Sollicitanten screenen: wat is wel en niet toegestaan?

Steeds meer werkgevers laten sollicitanten screenen. Waar dit vroeger vaak bleef bij een telefoontje naar een oud-werkgever of een blik op LinkedIn, zijn uitgebreide controles inmiddels gebruikelijk. Het aantal screeningsbureaus steeg de afgelopen vijf jaar met ruim 30 procent (Kamer van Koophandel, 2025). Werkgevers willen zeker weten dat ze de juiste kandidaat aannemen, zeker nu AI het vervalsen van diploma’s en documenten steeds eenvoudiger maakt. In deze blog lees je hoe ver je mag gaan in het screenen van sollicitanten.

Waarom screening steeds vaker voorkomt

Een screening kan bestaan uit verschillende vormen: het controleren van diploma’s en certificaten, het nalopen van werkervaring, het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), of een gesprek over integriteit. Soms kijken werkgevers ook naar openbare social media-profielen.

Dat screenings vaker voorkomen, is niet vreemd. Fraude met diploma’s en certificaten haalt regelmatig het nieuws. Zo werd vorig jaar duidelijk dat er op grote schaal gesjoemeld was met EVC-certificaten. Door gebruik te maken van vervalsingen konden ongekwalificeerde medewerkers sneller diploma’s behalen of direct werken in de zorg. Met AI is het tegenwoordig relatief eenvoudig om overtuigende nepdocumenten te maken. Werkgevers proberen zich daartegen te beschermen, maar daarbij gelden strikte regels.

Screening mag alleen onder strikte voorwaarden

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) benadrukt dat screening diep ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van een sollicitant. Daarom mag het alleen onder strikte voorwaarden:

• Legitiem belang: er moet een gerechtvaardigde reden zijn. Denk aan functies waarbij betrouwbaarheid of integriteit cruciaal is, zoals in de zorg of financiële sector.
• Noodzakelijkheid: het doel van de screening kan niet op een andere, minder ingrijpende manier bereikt worden.
• Transparantie: de sollicitant moet vooraf weten dat er een screening plaatsvindt en hij of zij moet achteraf geïnformeerd worden over de uitkomsten.
• Doelbinding: gegevens mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
• Bewaartermijn: gegevens mogen niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk, en moeten goed beveiligd zijn.

Deze voorwaarden gelden altijd, óók als je een extern screeningsbureau inschakelt.

Screening van social media: wat kan wel en niet?

Het controleren van social media-profielen lijkt laagdrempelig, maar is juridisch en ethisch gevoelig. Openbare informatie op LinkedIn ligt minder gevoelig, omdat het vaak gaat om werkervaring en vaardigheden. Bij platforms als Instagram of Facebook is de kans groot dat je informatie tegenkomt over iemands privéleven, zoals gezondheid, politieke voorkeur of religie. Deze gegevens mogen geen rol spelen bij de beoordeling van een kandidaat, omdat het risico op discriminatie of privacyinbreuk dan groot is. Bovendien moet een sollicitant altijd vooraf geïnformeerd worden dat er een online check plaatsvindt, bijvoorbeeld via de vacaturetekst.

NVP Sollicitatiecode als richtlijn

Er bestaat nog geen specifieke wetgeving voor werving en selectie. De NVP Sollicitatiecode is een belangrijke richtlijn voor een eerlijk en transparant wervings- en selectieproces. Het is geen verplichte regeling, maar een gedragscode met basisregels voor werkgevers en sollicitanten. Een organisatie kan de code aan haar eigen specifieke situatie aanpassen.

De sollicitatiecode geeft voor social media-screening de volgende richtlijn: 'De organisatie die via internet en/of sociale media informatie over de sollicitant verkrijgt, is zich ervan bewust dat deze informatie niet altijd juist, accuraat en/of relevant is. De verkregen openbare informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken, met uitdrukkelijke vermelding van de bron.'

Aandachtspunten voor HR bij screening

Screening helpt risico’s beperken, maar kent ook valkuilen. Let als HR op de volgende punten:

• Beperk de scope: hoe meer gegevens je verzamelt over een sollicitant, hoe groter de kans dat je onbedoeld gevoelige of irrelevante informatie gebruikt.
• Wees transparant: informeer kandidaten vooraf over de screening en communiceer achteraf over de resultaten.
• Inconsistent beleid: als de ene kandidaat wel en de ander niet gescreend wordt, loop je risico op ongelijkheid en juridische problemen.
• Werk samen met betrouwbare partijen: schakel alleen screeningsbureaus in die zorgvuldig omgaan met data en voldoen aan privacywetgeving.

Screening kan werkgevers beschermen tegen fraude en integriteitsproblemen, maar mag nooit willekeurig of te vergaand worden ingezet. Door je te houden aan de wettelijke kaders en transparant te zijn richting sollicitanten, zorg je voor een eerlijk sollicitatieproces.