Vakantie betekent: even uit. Maar je werk is niet ineens weg zodra je uitlogt. Zeker voor jou als HR- of payroll-professional stapelen de laatste taken zich vaak snel op. Je wilt nog dingen afronden, collega’s hebben vragen en je agenda stroomt snel vol. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je zonder zorgen vertrekt én dat alles blijft draaien. In deze blog lees je welke stappen helpen om je afwezigheid goed voor te bereiden
Een heldere afwezigheidsmelding is niet alleen handig, het is ook prettig voor de mensen om je heen. Zet je out-of-office op tijd aan en geef duidelijk aan vanaf wanneer je weg bent, of je bereikbaar bent, en wie eventuele vragen overneemt. Ook intern is het waardevol om collega’s ruim van tevoren te informeren. Zo geef je hen de kans om nog iets met je af te stemmen vóór je vertrekt.
Lees ook: 7 tips voor een goede out-of-office. En stel ‘m direct goed in.
Heb je lopende projecten, vaste taken of terugkerende verantwoordelijkheden? Zorg dat die tijdens je afwezigheid goed zijn ondergebracht. Een overdracht hoeft geen uitgebreid verslag te zijn, als het maar helder en werkbaar is.
Wat loopt er nog? Wat staat er aan te komen? Wat moet echt doorgaan, en wat kan eventueel wachten? Zet het overzichtelijk op papier of in een gedeeld document, zodat je collega niet hoeft te gokken of zoeken. Voeg waar nodig links toe naar documenten of contactpersonen, en zorg dat je vervanger toegang heeft tot de juiste systemen
Soms kun je één collega vragen om tijdelijk het aanspreekpunt te zijn. Maar meestal is het slimmer – en prettiger – om verantwoordelijkheden te verdelen. Laat bijvoorbeeld iemand de vaste rapportages oppakken, wijs een ander aan voor operationele vragen, en geef een derde de rol om lopende projecten in de gaten te houden.
Als je dat van tevoren afspreekt en communiceert, weten mensen bij wie ze terechtkunnen en voorkom je dat alles bij één persoon terechtkomt.
Niet alles is te plannen, maar je kunt wel nadenken over scenario’s die normaal gesproken bij jou terechtkomen. Wat gebeurt er bij een onverwachte ziekmelding, een storing in een systeem of een escalatie in een lopend dossier? Wie neemt het dan over en weten je collega’s dat ook? Je hoeft geen draaiboek te maken, maar een kort overzicht of een paar afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet wat te doen.
Ook interessant: Zieke werknemers en vakantie: zo zit het. Lees hoe je als werkgever omgaat met ziekteverzuim tijdens vakantieperiodes.
Check voordat je uitlogt welke taken, goedkeuringen of openstaande verzoeken nog op jouw naam staan. Loop ook je mailbox, chatberichten en voicemail kort door. Alles wat je nu afrondt of beantwoordt, helpt collega’s verder, voorkomt dat werk blijft liggen en zorgt ervoor dat jij na je vakantie terugkomt in overzicht.
Je laatste werkdag voor je vakantie is geen gewone dag. Blok 'm in je agenda en voorkom dat je wordt volgepland met overleggen of nieuwe acties. Gebruik die tijd om je overdracht af te ronden, nog even af te stemmen met collega’s en eventuele losse eindjes weg te werken. Een beetje rust en duidelijkheid aan het einde helpt je om echt in vakantiestand te komen.
Na je vakantie heb je tijd nodig om weer op gang te komen. Je inbox is vol, er liggen nieuwe vragen op je te wachten en je mist waarschijnlijk wat context. Zorg daarom dat je eerste ochtend – of je hele dag – in je agenda als ‘terugkomdag’ staat. Zo heb je ruimte om in je eigen tempo bij te lezen, overzicht te krijgen en afspraken te maken, zonder direct achter de feiten aan te lopen.