Op deze pagina vind je de meestgestelde vragen en antwoorden voor jou als gebruiker van de HRYou app

Q: Wat zijn de verschillen tussen Office Travel functionaliteit in de oude app en in deze nieuwe app?

A: Er zijn twee verschillen:
In de oude versie was het mogelijk om op elk moment je geregistreerde dagen in te dienen; in de nieuwe versie worden jouw geregistreerde dagen automatisch opgeslagen, maar kun je de maand slechts één keer indienen. Eventuele correcties kunnen alleen door de salarisadministrateur worden gedaan. Let dus goed op eer je de declaratie echt indient.

In de oude versie kon je de reiskosten cyclus afstemmen op de payroll cyclus; in de nieuwe versie registreer je de dagen per maand en wordt de vergoeding in de volgende periode berekend en uitbetaald met je salaris.

Q: Hoe log ik in? Welke inloggegevens worden gebruikt voor verificatie?

A: Je kunt inloggen met je Youforce-account. Op deze pagina vind je meer informatie over veilig inloggen in Youforce.

Q: Welke apparaten worden ondersteund? Wordt de 'Dark mode' ondersteund?

A: De app is beschikbaar op Android en Apple store. Toestellen met de volgende OS-versies worden ondersteund:

Android: OS 8.0 of hoger
Apple: iOS 14.0 of hoger

Dark mode wordt niet ondersteund.

Q: Hoe vaak kan ik per maand mijn dagen indienen?

A: Je kunt slechts eenmaal per maand jouw geregistreerde dagen indienen. Je kunt je gegevens echter zo vaak als je wilt opslaan of wijzigen voordat je ze indient.

Q: Kan ik meerdere maanden tegelijk indienen?

A: Nee, elke maand moet afzonderlijk worden ingediend.

Q: Ik heb een fout gemaakt; hoe kan ik dat veranderen?

A: Afhankelijk van de situatie:

  • Als een maand nog niet is ingediend, kun je wijzigingen aanbrengen in de app.
  • Als een maand is ingediend en nog moet worden goedgekeurd, neem dan contact op met je manager en vraag om de maand te weigeren. Daarna kun je in de app wijzigingen aanbrengen en opnieuw indienen.
  • Als een maand al is ingediend én goedgekeurd, dan kan dat alleen worden aangepast via de salarisadministratie. Let dus goed op eer je de declaratie echt indient.

Q: Kan ik de vorige maand indienen?

A: Ja, je kunt de vorige maand(en) indienen.

Q: Hoeveel maanden in het verleden kan ik indienen?

A: De begindatum van de kalender hangt af van onderstaande factoren. Er wordt gerekend met de datum die hiervan het verst in het verleden ligt:

  • 12 maanden in het verleden;
  • Begindatum van de Office Travel functionaliteit voor jouw organisatie;
  • In dienst datum van jou als werknemer.

Q: Kan ik de volgende maand al indienen?

A: Nee, je kunt alleen indienen tot en met de huidige maand. Indienen van je dagen voor de volgende maand is mogelijk vanaf de 1e van die betreffende maand.

Q: Welke talen worden ondersteund in de app? Hoe kan ik deze veranderen?

A: Op dit moment worden Nederlands en Engels ondersteund. De taal van de app is gelijk aan de taal van je mobiele apparaat. Als de taal van het apparaat wordt gewijzigd, wordt automatisch ook de taal van de app aangepast. Als de taal anders is dan Nederlands of Engels, dan wordt Engels gebruikt.

Q: Wanneer wordt de vergoeding uitbetaald?

A: Er wordt uitbetaald bij de eerstvolgende salarisverwerking.

Als je de maand indient en deze wordt goedgekeurd voor de salarisverwerking van die maand, dan wordt het in dezelfde maand uitbetaald. (Uitzondering is januari 2022, zie hieronder).

Laten we zeggen dat de salarisverwerking op de 25e is:

  • Je dient in voor de 25ste, dan zal het uitbetaald worden in dezelfde maand
  • Je dient in na de 25ste, dan zal het uitbetaald worden in de volgende maand

Q: Wanneer wordt januari 2022 uitbetaald?

A: Omdat Payroll Business met de release van februari 2022 klaar zal zijn met de berekening, zal een mutatie die vóór de salarisverwerking van januari 2022 is verzonden, niet meegenomen worden in de berekening. Het zal in februari worden uitbetaald, met terugwerkende kracht berekening van januari.

Informatie voor managers

Q: Welke acties kunnen door Manager in Self Service worden uitgevoerd?

A: De manager dient actief de openstaande mutaties in Self Service te controleren. Mutaties kunnen worden goedgekeurd of afgekeurd, hiervoor kunnen onderstaande knoppen worden gebruikt:

  • Voor goedkeuring: Gebruik knop 'Goedkeuren'
  • Voor weigeren: Gebruik knop 'Verwijderen' (hierna kan gebruiker de gegevens wijzigen en opnieuw indienen)

Wil je als manager notificaties ontvangen via e-mail? Dan kan dit in Workflow worden geconfigureerd.

Informatie voor consultants/professionals/administrateurs

Q: Moet ik een bestand downloaden?

A: Nee, in deze versie is er een automatische interface met de payroll, er is geen tussenkomst vereist.

Q: Kunnen meldingen worden geconfigureerd?

A: Notificaties zijn nog niet beschikbaar in de app. Maar e-mailnotificaties kunnen worden geconfigureerd in Self Service Workflow.

In Workflow is er voor elke knop een optie 'Aanvullende E-mail' om te configureren wie e-mails kan ontvangen wanneer op die knop wordt geklikt. Hieronder staan aanbevolen opties:

  • Naar manager: Knop 'Verzenden'
  • Naar medewerker: Knop 'Goedkeuren’
  • Naar medewerker: Knop 'Verwijderen’