Professionalisering van processen

6000 mutaties per jaar - op acht verschillende locaties - snel en foutloos verwerken via één systeem, zodat medewerkers altijd correct en op tijd worden uitbetaald. Dat was de wens van Marianne Riedstra, Country HR Manager Nederland bij Groupe Pierre & Vacances Center Parcs, toen ze in 2012 Visma|YouServe benaderde.

In de Nederlandse recreatieparken van Center Parcs werken 3100 medewerkers, in een wisselende samenstelling en met veel verschillende contractvormen. Voorheen voerden HR-medewerkers op de parken alle mutaties via het ene systeem in; vervolgens verwerkte de salarisadministratie die handmatig in een ander systeem. Inefficiënt, vond Riedstra. Bovendien was het oude HR-systeem erg ingewikkeld. “Het risico op fouten was te groot. En we verrichtten onnodige dubbele handelingen. Dat proces wilde ik verder professionaliseren.”

Die professionalisering is belangrijk voor de concurrentiepositie van Center Parcs, vertelt Riedstra. “We opereren in een uitdagende markt. Onze filosofie: een tevreden medewerker maakt een tevreden gast. Daarom vind ik het belangrijk dat alles piekfijn is geregeld voor onze medewerkers. We zijn daardoor ook een aantrekkelijke werkgever en binden mensen aan ons bedrijf. Tegelijkertijd moeten we goed op de kosten letten en zo efficiënt mogelijk met onze tijd omgaan.”

“De software van Visma|YouServe helpt me met onze jaarlijkse rapportages. Het komt heel professioneel over dat ik alle cijfers kan presenteren. Directieleden waarderen dat ook.” 

Mutatiestromen nu via één systeem

In haar zoektocht naar een oplossing keek Riedstra in de eerste plaats naar het gebruikersgemak van de systemen die ze vergeleek. “Ik zocht naar een laagdrempelig systeem. Geen ingewikkelde toestanden, maar duidelijke schermen waar je makkelijk gegevens kunt invullen. Onze collega’s van de salarisadministratie moesten er op hun beurt op kunnen vertrouwen dat het systeem goed aansloot op hun processen. En ik keek zelf al een stap verder in de toekomst: als ik mijn HR-processen straks in de breedte wil professionaliseren, kan ik dat dan met dit systeem? Visma|YouServe kwam op deze punten als beste uit de bus.”

Riedstra en haar collega’s kregen vlot het groene licht van de directie, op basis van een heldere business case. “Het is eigenlijk heel simpel: als je de verwerking van mutaties niet goed hebt ingeregeld, kost dat geld. De verminderde foutgevoeligheid gaf de doorslag.” Spannend was het natuurlijk wel: het koppelen van een HR-proces aan dat van de salarisadministratie. Maar voor zover er scepsis was, viel die weg in het implementatietraject.

Riedstra: “Doordat we in de implementatie verschillende functiegroepen hebben betrokken – van HR-managers en HR officers tot salarisadministrateurs – is de nieuwe werkwijze goed geland. Het proces verloopt nu snel en betrouwbaar: een HR officer voert een mutatie in via de software van Visma|YouServe, de HR-manager accordeert de mutatie en de salarisadministratie krijgt deze mutatie automatisch binnen. Een indiensttreding hebben we op die manier bijvoorbeeld binnen no time geregeld. Dat moet ook wel in onze business: als een hulpkracht vandaag wordt aangenomen, wil je dat morgen in alle administraties verwerkt hebben – want in veel gevallen begint zo’n medewerker de volgende dag al met werken.”

Altijd de juiste data paraat

Naast de geboekte efficiencywinst is Riedstra vooral blij met de rapportagemogelijkheden die Visma|YouServe haar biedt. “Ons hoofdkantoor in Parijs vraagt jaarlijks een rapportage met meer dan 200 statistieken over de personeelssamenstelling en het loongebouw. De software van Visma|YouServe helpt me aan veel van dat soort statistieken. Jaarlijks ga ik ook bij alle directieleden langs om hen inzicht te geven in hun eigen personeel. Het komt heel professioneel over dat ik dan alle cijfers kan presenteren. Directieleden waarderen dat ook. Ze kijken uit naar mijn komst.”

Daar is Riedstra misschien wel het meest trots op: dat HR echt als business partner wordt gezien binnen de organisatie. “HR zit bij ons aan de directietafel. Dat kan alleen als je kwaliteit levert, kostenbewust bent en de juiste data paraat hebt.” Dat Riedstra die data altijd bij de hand heeft, geeft haar een goed gevoel. “Ik ben vaak onderweg. Via mijn iPad kan ik overal ter wereld inloggen op de software van Visma|YouServe. Dat is superhandig als ik snel informatie nodig heb.”

Riedstra kijkt uit naar de volgende stappen die ze met Visma|YouServe gaat zetten. Op dit moment loopt een onderzoek naar het implementeren van Employee Self Service (ESS), mogelijk gevolgd door Manager Self Service (MSS). Als Center Parcs besluit tot ESS en MSS over te gaan, kunnen medewerkers en managers straks zelf mutaties doorgeven, of online hun loonstroken inzien. “Dat maakt mijn werk boeiend,” besluit Riedstra. “Steeds weer een stapje verder professionaliseren.”