Regels voor de gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding

Thuiswerken of hybride werken is het nieuwe normaal geworden. Veel werkgevers willen dan ook een vergoeding geven aan werknemers voor de extra kosten die verbonden zijn aan het thuiswerken. Dit ging eerder ten koste van de vrije ruimte binnen de WKR, maar vanaf 1 januari 2022 geldt er een fiscale vrijstelling voor de vergoeding van de thuiswerkkosten. Hoe maak je hier gebruik van en waar moet je rekening mee houden als werkgever? Wij leggen het uit. 

Toevoeging aan de al bestaande gerichte vrijstellingen

De gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding komt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van (onder andere) noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbovoorzieningen. 

Hoe ziet de vergoeding eruit? 

De gerichte vrijstelling bedraagt maximaal €2,15 per thuisgewerkte dag. De vrijstelling kan ook toegepast worden als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Dit bedrag is bedoeld voor de extra kosten die gemaakt zijn door het thuiswerken en is gebaseerd op onderzoek verricht door het Nibud.

Moet je als werkgever een thuiswerkvergoeding betalen?

Nee, je hoeft geen thuiswerkvergoeding te betalen aan werknemers. De gerichte fiscale vrijstelling is een fiscale mogelijkheid waar werkgevers gebruik van kunnen maken. Werknemers hebben geen recht op een vergoeding voor thuiswerken, ook niet als dat gebeurt in verband met bijvoorbeeld corona maatregelen. In cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen kunnen afspraken zijn gemaakt tussen werkgevers en werknemers over de regeling en de hoogte van de vergoeding.

Regels voor de gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding 

Je moet met een aantal zaken rekening houden als je gebruik maakt van de gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding. We zetten ze op een rij: 

Thuiswerken en reizen op dezelfde werkdag

Je mag voor dezelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerken en de vrijstelling voor reizen naar een vaste werkplek toepassen. Dit is echter wel mogelijk als de werknemer op een dag deels thuis werkt en een zakelijke reis (niet zijnde woon-werkverkeer) maakt. Er is sprake van een vaste werkplek als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt. 

De 128-dagenregeling voor thuiswerken

De 128-dagenregeling voor thuiswerken houdt in dat wanneer een werknemer 128 dagen thuiswerkt, de werkgever een vaste onbelaste vergoeding voor de thuiswerkkosten mag geven, alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt. 

In de volgende situaties moet het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid worden toegepast: 

• De werknemer werkt minder dan 5 dagen per week thuis.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.  

In de volgende situaties dient de vergoeding naar tijdsgelang te worden herrekend:

• De werkgever start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding.
• De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar. 

Het vaststellen van de onbelaste vergoedingen

De gemaakte afspraken tussen de werkgever en de werknemer over het aantal thuiswerkdagen vormen de basis voor de vaststelling van de onbelaste vergoedingen voor zowel de woon-werkverkeer reizen als het thuiswerken. Een incidentele afwijking hiervan hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.

Mag je meer vergoeden dan €2,15 per dag?

De fiscaal vriendelijke thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal €2,15 netto per dag. Je mag als werkgever een hogere vergoeding betalen, maar dat kan alleen fiscaal vriendelijk via de werkkostenregeling. Je brengt dan het meerdere boven de  €2,15  ten laste van het forfait van de werkkostenregeling. Als werkgever moet je dit van tevoren bepalen als je het meerdere wilt aanwijzen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. Let op, dit mag niet met terugwerkende kracht.

Voor veel bedrijven geldt echter dat de werkkostenregeling vaak al helemaal gebruikt wordt voor andere dingen, zoals de vergoeding van sportabonnementen, de kosten van een personeelsfeest en de kerstpakketten. Let op, als het forfait van werkkostenregeling op is, moet de werkgever over het deel dat boven het forfait komt 80% eindheffing betalen.

Een andere optie is om het deel boven de €2,15 als belaste vergoeding uit te betalen, over het bedrag betaalt de werknemer dus belasting en sociale premies.Ook de werkgever betaalt werkgevers premies. Dit is dus minder aantrekkelijk.

Het toepassen van de gerichte vrijstelling thuiswerkvergoeding

We geven twee voorbeelden van hoe de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding toegepast kan worden door werkgevers. 

Voorbeeld 1

Matthijs werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en gaat 3 dagen naar kantoor. De enkele reisafstand is 20 km. 

De reiskostenvergoeding per maand is: 3/5e x 214 dagen = 129 dagen; 129 dagen x (40 km. x €0,21) / 12 = €90,30 

De thuiswerkkostenvergoeding per maand is: 2/5e x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x €2,15) / 12 = €15,41 

Voorbeeld 2

Laura werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en gaat 2 dagen naar kantoor. De enkele reisafstand is 12 km. 

De reiskostenvergoeding per maand is: 2/5e x 214 dagen = 86 dagen; 86 dagen x (24 km. x €0,21) / 12 = €36,12 

De thuiswerkkostenvergoeding per maand is: 2/5e x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x €2,15) / 12 = €15,41