situatie direct een probleem, doordat er geen beschrijvingen zijn van de processen.
De salarisprofessionals bij een externe partij werken daarnaast vaak voor verschillende klanten. Zij doen continu nieuwe kennis en ervaring op, want iedere organisatie is anders. Dit zorgt voor verhoogde kwaliteit waar je als opdrachtgever van profiteert.
Bij een externe partij loopt de salarisadministratie dus altijd soepel door en ben je verzekerd van hoge kwaliteit, terwijl je met een interne specialist meer risico’s loopt.
2. Bij uitbesteden ben je verzekerd van continuïteit
Gemiddeld hebben bedrijven één salarisadministrateur per 1000 medewerkers. Daardoor ben je afhankelijk van één of een paar personen. Wordt een salarisspecialist ziek, neemt hij of zij verlof of gaat diegene uit dienst? Dan is de continuïteit direct in gevaar. Het is namelijk lastig om (langdurige) vervanging te vinden door de krappe arbeidsmarkt en het hoge verloop. Als je wél vervanging vindt, dan zijn er vaak geen beschrijvingen van de processen. Het werk kan daardoor niet direct overgenomen worden door een vervanger.
Het gevolg is dat je medewerkers hun salaris te laat, verkeerd of zelfs helemaal niet ontvangen. Dat is een grote bron van ergernis, want werknemers moeten er vanuit kunnen gaan dat ze hun loon goed en op tijd ontvangen. Gebeurt dit niet, dan beïnvloedt dit je imago als werkgever én het werkplezier van de medewerkers. Terwijl het juist in deze tijd heel belangrijk is om iedereen gemotiveerd en tevreden te houden.
Als je kiest voor payroll outsourcing, loop je deze risico’s niet. Valt er iemand uit bij een externe partij? Dan neemt een andere specialist het over en loopt je salarisadministratie nog steeds op rolletjes. Hier heb je geen omkijken naar, wat er ook gebeurt.
3. Outsourcing zorgt voor een lagere werkdruk van je team
Wist je dat er op dit moment 64% meer payroll- en HR-vacatures zijn dan voor de coronacrisis? De kans is dan ook groot dat je interne HR-team onderbezet is of een hoge werkdruk ervaart. Door je salarisadministratie uit te besteden, heb je er eigenlijk een team met extra collega’s bij. Zij storten zich volledig op de payroll, zodat je HR-medewerkers zich met andere taken bezig kunnen houden, zoals nieuwe medewerkers vinden. Outsourcing zorgt daarmee voor ademruimte en een lagere werkdruk, terwijl salarisadministratie in huis juist een hogere werkdruk oplevert.
4. Met uitbesteden heb je meer tijd voor HR-vraagstukken
HR-afdelingen hebben het vaak erg druk met allerlei administratief werk, waardoor er minder tijd overblijft voor tactische en strategische HR-vraagstukken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Nieuwe medewerkers aantrekken
- De stijgende loonsom
- Behoud en ontwikkeling van werknemers
Door de salarisadministratie uit te besteden, kan je HR-team zich hier veel meer op richten. Dat zorgt ervoor dat je organisatie zich waardevol verder ontwikkelt, terwijl je je niet druk hoeft te maken om de payroll.
5. Bij outsourcing is minder interne kennis over wetten en regels nodig
Voor een correcte salarisadministratie is veel specialistische kennis nodig. Payroll-professionals moeten altijd op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen en aanpassingen van cao’s en wet- en regelgeving. Maar een interne salarisadministrateur heeft niet altijd tijd om zijn of haar kennis bij te spijkeren. Bij een externe specialist werk je samen met een bedrijf dat continu bezig is met salarisadministratie voor allerlei klanten. Daardoor kun je er blind vanuit gaan dat alles rondom je payroll in lijn is met de nieuwste regels. Voor jou een zorg minder en voor je team een portie werkdruk minder.
6. Je kunt sneller op- en afschalen bij uitbesteden
Heb je te maken met bijvoorbeeld een overname of reorganisatie? Dan is er ineens meer of juist minder werk voor je interne salarisadministrateur(s). Op zo’n moment wil je snel op- of afschalen, maar dat is niet makkelijk door de krappe arbeidsmarkt, opzegtermijn en het hoge verloop.
Als je externe salarisspecialisten inschakelt, ben je hierin veel flexibeler. Je neemt contact op met de externe partij en deze zorgt zo snel mogelijk voor meer of minder capaciteit. Bovendien hebben zij veel expertise, waardoor ze je ook kunnen helpen met complexe vraagstukken rondom een overname of reorganisatie. Denk bijvoorbeeld aan het samenvoegen van verschillende arbeidsvoorwaarden.
7. Met outsourcing zijn de kosten transparant en voorspelbaar
Bij een externe dienstverlener zijn de kosten altijd transparant. Zo betaal je bij Visma YouServe voor zowel de software als de dienstverlening een vast bedrag per medewerker per maand. Dat maakt de kosten heel voorspelbaar: je weet van tevoren wat de kosten voor een heel jaar zijn. Ook kun je elke maand op- of afschalen. Je weet dus precies waar je aan toe bent. Als je de salarisadministratie intern regelt, is dit veel lastiger te voorspellen. Je weet namelijk vooraf niet wat je kwijt bent aan bijvoorbeeld verzuim, interimmers of andere kosten.
Meer weten over payroll outsourcing?
Wil je meer weten over je salarisadministratie uitbesteden? Download dan het whitepaper ‘Wel of niet je salarisadministratie uitbesteden? De voors én tegens van payroll outsourcing’. Daar vind je uitgebreide informatie over dit onderwerp.
Heb je hulp nodig bij je keuze voor wel of niet payroll outsourcen? Onze specialisten staan voor je klaar. Neem contact met ons op, dan helpen we je zo snel mogelijk verder.