Hybride werken: de uitdagingen voor 2022

Veel organisaties kiezen ervoor om hybride werken - afwisselend op kantoor en thuis - te blijven faciliteren, ook nu het thuiswerkadvies afgeschafd wordt. Werknemers die daarvoor kiezen én hun werkgevers staan voor verschillende uitdagingen, omdat er het een en ander gewijzigd is in de wet- en regelgeving ten opzichte van vorig jaar. In dit artikel lees je er meer over.

Wat is er verandert in 2022?

In het belastingplan voor 2022 zijn verschillende wijzigingen ten opzichte van 2021 te lezen.

Onder andere is er de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding. Dit houdt in dat de werknemer €2,- netto per thuiswerkdag kan declareren. Er is daarbij wel een aantal aandachtspunten. Een combinatie van de thuiswerkvergoeding met een vergoeding voor woon-werkverkeer op dezelfde werkdag is namelijk niet mogelijk. Als een werknemer bijvoorbeeld op dezelfde dag in de ochtend vanuit huis werkt, en in de middag op kantoor, dan moet er een keuze worden gemaakt welke vergoeding van toepassing is. Een afspraak bij een klant of relatie in combinatie met thuiswerken op dezelfde dag mag wél: in dat geval kan de thuiswerkvergoeding gecombineerd worden met een declaratie van zakelijke kilometers.

Ook de reiskosten voor woon-werkverkeer zijn gewijzigd opzichte van 2021. Per 1 januari 2022 zijn de oude regels weer van kracht. De extra coronamaatregelen zijn namelijk weer opgeheven. In 2020 en 2021 werd bijvoorbeeld gedoogd dat werknemers een vaste vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer ontvingen, of zij nu thuis of op kantoor werkten. De vergoeding werd gebaseerd op de feitelijke situatie van 12 maart 2020.

Een vaste reiskostenvergoeding in 2022 mag nog steeds, maar de werknemer dient onder andere aan de 128 dagen-regeling te voldoen. Deze regeling houdt in dat de werknemer minimaal 128 dagen per jaar (op basis van een fulltime dienstverband) op kantoor moet werken om het hele jaar in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. Als aan deze voorwaarde niet kan worden voldaan, dan moet de werknemer de werkelijk gemaakte reiskosten declareren. Ook naar aanleiding van tussentijdse wijzigingen - denk aan verandering van thuiswerkdagen ten opzichte van kantoordagen, wijziging werktijdfactor, wijziging afstand woon-werkverkeer - moet de vaste reiskostenvergoeding weer worden herberekend en dient de werkgever dit voor het hele jaar opnieuw vast te stellen.

Voor welke uitdagingen staan werkgevers bij het faciliteren van hybride werken?

Doordat hybride werken bij veel organisaties de norm is en blijft, staan werkgevers door de wijzigingen die hierboven geschetst zijn voor een aantal uitdagingen:

• Zullen werknemers nog voldoen aan de criteria van de 128 dagen-regeling om een vaste reiskostenvergoeding te kunnen ontvangen?
• Werknemers kunnen op dezelfde dag deels thuis en deels op de vaste werkplek werken, maar mogen óf een reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding voor dezelfde dag ontvangen. Welke vergoeding kiest de werknemer?
• De grondslag voor de berekening van de vaste vergoeding kan in de loop van het kalenderjaar wijzigen. Bijvoorbeeld door verandering van thuiswerkdagen ten opzichte van kantoordagen, wijziging werktijdfactor of wijziging afstand woon-werkverkeer. De vaste vergoeding moet op basis van die wijzigingen weer opnieuw over 2022 tijdsgelang worden vastgesteld. Hoe regel je dit als werkgever efficiënt in?

Wat zijn de voor- en nadelen van vaste of variabele vergoeding reiskosten woon-werkverkeer?

We hebben de voor- en nadelen van de vaste en de variabele vergoeding reiskosten woon-werkverkeer in onderstaand schema voor je op een rijtje gezet

Vergoedingen	Voordeel	Nadeel
Forfaitaire onbelaste vaste reiskostenvergoeding	Iedere maand hetzelfde bedrag voor onbelaste reiskostenvergoedingen	Controle achteraf of is voldaan aan de 128 dagen-regeling. Fiscaal risico als mobiliteitsaanname achteraf niet klopt, risico voor rekening werkgever.
Onbelaste vaste reiskostenvergoeding op basis van geschatte en overeengekomen dagen	Iedere maand hetzelfde bedrag voor onbelaste reiskostenvergoedingen.	Hoge administratieve last vooraf voor schatten en overeenkomen reisbewegingen.
Variabele vergoeding op basis van daadwerkelijke kilometers en reisbewegingen	Alleen werkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed. Geen verrekeningen achteraf.	Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor een juiste registratie van de reisbewegingen en declaratie.

 

Vaste reiskostenvergoeding erg ingewikkeld

De conclusie van bovenstaande informatie is dat het aanbieden van een vaste reiskostenvergoeding erg ingewikkeld is geworden, met name voor de werkgever. Het fiscaal meest correcte is om over te stappen naar het declareren van werkelijk gemaakte reiskosten.

Om dit makkelijk te maken biedt Visma | YouServe haar klanten een zeer gebruiksvriendelijke oplossing in de vorm van een app. Declaraties, waaronder reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerken, zijn daarin heel gemakkelijk in te dienen en te accorderen.