Het selecteren van HR- en payrollsoftware is een keuze met impact. Gaat het om alleen payroll, alleen HR of een geïntegreerde oplossing? In alle gevallen beïnvloedt de keuze meerdere processen en disciplines binnen je organisatie. In deze blog bespreken we de valkuilen die je kunt vermijden bij het kiezen van de juiste leverancier.
Bij veel aanbieders worden HR en payroll als twee losse modules gepresenteerd. Terwijl payroll juist sterk samenhangt met HR-processen als instroom, urenregistratie, verlof, verzuim en contractbeheer. Daarbij vraagt payroll bovendien om actuele kennis van wetgeving, cao’s, pensioenregelingen en fiscaliteit. Zeker als u alleen HR- of alleen payroll-software vervangt, is het cruciaal om goed te toetsen hoe sterk de leverancier beide domeinen met elkaar weet te verbinden. Gebeurt dat niet, dan ontstaat onnodige complexiteit en foutgevoeligheid.
In veel organisaties is het IT-landschap opgebouwd rondom meerdere applicaties: ERP, financieel, tijdregistratie, recruitment, learning en meer. Niet iedere leverancier kan eenvoudig integreren met deze bestaande systemen. Controleer daarom vooraf hoe flexibel de software is in het koppelen met je huidige applicaties, welke API’s beschikbaar zijn, en welke ervaring de leverancier heeft met vergelijkbare integraties.
Sommige leveranciers presenteren een alles-in-één platform waarin HR en payroll zijn samengebracht. In de praktijk gaat dit vaak ten koste van specialistische diepgang. Bij een best-of-breed-aanpak kies je voor de beste oplossing per domein, waarbij systemen via slimme koppelingen samenwerken. Zeker als je bijvoorbeeld alleen je payrollomgeving vernieuwt en HR-software behoudt (of andersom), biedt best-of-breed vaak meer flexibiliteit en kwaliteit. In dit artikel vind je alle voor- en nadelen per oplossing op een rijtje.
HR- en payrollsoftware moet voortdurend aangepast worden aan veranderende wetgeving, zoals de WAB, Wet toekomst pensioenen, internationale belastingregels of cao-wijzigingen. Software die hier niet tijdig op anticipeert, brengt risico’s mee: fouten in loonstroken, incorrecte afdrachten of juridische claims. Vraag daarom tijdens de selectie hoe wetgevingswijzigingen worden gemonitord, hoe snel updates beschikbaar komen en hoe compliance binnen de organisatie is geborgd.
Een scherpe licentieprijs lijkt aantrekkelijk, maar zegt weinig over de totale waarde van de oplossing. Belangrijker is of de software toekomstbestendig is, doorontwikkeld wordt, goed wordt ondersteund en continu blijft voldoen aan wet- en regelgeving. Goedkoop blijkt in de praktijk vaak duurkoop als achteraf maatwerk, consultancy of correcties nodig blijken.
Sommige partijen leveren enkel software, terwijl anderen ook inhoudelijke ondersteuning bieden bij inrichting, complexe vraagstukken of outsourcing. Zeker als je interne HR- of payrollkennis beperkt is, kan het waardevol zijn om te kiezen voor een partner die naast software ook vakinhoudelijke ondersteuning biedt — bijvoorbeeld bij inrichtingskeuzes, complexe verzuimregels, cao-toepassingen of verandertrajecten.
Of je nu alleen payroll vernieuwt of een volledig HR-systeem implementeert: de implementatiefase vraagt altijd om zorgvuldige begeleiding. Zaken als datamigratie, inrichting, testen en gebruikersacceptatie worden vaak onderschat. Vraag bij leveranciers naar hun implementatieaanpak, projectervaring in organisaties van vergelijkbare omvang en hoe ze omgaan met complexiteit in cao’s, internationale structuren of maatwerkregelingen.
De uiteindelijke gebruikers van HR- en payrollsoftware zijn niet alleen HR-specialisten, maar ook managers en medewerkers. Als selfservice-portalen en workflows niet intuïtief zijn, blijft het gebruik achter en ontstaan fouten of extra werk. Betrek daarom in het selectieproces ook eindgebruikers, zodat de gekozen oplossing in de praktijk breed gedragen wordt.