Je personeelsbehoefte vaststellen in 5 stappen

Stap 1: beslis wat je wilt analyseren

Bepaal bij het vaststellen van je personeelsbehoefte eerst welke aspecten je wilt analyseren: kwantiteit, kwaliteit, of beide.

• Met een  kwantitatieve analyse richt zich op het aantal benodigde werknemers en de veranderingen daarin, inclusief de gewenste functiemix en het gebruik van flexibel personeel.
• Met een kwalitatieve analyse kijk je naar vereiste expertise, gedrag en diversiteit van achtergronden en persoonlijkheden voor het gewenste kwaliteitsniveau van werkprestaties. Je onderzoekt dan onder meer welke nieuwe kennis, vaardigheden, of gedragscompetenties nodig zijn voor toekomstige taken.

Een combinatie van beide analyses levert het meest complete beeld op, maar kost ook veel tijd.

Stap 2: stel prioriteiten op basis van impact

Kijk welke uitdagingen binnen én buiten de organisatie de grootste impact hebben op de personeelsbehoefte. Dit is een taak voor de leidinggevenden in de verschillende vakgebieden. Je kunt niet in één keer de invloed van alle ontwikkelingen en strategische keuzes meenemen. Laat leidinggevenden daarom de belangrijkste uitdagingen en ontwikkelingen voor de komende jaren concreet maken, eventueel in scenario’s. Vaak krijg je zo al een duidelijk beeld van het personeel dat in de toekomst nodig is.

Stap 3: bedenk of je functies wilt clusteren

Het kan handig zijn om functies te clusteren. Dit betekent dat je verschillende functies als één groep behandelt. Vooral handig in organisaties met vele verschillende functies die op hoog niveau gelijk zijn, maar wel subtiel van elkaar verschillen. Clusteren is verstandig wanneer de aard en het niveau van bepaalde taken vergelijkbaar zijn en als toekomstige ontwikkelingen en strategische keuzes een vergelijkbare invloed hebben op de functies. Je kunt er daarnaast voor kiezen om specifieke functies aan te wijzen als ‘kritiek’. Een functie is kritiek als de invloed van de functie op het kunnen realiseren van de strategie hoog is en als het moeilijk is om iemand op deze functie indien nodig binnen afzienbare termijn (meestal zes maanden) te vervangen.

Stap 4: bepaal de benodigde kwaliteit én kwantiteit van toekomstig personeel

Om te bepalen hoeveel personeel je in de toekomst nodig hebt, is het eerst belangrijk om te kijken naar de vereiste kwaliteit. Pas daarna kijk je naar de hoeveelheid werknemers die je nodig hebt. De kwaliteit van je werknemers kan namelijk invloed hebben op het aantal mensen dat nodig is om het werk te doen. Leidinggevenden bekijken - eventueel samen met jou en de medewerkers - welke veranderingen er zijn in de benodigde kennis, vaardigheden en gedragsmatige competenties. Pas nadat de kwaliteitsbehoeften duidelijk zijn, kijk je naar het aantal werknemers per functie. Dit kan op twee manieren: door een inschatting te maken op basis van meningen en ervaring, of met een statistische aanpak waarin je de benodigde capaciteit berekent op basis van een omslagcijfer (bijvoorbeeld het aantal afgezette producten, het aantal klanten of de tijd die de uitvoering van een taak kost). Vaak bereik je het beste resultaat met een gezamenlijke werksessie tussen leidinggevenden en eventuele andere deskundigen, zoals een HR-specialist.

Stap 5: breng de kloof in kaart tussen je huidige en toekomstige personeelsbestand

Als je een duidelijk beeld hebt van hoe je team er over een paar jaar uit moet zien om je bedrijfsstrategie te realiseren, is het tijd om te kijken naar het huidige personeelsbestand. Zo weet je waar je staat en wat er nodig is om daar te komen. Bij het in kaart brengen van het beschikbare personeel kun je kiezen of je kijkt naar de hoeveelheid beschikbaar personeel (kwantiteit), de kwaliteit van het personeel of allebei. Zorg ervoor dat je keuze overeenkomt met wat je in kaart hebt gebracht voor het benodigde personeel in de toekomst.

Kwantiteit

Het aantal beschikbare mensen haal je makkelijk en snel op via het personeelsinformatiesysteem. Om de hoeveelheid toekomstig beschikbaar personeel te voorspellen, zijn er vier belangrijke factoren: pensioneringen, autonome uitstroom, doorstroom en het aflopen van tijdelijke contracten.

Kwaliteit

Om een beeld te krijgen van de kwaliteit van je huidige personeelsbestand en hoe dit zich zal ontwikkelen, is input nodig van directe leidinggevenden en collega's. Je vormt een beeld van de prestaties en ontwikkelingsmogelijkheden. Dit kun je gestructureerd doen door middel van de ‘vlootschouw’. In de vlootschouw schatten leidinggevenden per werknemer de huidige prestaties en het ontwikkelpotentieel in aan de hand van een aantal vragen. Hierna wordt een '9box grid' gemaakt, waarin werknemers worden geplaatst op basis van hun prestaties en potentieel. Het is hierbij wel belangrijk om werk te maken van het potentieel van medewerkers. De inzet van software kan helpen om gewenste competenties vast te leggen én medewerkers te sturen en hen zelf de regie te geven in leren en ontwikkelen.