De 5 meest gemaakte fouten in de salarisadministratie

En hoe je ze voorkomt!

In grotere organisaties is de salarisadministratie geen eenvoudige taak. Het raakt meerdere afdelingen, processen én je hebt te maken met wet- en regelgeving die continu verandert. Een kleine fout kan grote (financiële) gevolgen hebben voor de medewerker én jouw organisatie. En eerlijk is eerlijk: in de praktijk komen zulke foutjes vaker voor dan je denkt.

Of je de salarisadministratie nu zelf uitvoert of (deels) uitbesteedt: als HR- of financieel-verantwoordelijke (afhankelijk van waar de salarisadministratie belegd is in je organisatie) blijf jij eindverantwoordelijk. In deze blog delen we de vijf meest voorkomende fouten in de salarisadministratie bij grotere bedrijven én hoe je ze voorkomt.

1. Geen geldig ID? Dan moet je het anoniementarief toepassen

Bij de start van een nieuwe medewerker wordt regelmatig een rijbewijs geaccepteerd als identiteitsbewijs. Maar voor de salarisadministratie is dat niet rechtsgeldig. Alleen een paspoort, identiteitskaart of verblijfsdocument voldoet. Ontbreekt een geldig ID-bewijs in de administratie, dan moet je het anoniementarief toepassen: 52% loonbelasting en premies. Dat leidt tot ontevreden medewerkers en forse naheffingen. 

Ook bij het overnemen van gegevens uit een identiteitsbewijs gaat het regelmatig mis. Een veelvoorkomende fout is een verkeerde combinatie van geboortedatum en BSN. Dat zorgt voor problemen in de loonaangifte, wat de Belastingdienst en de polisadministratie iedere maand onnodig extra werk oplevert. Dat leidt tot inefficiëntie en problemen in de vervolgprocessen.

2. Vergoedingen verkeerd verwerken en vrije ruimte overschrijden

Vergoedingen en verstrekkingen zijn een bron van fouten – zeker bij organisaties waar HR, payroll en finance ieder een deel van het proces beheert. Denk aan:

• Dubbele vergoedingen: vaste vergoeding én losse declaraties voor dezelfde kosten.
• Verkeerde verwerking binnen de werkkostenregeling (WKR).
• Geen actueel overzicht van vergoedingen, waardoor de vrije ruimte ongemerkt wordt overschreden.

Bij overschrijding betaal je een eindheffing van 80% over het gedeelte dat boven de grens komt – een dure vergissing die je met de juiste afstemming en tooling voorkomt.

3. Dubbele betalingen bij zwangerschaps- of geboorteverlof

Bij uitkeringen via het UWV bij zwangerschaps- of geboorteverlof gaat het regelmatig mis in de uitvoering. Bijvoorbeeld:

• De uitkering loopt via het UWV, maar het reguliere salaris wordt niet stopgezet.
• De uitkering wordt direct aan de medewerker uitgekeerd én het loon loopt door.

Dit leidt tot dubbele betalingen, correcties achteraf en extra druk op je salarisadministratie. Oorzaak? Gebrekkige afstemming tussen HR, salarisadministratie en finance. Juist bij tijdelijke uitval zijn strakke processen en controles erg belangrijk. 

4. Geen of onjuiste verklaring bij auto van de zaak

Wordt een zakelijke auto ook privé gebruikt? Dan moet je bijtelling toepassen. Tenzij er een geldige verklaring is dat dit niet gebeurt, zoals:

• 'Verklaring geen privégebruik auto'
• 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'

Gevolg: geen bijtelling toegepast, terwijl dit wél had gemoeten. De Belastingdienst kan in zo’n geval met terugwerkende kracht naheffen – en dat bedrag kan flink oplopen. Dit kun je eenvoudig voorkomen met de juiste controle op documentatie.

5. Onjuiste inhoudingen bij minimumloon door verkeerd toepassen van de WAS

De Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) verbiedt inhoudingen op het nettoloon bij minimumloon – behalve voor wettelijke posten zoals loonheffing, pensioen en (onder voorwaarden) zorgverzekering of huisvesting. Toch vinden er soms onbedoeld inhoudingen plaats voor bijvoorbeeld maaltijden of boetes. Dit is in strijd met de wet, en de boetes voor je organisatie kunnen fors zijn: tot €10.000 per medewerker.

Wat kun je doen om deze fouten te voorkomen?

✔ Zorg voor heldere processen en rolverdeling tussen HR, payroll en finance;
✔ Gebruik geautomatiseerde controles op mutaties, uitzonderingen en dubbele invoer;
✔ Houd cao-wijzigingen en wetgeving bij, of werk met een partner die dat voor je doet;
✔ Voer regelmatig audits of steekproeven uit – zeker bij vergoedingen, verlof en auto’s.

Dit rijtje klinkt simpel, maar vraagt in de praktijk om een gedegen organisatie, optimaal ingerichte processen en flink wat fte’s voor de uitvoering. 

Voordelen van uitbesteding

In veel organisaties zijn HR en finance afhankelijk van elkaar om de salarisadministratie kloppend te houden. Maar die samenwerking is niet altijd strak geregeld. Zeker niet als je werkt met meerdere systemen of handmatige processen. En precies dáár ligt de kracht van payroll outsourcing.

Door het uitbesteden van je salarisadministratie:

• Verklein je de foutgevoeligheid, omdat je processen en controles centraal organiseert;
• Ben je altijd up-to-date met wet- en regelgeving – zonder dat je zelf alles hoeft bij te houden;
• Houd je grip op compliance, omdat risico’s vroeg gesignaleerd en gemeld worden;
• Ontlast je je team, zodat zij zich kunnen focussen op strategische HR- en financiële vraagstukken.