De payroll-paradox: de basis op orde, maar proces hapert

Foutloos, op tijd en toch frustrerend: zo ervaren veel HR- en payrollprofessionals hun salarisadministratie vandaag de dag. Dat blijkt uit onze Payroll Benchmark 2025. De cijfers liegen er niet om: 71% is tevreden over de tijdige verwerking van salarissen en 63% over de foutloosheid ervan. Toch laat het proces te wensen over en is de werkdruk hoog. Hoe zit dat?

Salarisadministratie met handwerk en haperende koppelingen

Hoewel het eindresultaat goed is, blijkt de weg ernaartoe vaak omslachtig. Slechts 42% van de respondenten is tevreden over het aantal handelingen dat nodig is om de administratie rond te krijgen. Ruim 1 op de 3 weet zelfs niet wat de processen vertraagt: een duidelijk signaal dat grip op het proces ontbreekt.

Wat zijn dan de belangrijkste knelpunten in de salarisadministratie?

• Koppelingen met andere systemen (zoals HRM, tijdregistratie of finance) werken niet optimaal
• Mutaties met terugwerkende kracht zorgen voor correctierondes
• Handmatige processen en controles kosten onnodig veel tijd

Efficiëntie levert kwaliteit op

Wat opvalt, is dat veel payroll-teams ondanks deze knelpunten toch een hoge kwaliteit leveren. Dat laten de hoge percentages van tevreden respondenten binnen de Benchmark zien. Maar de vraag is: hoe lang houd je dat vol? Zeker aangezien 51% van de organisaties uitstroom verwacht binnen de salarisafdeling, vooral door pensionering. Zonder efficiënte processen komt de continuïteit al snel in gevaar. 

Werk aan de winkel: hoe verbeter je de payroll processen?

De Payroll Benchmark laat zien dat er volop kansen liggen voor verbetering van payroll processen:

• Digitaliseer handmatige taken zoals mutatieverwerking en vastlegging
• Koppel systemen slim aan elkaar zodat data automatisch doorstroomt
• Investeer in kennisdeling zodat meer medewerkers inzicht hebben in het proces
• Evalueer regelmatig je tooling: werkt je software nog voor je of vooral tegen je?

Zolang het eindresultaat - een tijdige en foutloze salarisverwerking - goed blijft, lijkt er misschien geen probleem. Maar achter de schermen knaagt de paradox: kwaliteit wordt vaak behaald ten koste van tijd en werkdruk, en dat in een krappe arbeidsmarkt. De vraag is niet óf dit houdbaar is, maar hoelang nog.